วิธีใช้ Dropbox ในการเตรียมภาษีของคุณ

ไม่มีใครชอบยื่นภาษี แต่กำหนดยื่นภาษี 17 พฤษภาคมที่เลื่อนออกมาสำหรับปี 2021 ก็ใกล้เข้ามาแล้ว ทุกคนในสหรัฐฯ เองก็ใกล้จะหมดเวลาผัดวันประกันพรุ่งเช่นกัน คงไม่ดีแน่ถ้าคุณต้องมัวจัดการหรือส่งเอกสารภาษีกองโตให้กับนักบัญชี สำหรับปีนี้ แทนที่จะต้องวุ่นวาย (หรือจัดเก็บเอกสารสำคัญไว้ผิดที่ผิดทาง) ลองให้ Dropbox ช่วยดูสิ ทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เลิกใช้กระดาษ 

คุณเก็บรวบรวมใบเสร็จไว้ในกล่องรองเท้าใช่ไหม มีวิธีอื่นที่ดีกว่าแล้วนะ สร้างโฟลเดอร์เฉพาะใน Dropbox สำหรับภาษี และใช้แอปสแกนที่ทำงานร่วมกับ Dropbox เพื่ออัพโหลดใบเสร็จเหล่านั้นและแบบฟอร์มภาษีทั้งหมดที่ส่งถึงคุณเข้าไปในโฟลเดอร์ เมื่อแปลงข้อมูลทุกอย่างเป็นดิจิทัลและจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยใน Dropbox แล้ว คุณก็ไม่ต้องกังวลว่าจะทำเอกสารสำคัญหาย และจะรู้แน่นอนว่าเก็บใบเสร็จค่ารักษาพยาบาลหรือแบบฟอร์ม W-2 ไว้ที่ไหน

 

2. ยื่นเอกสารอย่างรวดเร็วและง่ายดาย 

เมื่อมีเอกสารทุกอย่างในโฟลเดอร์ Dropbox ก็ถึงเวลานำมาใช้ประโยชน์ ลองนึกว่าโฟลเดอร์ภาษีของคุณเป็นเหมือนร้านค้าครบวงจรสำหรับการเตรียมยื่นภาษีที่ไม่ได้มีเพียงแค่ใบเสร็จและแบบฟอร์มยื่นภาษี แต่ยังมีเอกสารคืนเงินภาษีที่ได้รับแล้วอีกด้วย คุณจะมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องยื่น รวมถึงเงินคืนภาษีของปีก่อนหน้าพร้อมอยู่ในโฟลเดอร์นั้น ถ้าคุณจ้างนักบัญชี แทนที่คุณจะต้องส่งเอกสารทางการเงินที่ละเอียดอ่อนเป็นไฟล์แนบในอีเมลหลายๆ ฉบับ คุณก็สามารถส่งไฟล์ทั้งหมดอย่างปลอดภัยได้ในคราวเดียวโดยการแชร์โฟลเดอร์ภาษีและเลือกการตั้งค่าและสิทธิ์ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ Dropbox Pro จะสามารถแชร์โฟลเดอร์ด้วยสิทธิ์แบบดูได้เท่านั้น หรือจะส่งลิงก์ที่แบ่งปันแบบป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือแบบมีวันหมดอายุสำหรับเข้าไปยังโฟลเดอร์ก็ได้

 

3. ปกป้องข้อมูลทางการเงินของคุณ

นอกเหนือจากความปลอดภัยที่มีใน Dropbox เราขอแนะนำให้ดำเนินการเพิ่มเติมอีกไม่กี่ขั้นตอนดังนี้เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณ ซึ่งจะสำคัญเป็นพิเศษหากคุณจัดเก็บข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนไว้ในบัญชี

  • ตั้งค่าการยืนยันแบบสองขั้นตอนและเลือกใช้รหัสผ่านที่ไม่ซ้ำและคาดเดายากสำหรับบัญชี Dropbox ของคุณ
  • เพิ่มรหัสผ่านหรือรหัส PIN สำหรับเข้าถึงแล็ปท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่
  • ตั้งการเข้ารหัสแบบทั้งดิสก์เพื่อปกป้องข้อมูลของคุณหากอุปกรณ์สูญหายหรือถูกขโมย
  • ถามนักบัญชีหรือผู้จัดเตรียมเอกสารภาษีของคุณถึงความปลอดภัยในบัญชีและอุปกรณ์ของเขา

เมื่อมีเคล็ดลับเหล่านี้พร้อมแล้ว คุณก็ใกล้จะได้สัมผัสกับช่วงเวลาที่มีความสุขที่สุดแห่งปีอย่างการขีดฆ่าข้อ "ยื่นภาษี" ออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ

ต้องการรับทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถทำอะไรกับ Dropbox ได้อีก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติของ Dropbox