Ведення податкової документації за допомогою Dropbox

Ніхто не любить подавати податкові декларації. Та оскільки 17 травня 2021 року, до якого продовжено термін подачі декларацій, невпинно наближається, жителям США більше не можна відкладати цю справу, особливо якщо на вас чекає гора пов'язаних зі сплатою податків паперів, які потрібно опрацювати або надіслати своєму бухгалтеру. Цього року пропонуємо скористатися допомогою Dropbox, щоб не перевантажувати себе (або не загубити важливий документ). Ми розкажемо, як це зробити.

1. Відмовтеся від використання паперу 

Зберігаєте всі квитанції в коробці для взуття? Існує кращий спосіб. Створіть окрему папку для податків у своїй обліковці Dropbox і скористайтеся вбудованою програмою для сканування, щоб передати ці квитанції й інші бланки податкових декларацій, які вам надсилають. Оцифрувавши всі документи та надійно зберігаючи їх у Dropbox, ви більше не турбуватиметеся про те, що можете загубити важливі папери, а точно знатимете, де знайти конкретний рахунок за лікування або форму W-2.

 

2. Зробіть заповнення декларацій швидким і простим 

Тепер, коли всі документи зберігаються в папці Dropbox, настав час скористатися ними. Вважайте цю папку універсальним інструментом для підготовки податкових документів, де зберігаються не лише ваші квитанції та податкові форми, а й заповнені декларації. Уся інформація, необхідна для подачі, навіть повернення за минулі роки, зберігатиметься тут. Співпрацюєте з бухгалтером? Щоб не надсилати конфіденційні фінансові файли як вкладення кількома електронними листами, безпечно надсилайте всі файли одразу, надавши доступ до своєї папки з податковими документами та вибравши відповідні параметри та дозволи. Наприклад, користувачі Dropbox Pro можуть надавати спільний доступ до папки лише для перегляду або надсилати захищені паролем посилання чи посилання на спільний доступ до папки з обмеженим терміном дії.

 

3. Захистіть свою фінансову інформацію

На додаток до засобів безпеки, вбудованих у Dropbox, можна виконати кілька додаткових дій для захисту своїх даних, що надзвичайно важливо, якщо ви зберігаєте конфіденційну фінансову інформацію у своїй обліковці. Наші рекомендації наведено нижче.

  • Налаштуйте двоетапну перевірку та виберіть надійний унікальний пароль для своєї обліковки Dropbox
  • Установіть паролі або PIN-коди для доступу до свого портативного комп’ютера чи мобільного пристрою
  • Налаштуйте повне шифрування диска, щоб захистити дані на своєму пристрої від втрати або крадіжки
  • Запитайте свого бухгалтера або спеціаліста з оформлення податкової документації про безпеку його обліковок і пристроїв

Маючи у своєму арсеналі ці інструменти, ви зможете легко наблизити щасливий момент, коли врешті позначите виконаним пункт «Надіслати податкові декларації» у своєму списку завдань.

Хочете дізнатися про інші можливості в Dropbox?

Докладніше про можливості Dropbox