1. Відмовтеся від використання паперу
Зберігаєте всі квитанції в коробці для взуття? Існує кращий спосіб. Завдяки безкоштовному сканеру документів зберігати квитанції та податкові форми стало так само просто, як зробити фотографію. Просто натисніть (+) Створити в програмі Dropbox для мобільних пристроїв, щоб перетворити паперові документи на високоякісні файли PDF або PNG. Потім можна зберігати та систематизувати всі свої записи разом у єдиній папці податкової звітності в Dropbox. І ви точно знатимете, де шукати медичні рахунки, форми W-2 та 1099, коли ті знадобляться.
2. Зробіть заповнення декларацій швидким і простим
Кожному доводилося опинитися в такій ситуації: ви нарешті закінчили здавати податки, але не можете подати декларацію, доки не знайдете скоригований валовий дохід (AGI) за минулий рік. Це неприємне почуття, яке, безумовно, коштуватиме вам часу та непотрібних хвилювань. Створіть папку податкової звітності у Dropbox, яка стане універсальним сховищем для усіх ваших чеків та податкових форм. Все акуратно організовано та доступно з легкістю. Ви навіть можете робити знімки чеків та конвертувати їх у PDF-файли. З редактором PDF-файлів ви зможете реорганізовувати сторінки та залишати коментарі для себе та бухгалтера. Крім того, за допомогою Dropbox Sign ви зможете заощаджувати час на дорозі та поштових витратах, додаючи юридично зобов'язувальні е-підписи. Крім того, ви завжди знатимете, де знайти документ, необхідний для подання, зокрема декларації за попередні роки.
Співпрацюєте з бухгалтером? Не надсилайте конфіденційні файли з фінансовими даними у вигляді вкладень до електронних листів. Натомість можна в декілька кліків безпечно надати спільний доступ до всієї папки податкової звітності . Для додаткового спокою можна встановити певні обмеження доступу, наприклад, зробити папку доступною лише для перегляду. А користувачі тарифного плану Dropbox Pro можуть встановити термін дії посилання або захистити паролем будь-який спільний файл або папку.
3. Захистіть свою фінансову інформацію
Dropbox має кілька рівнів безпеки для захисту найбільш конфіденційних файлів. Але можна зробити кілька додаткових кроків для захисту своїх особистих даних.
- Вибрати надійний пароль та увімкнути багатофакторну автентифікацію для своєї обліковки Dropbox
- Встановити пароль або PIN-код для доступу до портативного комп’ютера або мобільного пристрою
- Налаштувати повне шифрування диска для захисту даних, якщо пристрій буде втрачено або викрадено.
- Запитати свого бухгалтера або спеціаліста з оформлення податкової документації про безпеку обліковок і пристроїв.
БОНУС: форми для власників бізнесу
Коли ви керуєте власним бізнесом, податковий сезон приносить цілу купу додаткової паперової роботи для подання до Податкового управління. Dropbox Forms дозволяє перетворювати складні PDFs у веб-форми для мобільних пристроїв без шкоди для безпеки. І якщо вам потрібні готові для роботи документи, FormSwift пропонує цілий набір шаблонів офісних та юридичних документів, зокрема 1099-NECs, W2s та W9s. Зменште кількість розрізнених і повторюваних запитань, які зазвичай супроводжують збір необхідних даних, перетворивши розрахунки з заробітної плати, фінансові та податкові документи тощо на зручний для роботи на мобільних пристроях, безкоштовний керований інтерфейс, який може зрозуміти кожен.
Маючи ці поради у своєму арсеналі, ви успішно наблизитесь до одного з найщасливіших моментів року. Приготуйтеся викреслити пункт «Надіслати податкову декларацію» зі списку завдань!
