1. Papierloos werken
Bewaar je al je bonnetjes in een schoenendoos? Dat kan beter. Onze gratis documentscanner maakt het opslaan van bonnetjes en fysieke formulieren net zo eenvoudig als het maken van een foto. Tik in de mobiele Dropbox-app op (+) Maken om papieren documenten om te zetten in hoogwaardige pdf's of png's. Vervolgens kun je al je dossiers gezamenlijk opslaan en organiseren in een enkele belastingmap in Dropbox. Zo weet je precies waar je je medische rekeningen en belastingformulieren kunt vinden wanneer je ze nodig hebt.
2. Snelle en pijnloze aangifte
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: je bent eindelijk klaar met je belastingen maar kunt pas aangifte doen als je je aangepaste jaarinkomen van vorig jaar hebt gevonden. Het is een frustrerend gevoel en kost je zeker tijd en onnodige stress. Maak een belastingmap in Dropbox voor al je bonnetjes en belastingformulieren. Alles is netjes georganiseerd en eenvoudig toegankelijk. Je kunt zelfs foto's maken van bonnetjes en ze omzetten naar pdf's. Met de Pdf-editor kun je pagina's reorganiseren en opmerkingen voor jezelf of een accountant achterlaten. Met Dropbox Sign kun je vervolgens reistijd en verzendkosten besparen door juridisch bindende e-handtekeningen toe te voegen. Bovendien weet je altijd waar je het document kunt vinden dat je moet indienen, inclusief de aangiften van voorgaande jaren.
Werk je met een accountant? Verstuur geen gevoelige financiële bestanden als bijlagen via e-mail. In plaats daarvan kun je met een paar klikken veilig je hele belastingmap delen. Je kunt voor je eigen gemoedsrust zelfs specifieke -toegangsrechten instellen, zoals een map alleen-lezen maken. En met ons Pro-abonnement kun je een vervaldatum voor links instellen of elk gedeeld bestand of map beveiligen met een wachtwoord.
3. Bescherm je financiële gegevens
Dropbox heeft meerdere beveiligingslagen om je gevoeligste bestanden te beveiligen. Maar je kunt een paar extra stappen zetten om je persoonlijke gegevens te beschermen:
- Kies een sterk wachtwoord en schakel multifactorauthenticatie in voor je Dropbox-account
- Vergrendel je laptop of mobiele apparaat met een wachtwoord of pincode
- Gebruik een versleuteling op de volledige schijf om je gegevens te beschermen bij verlies of diefstal van je apparaat
- Vraag je boekhouder of belastingadviseur naar de veiligheid van diens accounts en apparaten
BONUS: formulieren voor ondernemers
Als je je eigen onderneming runt, dan zul je veel documenten hebben voor de belastingaangifte. Met Dropbox Forms kun je complexe PDF's transformeren in mobiele webformulieren zonder dat je aan veiligheid hoeft in te boeten. En als je klant-en-klare documenten wil, dan biedt FormSwift een volledige reeks sjablonen voor zakelijke en juridische documenten zoals 1099-NEC's, W2's en W9's. Verminder de niet-gerelateerde en repetitieve vragen waar je normaal gesproken mee te maken hebt bij het verzamelen van noodzakelijke gegevens door salarisadministratie, financiële, belastingdocumenten en meer om te zetten in een mobielvriendelijke, probleemloze, begeleide ervaring die iedereen kan begrijpen.
Met deze tips in ben je goed op weg naar een van de mooiste momenten van het jaar: het afvinken van 'belastingaangifte doen' op je takenlijst.
