Dropbox gebruiken om je belastingaangifte voor te bereiden

Niemand houdt van de belastingaangifte. Maar de uitgestelde deadline van 17 mei 2021 is in zicht en de meeste mensen in de VS kunnen het zich niet meer veroorloven om het verder uit te stellen. Het helpt zeker niet als je een grote stapel belastinggerelateerde papieren moet verwerken of verzenden aan je accountant. Overweeg dit jaar Dropbox te gebruiken om niet in de stress te schieten (of een belangrijk document kwijt te raken). Dit doe je zo:

1. Papierloos werken 

Bewaar je al je bonnetjes in een schoenendoos? Dat kan beter. Maak een specifieke map in je Dropbox voor belastingen en gebruik een in Dropbox geïntegreerde scanner-app om die bonnen en eventuele belastingformulieren te uploaden die naar je zijn gemaild. Omdat alles gedigitaliseerd en veilig is opgeslagen in je Dropbox, hoef je je geen zorgen te maken dat je belangrijke papieren uit het oog verliest en weet je precies waar je die zorgfactuur of de formulieren voor werknemersinhoudingen kunt vinden.

 

2. Snelle en pijnloze aangifte

Nu je alles in een Dropbox-map hebt staan, is het tijd om het te gebruiken. Beschouw deze belastingenmap als je centrale plek voor al je belastingzaken waar je niet alleen je bonnetjes en belastingformulieren vindt maar ook je ingevulde aangiften. Je beschikt daar over alle informatie die je nodig hebt om je aangifte in te dienen, inclusief de aangiften van voorgaande jaren. Werk je met een accountant? In plaats van gevoelige financiële bestanden als bijlagen over meerdere e-mails te verzenden, kun je al je bestanden in één keer veilig verzenden door je belastingmap te delen en de instellingen en machtigingen te kiezen die bij jou passen. Dropbox Pro-gebruikers kunnen bijvoorbeeld de map delen met machtigingen voor alleen-lezen of een gedeelde link naar de map sturen met wachtwoordbeveiliging of met vervaldatum.

 

3. Je financiële gegevens beschermen

Naast de beveiliging die al in Dropbox is ingebouwd, kun je een paar extra stappen nemen om je gegevens te beschermen. Dit is vooral belangrijk als er gevoelige financiële informatie in je account is opgeslagen. Wij adviseren:

  • Het instellen van tweestapsverificatie en het kiezen van een sterk, uniek wachtwoord voor je Dropbox-account
  • Het instellen van wachtwoorden of pincodes voor toegang tot je laptop of mobiele apparaat
  • Het instellen van versleuteling op de volledige schijf om je gegevens te beschermen bij verlies of diefstal van je apparaat
  • Je accountant of belastingadviseur te vragen naar de veiligheid van diens accounts en apparaten

Met deze tips ben je goed op weg naar een moment waarop je je elk jaar weer verheugt: het afvinken van 'belastingaangifte doen' op je takenlijst.

Wil je zien wat je nog meer kunt doen met Dropbox?

Meer informatie over functies van Dropbox