1. Passez au tout numérique
Vous conservez tous vos reçus dans une boîte à chaussures? Ce n’est peut-être pas la meilleure chose à faire. Avec notre fonctionnalité de numérisation de documents gratuite, conserver vos reçus et formulaires physiques est aussi simple que de prendre une photo. Il vous suffit d’appuyer sur (+) Créer dans l’application mobile Dropbox pour transformer vos documents papier en fichiers PDF ou PNG de haute qualité. Vous pouvez alors stocker et organiser tous vos enregistrements dans un seul dossier fiscal dans Dropbox. Vous saurez exactement où trouver vos factures médicales et vos formulaires fiscaux quand vous en aurez besoin.
2. Classez vos documents en un clin d’œil
Nous sommes tous passés par là : vous avez presque terminé votre déclaration de revenus, mais vous ne pouvez pas la finaliser avant de retrouver le revenu brut rajusté de l’année dernière. C’est vraiment frustrant, et cela va vous faire perdre du temps et vous cause du stress inutile. Créez un dossier fiscal dans Dropbox, votre espace de stockage pour tous vos reçus et vos formulaires fiscaux. Tous vos fichiers sont clairement organisés et facilement accessibles. Vous pouvez même prendre des photos de reçus et les convertir en PDF. Avec l’éditeur PDF, vous pouvez réorganiser les pages et laisser des commentaires pour vous-même ou pour votre comptable. Ensuite, avec Dropbox Sign, vous pouvez économiser du temps sur les délais de voyage et des envois en ajoutant des signatures électroniques juridiquement contraignantes. De plus, vous saurez toujours où trouver le document recherché, y compris la déclaration de l’année passée.
Vous faites appel à un comptable? N’envoyez pas de fichiers financiers sensibles en pièce jointe à un courriel. Partagez plutôt votre dossier fiscal entier en quelques clics, de façon sécurisée. Vous pouvez même configurer des autorisations d’accès précises : définissez un dossier en lecture seule par exemple, pour assurer votre tranquillité d’esprit. Et avec notre forfait Pro, vous pouvez définir un délai d’expiration pour les liens ou protéger par mot de passe tous les fichiers ou dossiers partagés.
3. Protégez vos informations financières
Dropbox offre plusieurs niveaux de sécurité pour protéger vos fichiers les plus sensibles. Mais vous pouvez prendre quelques mesures supplémentaires pour protéger vos données personnelles :
- Choisir un mot de passe difficile à deviner et activer l’authentification multifacteur pour votre compte Dropbox
- Verrouiller votre ordinateur portable ou votre appareil mobile à l’aide d’un NIP ou d’un mot de passe de connexion
- Utiliser le chiffrement complet des disques pour protéger vos données en cas de perte ou de vol de votre appareil
- Demander à votre conseiller fiscal comment il sécurise ses comptes et ses appareils
EN PRIME : formulaires pour propriétaires d’entreprise
Lorsque vous gérez votre propre entreprise, la déclaration de revenus comporte toute une série de formalités administratives exigées par l’Agence du revenu. Dropbox Forms vous permet de transformer des fichiers PDF complexes en formulaires Web pour appareils mobiles sans compromettre la sécurité. Et si vous avez besoin d’un document prêt à l’emploi, FormSwift propose une suite complète de modèles de document professionnels et légaux, notamment les formulaires T3, T4 et T4A. Réduisez les questions non pertinentes et répétitives qui accompagnent généralement la collecte des données nécessaires en transformant les documents de la paie, financiers, fiscaux et autres en une expérience mobile conviviale et sans tracas, que tout le monde peut comprendre.
Grâce à ces conseils, vous serez en bonne voie pour en finir avec l’une des pires corvées de l’année. Et vous pourrez rayer « Remplir la déclaration de revenus » de votre liste de tâches.
