Що таке робочий процес?
Робочий процес — це опис послідовності дій, необхідних для виконання завдання. Етапи робочого процесу визначають бізнес-процеси шляхом систематичного впорядкування ресурсів і описують шлях виконання завдання від моменту, коли воно ще не розпочато, до моменту його завершення.
Деякі робочі процеси легше документувати, ніж інші, і їх зазвичай можна розділити на три основні типи: процес, проєкт і кейс.
Робочі процеси можна повністю описати, починаючи з найпершого етапу. Цей тип робочого процесу можна уявити на прикладі виробництва автомобілів. Завдання передбачувані та стандартизовані, вони майже не залишають простору для варіацій.
Робочі процеси в межах проєкту ідентичні тим, що відбуваються в межах процесу, але дозволяють більше гнучкості. Це радше індивідуальні рішення, ніж універсальний підхід. Як приклад можна навести художника, який отримує винагороду за картини. Художник знає, що після завершення кожного проєкту буде створено картину, але процес створення може різнитися залежно від того, що саме він малюватиме.
Робочі процеси в межах кейсу можуть суттєво відрізнятися залежно від особливостей запиту, і правильна послідовність дій стає очевидною в міру того, як збирається більше інформації. Запити про підтримку в ІТ-відділ і страхові позови належать до робочих процесів у межах кейсу, тому на початковому етапі учасники не знають, які саме дії їм потрібно виконати та який результат вони отримають.
Опис робочого процесу може підвищити підзвітність і знизити ризики проєкту за рахунок більшої прозорості та контролю. Документування інформації про процеси допомагає забезпечити надійне виконання роботи й повторюваність дій. Таким чином компаніям зручніше оцінювати свої можливості та потенціал, що робить робочі процеси неймовірно важливим інструментом для керування бізнес-процесами.
Історія застосування робочих процесів
Гармонограма, яку винайшов польський інженер Кароль Адамецький, вважається одним із перших відомих форм системи керування робочими процесами. На гармонограмі за допомогою смужок паперу відображаються операції, які позначають наступні та попередні завдання в процесі. До цих смужок прикріплюються паперові ярлики для вимірювання часу, необхідного для виконання цих завдань, при цьому кожен ярлик позначає одиницю часу.
Щоб проілюструвати цю систему, уявіть файл Excel. Кожен рядок в Excel — це аналог паперового ярлика гармонограми, де вказано кількість часу, а стовпці Excel представляють різні завдання в робочому процесі. Для процесу з п’ятьма завданнями буде потрібно п’ять стовпців або ярликів. Якщо на виконання кожного завдання потрібно 2 години, ми позначаємо комірки 1 і 2 в стовпці А, 3 та 4 — у стовпці B, 5 і 6 — у стовпці С, 7 та 8 — у стовпці D, 9 і 10 — у стовпці E. Таким чином, ми бачимо, що виконання всіх п’яти завдань займає 10 годин.
Позначаючи кожну подію та час, необхідний для її виконання, Адамецький надавав керівникам можливість точно оцінити загальну кількість часу на виконання завдання. Оновлення щодо виконання завдань показували співвідношення обсягу робіт, що залишився, до тих, які було виконано, а також дозволяли побачити, скільки часу було втрачено. Якщо на виконання завдань потрібно було більше часу, ніж планувалося, на смужки наносили знаки та літери, що вказували на причини затримки. Після завершення проєкту Адамецький пропонував керівникам сфотографувати підсумковий варіант гармонограми та враховувати перебіг виконання завдань у подальшому плануванні.
Гармонограми застосовувалися в Польщі з 1896 року й забезпечили зростання обсягів виробництва зі 100 до 400% на хімічних підприємствах, металургійних заводах, у сільському господарстві та гірничодобувній промисловості. Адамецький представив результати практики використання Спільноті російських інженерів у Катеринославі в 1903 році, але його схему так і не опублікували до 1931 року, і навіть тоді її представили лише польською мовою. Ось чому діаграма Ганта як шаблон для візуалізації робочих процесів отримала ширше визнання.
Генрі Гант розробив свої однойменні діаграми в період між 1910 і 1915 роками. Хоча подібні схеми були опубліковані Германом Шюрхом у 1912 році, у той час його роботу не вважали вартою уваги. На діаграмах Ганта демонструються завдання, які необхідно виконати, відповідальні за кожне завдання особи й час, необхідний для їх виконання. Тут робочі процеси візуалізуються трохи інакше, ніж в гармонограмах: завдання розміщені по вертикалі, а горизонтальні смуги використовуються для відображення часу на виконання завдання, його етапів і взаємозалежностей. Цей принцип використовується в багатьох шаблонах хронології та дуже поширений сьогодні.
З роками популярність програмного забезпечення для керування робочими процесами зростала, а відповідні інструменти для конкретних галузей ставали доступнішими.
Приклади робочих процесів
Адаптація нових працівників
Процес адаптації нових працівників часто багатоетапний і міжфункціональний. Цей процес має передбачати не лише керування документами, але й запити на підписи, що мають юридичну силу. Одна зі складових процесу адаптації нових працівників може виглядати, як описано нижче.
- Перший етап. Менеджер із персоналу надсилає вітальний електронний лист із відповідними документами про прийняття на роботу всім новим працівникам.
- Другий етап. Новий працівник читає вітальний лист і відкриває вкладені документи.
- Третій етап. Новий працівник підписує трудовий договір і надсилає його назад менеджеру із персоналу.
- Четвертий етап. Менеджер із персоналу обробляє документацію та направляє її на зберігання.
Кожен етап робочого процесу може бути потенційною проблемою й одночасно можливістю для вдосконалення цього процесу. Щоб керівники відділів кадрів могли забезпечити нових працівників усім необхідним, їм варто подумати про створення спільної папки разом із керівником, який займається наймом. У цій папці можуть зберігатися всі необхідні файли про нового співробітника, щоб керівнику відділу кадрів не доводилося їх запитувати. Переконайтеся, що всі процеси, які потрібно виконати, зрозумілі новому співробітнику, використовуючи відео зі знімків екрана з поясненням кожного кроку.
Файли, надіслані новому працівнику, можуть бути отримані у вигляді захищеного паролем посилання, а також за допомогою дозволу на їх перегляд для учасників команди, щоб гарантувати безпеку файлів. Юридичні документи можна обробляти за допомогою програми Dropbox Sign із функцією електронного підпису. Також доступні інструменти, які дають менеджеру з персоналу можливість автоматизувати розсилку вітальних листів.
Розробка відеокампанії
Відносини клієнта й агентства можуть включати робочі процеси, що передбачають перелічені нижче етапи.
- Перший етап. Бренд-менеджер компанії створює коротку інструкцію та надає спільний доступ до неї.
- Другий етап. Акаунт-менеджер агентства отримує інструкцію, створює відео за запитом і надсилає бренд-менеджеру на розгляд.
- Третій етап. Бренд-менеджер надає зацікавленим особам спільний доступ до відео, щоб отримати від них відгук.
- Четвертий етап. Особистий менеджер вносить зміни відповідно до отриманих відгуків і надсилає остаточну версію файлу.
Цей робочий процес у межах проєкту пов’язаний із надсиланням довгих відеозаписів і співпрацею над вмістом, які зазвичай є слабкими місцями процесу. Однак ці процеси можна істотно спростити за допомогою Dropbox, де користувачі можуть швидко та без стискання надсилати великі файли. Користувачі також можуть залишати коментарі з часовими позначками в певних моментах відео, забезпечуючи швидкий і чіткий зворотний зв’язок, що дозволяє отримати якісніший кінцевий продукт.
Керування спеціальними проєктами
Під час взаємодії з клієнтами робота над проєктом може виходити за межі початкового обсягу робіт, а також можуть виникати запити на виконання нових завдань. Оптимізувати робочі процеси в разі непередбачених обставин неможливо, але можна виконати низку дій для належної обробки непередбачених запитів.
Завдяки налагодженим процедурам керування документообігом спеціальні запити надходять у відведене для них місце, до якого мають доступ зацікавлені особи. Якщо ви використовуєте Dropbox для зберігання результатів своєї роботи, будь-які зміни у файлах автоматично синхронізуватимуться, і ви завжди матимете доступ до останньої версії своїх робочих документів.
Якщо ви вже ведете протоколи нарад у Dropbox Paper, то керування завданнями, які пов’язані з додатковими запитами, буде для вас легким. Просто вкажіть ім’я керівника проєкту та встановіть запропонований термін виконання запиту. Paper навіть надсилає автоматичні нагадування, що допомагають учасникам процесу дотримуватися встановленого графіка.
Відображення даних робочих процесів
Під час створення власних схем робочих процесів, важливо задокументувати точне уявлення про процес, не звертаючи уваги на рідкісні та виняткові випадки. Якщо до процесу залучено учасників команди, краще надати їм можливість зробити свій внесок, оскільки їхня точка зору безцінна.
Найпростіше відображати дані робочих процесів у межах процесу, але не варто ігнорувати робочі процеси в межах проєкту та кейсу. У таких випадках варто розглянути можливість створення робочих процесів для найчастіших кейсів і проєктів, оскільки саме на цих прикладах можна відчути переваги їх оптимізації.
Не варто соромитися того, що ваш початковий робочий процес буде неідеальним. Мета завдання — знайти можливості для вдосконалення, щоб кожне нове повторення робочого процесу було кращим, ніж раніше. Документування процесу — це лише перший, але дуже важливий етап. Безсумнівно, це нескінченний процес, оскільки останні розробки у сфері програмного забезпечення або технологій керування робочими процесами надають нові можливості для зростання.
Зростання кількості інтегрованих у Dropbox інструментів означає, що існує ще безліч способів удосконалення ваших робочих процесів. Навіть незначні покращення якості життя, як-от можливість перегляду файлів, розміщених у загальнодоступній папці, за допомогою різних програм, можуть значно впливати на те, яким чином ви виконуєте свою роботу. Якщо ви працюєте над проєктом самостійно або в складі міжнародної команди, підключення Dropbox до робочого процесу може підвищити ефективність вашої роботи.
