Memahami pengurusan aliran kerja

Dapatkan manfaat proses aliran kerja yang diperhalusi dengan panduan terperinci terhadap pengurusan aliran kerja.

Imej hiasan

Apakah aliran kerja?

Aliran kerja ialah garis kasar urutan acara yang diperlukan untuk menjalankan tugas. Langkah aliran kerja menentukan proses perniagaan melalui penyusunan sumber yang sistematik dan menghuraikan jalan yang membawa tugas daripada "belum bermula" kepada "lengkap."

Sesetengah aliran kerja adalah lebih mudah untuk didokumenkan berbanding yang lain di bawah tiga jenis utama: proses, projek dan kes.

Aliran kerja proses boleh digariskan sepenuhnya daripada langkah pertama. Aliran kerja sebegini menggambarkan pengeluaran kereta dengan baik. Tugas boleh dijangka dan diseragamkan dengan sedikit ruang untuk kepelbagaian.

Aliran kerja projek adalah serupa dengan aliran kerja proses tetapi menyediakan lebih banyak ruang kefleksibelan. Aliran kerja ini berfungsi lebih sebagai penyelesaian khusus dan bukan satu pendekatan yang sesuai untuk semua. Contohnya ialah artis yang mengambil komisen untuk lukisan. Walaupun artis tersebut tahu pada penghujung setiap projek mereka perlu menghasilkan lukisan, tetapi mereka menjangkakan proses itu berbeza-beza, bergantung pada perkara yang akan dilukis.

Aliran kerja kes boleh sangat berbeza, bergantung pada keadaan permintaan dengan tindakan yang betul menjadi semakin jelas apabila lebih banyak maklumat dikumpul. Tiket sokongan IT dan tuntutan insurans akan berada di bawah aliran kerja kes kerana pada mulanya, pihak yang terlibat tidak pasti akan tindakan yang perlu diambil atau hasilnya.

Menggariskan proses aliran kerja boleh meningkatkan kebertanggungjawapan dan mengurangkan risiko projek dengan menyediakan keterlihatan dan pengawasan yang lebih tinggi. Pendokumentasian maklumat proses membantu memastikan kerja boleh disiapkan dan diulang dengan yakin. Ini bermakna perniagaan akan dapat mengukur keupayaan dan kapasiti mereka dengan lebih baik, lantas menjadikan aliran kerja sebagai alat paling penting dalam pengurusan proses perniagaan.

Sejarah aliran kerja

Harmonogram yang dicipta oleh jurutera Poland, Karol Adamiecki, diiktiraf sebagai salah satu bentuk sistem pengurusan aliran kerja yang paling awal diketahui. Harmonogram menggariskan operasi dengan cebisan kertas yang mencatat tugas seterusnya dan sebelumnya dalam proses. Tab kertas dilampirkan pada cebisan tersebut untuk mengukur masa yang diperlukan untuk menyiapkannya, dengan setiap tab mewakili unit masa.

Untuk menggambarkan cara ini, bayangkan fail Excel. Setiap baris Excel berfungsi sebagai tab kertas harmonogram untuk menunjukkan tempoh masa dan setiap lajur Excel mewakili tugas yang berbeza dalam aliran kerja. Proses dengan lima tugas memerlukan lima lajur atau tab. Jika setiap tugas memakan masa 2 jam, kita boleh menunjukkan perkara ini dengan menandakan sel 1 dan 2 dalam lajur A, sel 3 dan 4 dalam B, sel 5 dan 6 dalam C, sel 7 dan 8 dalam D serta sel 9 dan 10 dalam E. Ini akan menunjukkan kita bahawa masa yang diperlukan untuk melengkapkan kelima-lima tugas ialah 10 jam.

Dengan memetakan setiap acara penting dan masa yang diperlukan untuk semuanya disiapkan, Adamiecki boleh memberikan anggaran jumlah masa pengeluaran dengan tepat kepada pengurus. Kemas kini pengeluaran akan menunjukkan jumlah kerja yang selebihnya berhubung dengan jumlah yang disiapkan, lalu memberikan gambaran keseluruhan jumlah masa yang hilang. Cebisan akan diserlahkan jika tigas itu ketinggalan daripada ramalan dengan tanda dan huruf yang menerangkan sebab kelewatan. Sebaik sahaja projek disiapkan, Adamiecki menggalakkan pengurus untuk menangkap gambar harmonogram yang siap dan mempertimbangkan perkembangan kerja yang disiapkan dalam pelan akan datang.

Harmonogram diguna pakai di Poland seawal 1896 dan membawa peningkatan dalam output antara 100 - 400% di loji bahan kimia, kilang mesin gulung, pertanian dan perlombongan. Adamiecki membentangkan hasil kajian kes beliau kepada Persatuan Jurutera Rusia di Ekaterinoslaw pada tahun 1903. Walau bagaimanapun, cartanya tidak diterbitkan sehinggalah tahun 1931 dan pada masa itu pun, carta itu diterbitkan dalam bahasa Poland sahaja. Ini bermakna carta Gantt lebih dikenali secara meluas sebagai blok bangunan untuk templat aliran kerja.

Henry Gantt mereka carta eponim beliau antara tahun 1910 dan 1915, walaupun reka bentuk yang serupa juga diterbitkan pada tahun 1912 oleh Hermann Schürch, yang hasil kerja beliau dianggap tidak penting pada zaman itu. Carta Gantt menunjukkan tugas yang perlu dilengkapkan, orang yang bertanggngjawab bagi setiap tugas dan masa yang diperlukan untuk melengkapkan setiap tugas. Carta ini menggambarkan aliran kerja yang sedikit berbeza daripada harmonogram dan menggunakan bar mendatar untuk mewakili tempoh tugas, batu penanda dan kebergantungan dan bukan memaparkan tugas secara menegak. Kebanyakan templat garis masa telah mengguna pakai pandangan ini dan sangat lazim digunakan kini.

Selama bertahun-tahun, perisian pengurusan aliran kerja telah meningkat dari segi populariti dan alat aliran kerja khusus buat industri mudah didapati sekarang.

Contoh aliran kerja

Kemasukan pekerja 

Proses kemasukan bagi pekerja baharu seringkali melibatkan berbilang peringkat dan merentas fungsi. Proses ini lazimnya dilengkapi dengan pertimbangan pengurusan dokumen dan permintaan untuk tandatangan yang mengikat secara sah di sisi undang-undang. Satu unsur aliran kerja kemasukan mungkin kelihatan seperti ini:

  • Langkah pertama: Pengurus HR menghantar e-mel alu-aluan dengan dokumen kemasukan kepada semua pekerja baharu
  • Langkah kedua: Pekerja baharu membaca e-mel alu-aluan dan membuka dokumen yang dilampirkan
  • Langkah ketiga: Pekerja baharu perlu menandatangani kontrak kerja dan menghantar kembali kontrak kepada HR
  • Langkah keempat: HR perlu memproses dan menyimpan dokumentasi

Setiap langkah dalam aliran kerja berpotensi untuk menjadi cerutan dan peluang untuk memperhalusi proses. Bagi memastikan pengurus HR memberi pekerja baharu dengan semua yang mereka perlukan, mereka perlu mempertimbangkan mencipta folder kongsian dengan pengurus pekerja tersebut. Folder ini boleh mengandungi semua fail yang relevan bagi pemula baharu agar pengurus HR tidak perlu memintanya.

Fail dihantar kepada pekerja baharu boleh menerima fail daripada pautan yang dilindungi kata laluan atau dengan kebenaran melihat hanya tersedia bagi orang dalam pasukan untuk menjamin keselamatan fail. Dokumen undang-undang boleh diproses melalui HelloSign dan diberikan tandatangan elektronik serta ada alat tersedia yang akan membenarkan pengurus HR untuk mengautomatikkan e-mel alu-aluan itu sendiri.

Membangunkan kempen video

Hubungan klien dan agensi mungkin mengalami aliran kerja yang memerlukan:

  • Langkah pertama: Pengurus jenama syarikat untuk mencipta dan berkongsi taklimat
  • Langkah kedua: Pengurus akaun agensi membuat taklimat, menghasilkan video yang diminta dan menghantarnya kepada pengurus jenama untuk disemak
  • Langkah ketiga: Pengurus jenama berkongsi dengan pihak berkepentingan untuk mendapatkan maklum balas mereka
  • Langkah keempat: Pengurus akaun perlu membuat suntingan mengikut maklum balas dan menghantar fail akhir

Aliran kerja projek ini berkisar berkenaan menghantar video panjang dan kerjasama kandungan boleh menjadi titik sakit bersama. Proses ini secara khusus boleh dijadikan lebih lancar dengan bekerja menggunakan Dropbox yang akan membolehkan pengguna untuk menghantar fail besar dengan pantas dan tanpa pemampatan. Pengguna juga akan dapat memberikan komen bercap masa pada titik khusus video, membuat maklum balas yang jelas dan tepat lalu menghasilkan produk akhir yang lebih baik.

Pengurusan projek ad hoc

Apabila terlibat dalam perkongsian klien, projek mungkin memerlukan kerja di luar ruang liputan awal dan permintaan tambahan bagi tugas baharu yang mungkin muncul. Walaupun mustahil untuk mengoptimumkan aliran kerja untuk perkara yang dijangka, terdapat beberapa langkah yang boleh diambil bagi memastikan permintaan yang tidak dijangka dapat ditangani dengan baik.

Dengan prosedur pengurusan dokumen yang ditetapkan, permintaan ad hoc boleh memiliki ruang yang ditentukan terlebih dahulu untuk penyampaian yang sudah dapat diakses oleh pihak berkepentingan. Dengan menggunakan Dropbox untuk menyimpan dokumen boleh serah anda, sebarang perubahan yang dibuat pada fail diselaraskan secara automatik dan anda tidak perlu bimbang tentang memiliki versi tarikh kerja anda yang terkini.

Sekiranya anda sudah menulis nota mesyuarat dengan Dropbox Paper, maka mudah sahaja untuk pengurusan tugas bagi permintaan tambahan. Tag sahaja pengurus projek dengan permintaan dan tarikh akhir yang dicadangkan dan anda sudah bersedia. Malah, Paper menghantar pemberitahuan automatik untuk membantu memastikan semua orang berada pada perkembangan yang sama.

Aliran kerja pemetaan proses

Semasa membuat gambar rajah aliran kerja anda sendiri, penting untuk mendokumenkan gambaran sebenar proses anda dan mengabaikan kes dan pengecualian yang jarang berlaku. Sekiranya proses tersebut melibatkan ahli pasukan, lebih baik meminta orang yang melaksanakan proses terbut bagi memberikan input mereka kerana pandangan mereka sangat berharga.

Walaupun aliran kerja proses mungkin paling mudah untuk dipetakan, tetapi aliran kerja kes dan projek tidak sepatutnya diabaikan. Dalam kes ini, pertimbangkan untuk membuat aliran kerja bagi kebanyakan kes dan projek yang paling lazim diselesaikan kerana di sinilah manfaat pengoptimuman proses terhebat dapat dirasakan.

Anda tidak perlu berasa malu dalam aliran kerja awal anda apabila aliran kerja tersebut bukan proses yang sempurna. Tujuan latihan adalah untuk mengenal pasti ruang penambahbaikan dan menjadikan setiap lelaran aliran kerja baharu menjadi lebih baik daripada yang sebelumnya. Mendokumentasikan proses hanyalah langkah pertama, tetapi merupakan langkah yang paling penting. Boleh dikatakan tidak ada penamat bagi proses ini kerana pembangunan baharu dalam perisian atau teknologi aliran kerja secara keseluruhan dapat memberikan peluang baharu untuk pertumbuhan.

Dropbox dan bilangan penyepaduannya yang semakin meningkat bermakna terdapat banyak cara aliran kerja anda boleh diperhalusi. Malah, kualiti kecil peningkatan kehidupan seperti melihat fail daripada berbilang program dalam satu folder bersepadu boleh memberikan kesan yang besar terhadap cara anda melakukan tugasan anda. Sama ada anda mengusahakan projek itu dengan sendiri atau sebahagian daripada pasukan antarabangsa, cara anda bekerja hanya boleh ditambah baik dengan memasukkan Dropbox dalam proses anda.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Mari bermula dengan Dropbox Business