워크플로란?
워크플로란 작업을 수행하는 데 필요한 일련의 이벤트를 정리한 것을 말합니다. 워크플로의 각 단계는 자원의 체계적 조직화를 통해 비즈니스 프로세스를 규정하고, 작업을 '시작하기 전'부터 '완료'되기까지의 경로를 설명합니다.
어떤 워크플로는 다른 워크플로보다 문서화하기가 쉽습니다. 워크플로는 일반적으로 프로세스, 프로젝트, 케이스의 3가지 워크플로 유형으로 분류할 수 있습니다.
프로세스 워크플로는 가장 첫 단계에서부터 모든 것을 규정합니다. 이 유형의 워크플로는 자동차 제조에 특히 적합합니다. 작업은 예측이 가능하고, 변동의 여지가 거의 없이 모든 것이 표준화되어 있습니다.
프로젝트 워크플로는 프로세스 워크플로와 유사하지만, 유연성을 조금 더 제공한다는 점에서 차이가 있습니다. 이 워크플로는 일률적인 접근 방식이 아닌 맞춤형 솔루션의 역할을 합니다. 프로젝트 워크플로의 예로는 화가가 의뢰받은 그림 작업을 들 수 있는데, 프로젝트가 완료되면 그림이 완성된다는 것은 명확하지만, 어떤 그림을 그리냐에 따라 프로세스가 달라질 수 있죠.
케이스 워크플로는 정보를 수집하는 과정에서 어떤 조치를 취해야 하는지를 판단하기 때문에 요청의 상황에 따라 그 접근법이 크게 달라질 수 있습니다. 케이스 워크플로의 예로는 IT 지원 티켓과 보험료 청구를 들 수 있는데요, 이 유형의 워크플로는 처음에는 어떤 조치를 취해야 하는지, 결과가 어떻게 될지 확신할 수 없는 것이 특징입니다.
워크플로 프로세스를 구축하면 가시성과 관리 역량이 향상되어 책임감이 강화되고, 프로젝트의 위험성이 줄어듭니다. 프로세스 정보를 문서로 기록하면 작업을 안정적으로 완료하고 다시 반복적으로 실행하는 데 큰 도움이 되죠. 결국 기업들이 역량과 수용력을 보다 정확하게 측정할 수 있게 되기 때문에, 워크플로가 비즈니스 프로세스 관리에 꼭 필요한 도구로 자리매김하게 됩니다.
워크플로의 역사
폴란드 엔지니어 Karol Adamiecki가 고안한 하모노그램은 가장 초기 형태의 워크플로 관리 체계 중 하나입니다. 하모노그램은 얇게 자른 종잇조각으로 프로세스상의 다음 작업과 이전 작업을 표시합니다. 그리고 종잇조각에 종이 라벨을 부착해 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 측정하죠. 각 라벨은 작업에 소요된 시간의 단위를 의미합니다.
Excel 파일을 떠올리면 하모노그램을 머릿속에 쉽게 그려볼 수 있습니다. Excel 파일의 각 행은 하모노그램에서 소요 시간을 의미하는 종이 라벨의 역할을 하고, 각 열은 워크플로에 필요한 다양한 작업을 의미합니다. 5개의 작업으로 구성된 프로세스의 경우 5개의 열이 필요하고, 각 작업에 2시간이 소요될 경우 A행의 1번째 셀과 2번째 셀, B행의 3번째 셀과 4번째 셀, C행의 5번째 셀과 6번째 셀, D행의 7번째 셀과 8번째 셀, E행의 9번째 셀과 10번째 셀에 라벨을 붙입니다. 이를 통해 5개의 작업을 모두 완료하는 데 총 10시간이 걸린다는 것을 알 수 있죠.
Adamiecki가 고안한 이 방식은 관리자들에게 작업을 완료하는 데 필요한 이벤트와 시간을 매핑해 생산 시간을 정확하게 추정할 수 있는 역량을 제공했습니다. 그리고 생산 과정을 업데이트하며 완료된 작업의 양과 남아 있는 작업의 양을 비교해 볼 수 있어 손실된 시간을 전체적으로 파악할 수 있었죠. 예정된 일정보다 지연된 작업이 적혀 있는 종잇조각에는 기호와 문자를 사용해 지연의 이유를 적었습니다. Adamiecki는 관리자들이 프로젝트가 완료된 후 완성된 하모노그램을 사진으로 찍은 다음 완료된 작업의 진행 속도를 이후 계획을 세울 때 반영할 것을 권장했습니다.
1896년부터 하모노그램을 사용한 폴란드는 화학 공장, 금속 압연 공장, 농업, 광업 분야에서 생산량이 100~400% 증가하는 결과를 얻었습니다. 1903년, Adamiecki는 예카테리노슬라프현 러시아 엔지니어 협회에서 사례 연구 결과를 발표했지만, 하모노그램은 1931년까지 공개되지 않았고, 공개되었을 때조차 오직 폴란드에서만 사용되었습니다. 그 바람에 간트 차트가 워크플로 템플릿의 구성 요소로 훨씬 널리 알려지게 되었죠.
간트 차트는 이 차트를 고안한 Henry Gantt의 이름을 딴 차트로, 1910~1915년경에 만들어졌습니다. 1912년에 Hermann Schürch가 비슷한 형태의 차트를 발표했지만 당시에는 대중의 주목을 받지 못했죠. 간트 차트는 완료해야 하는 작업과 각 작업을 담당하는 사람, 각 작업을 완료하는 데 소요되는 시간을 보여줍니다. 간트 차트가 워크플로를 보여주는 방식은 하모노그램과는 약간 다릅니다. 작업을 가로축으로 표시하는 대신 세로축을 사용해 작업 소요 시간, 주요 일정, 작업 종속성을 표시하죠. 이러한 간트 차트의 방식은 이후 많은 타임라인 템플릿에 적용되었고, 오늘날 광범위하게 사용되고 있습니다.
시간이 흐르며 워크플로 관리 소프트웨어의 인기가 높아졌고, 오늘날에는 업계별로 특화된 워크플로 도구도 쉽게 찾아볼 수 있습니다.
워크플로의 예시
직원 온보딩
신규 직원의 온보딩 프로세스에는 보통 여러 단계와 여러 사람의 협력이 필요합니다. 문서 관리 방식을 고려해야 하는 것은 물론, 법적으로 구속력을 발휘하는 서명도 요청해야 하죠. 아래의 예시를 통해 온보딩 워크플로의 요소를 살펴보도록 하겠습니다.
- 1단계: HR 담당자가 신규 직원에게 온보딩 문서가 첨부된 환영 이메일을 전송합니다.
- 2단계: 신규 직원이 환영 이메일을 읽고 첨부파일을 엽니다.
- 3단계: 신규 직원이 계약서에 서명한 후 계약서를 HR팀에 전송합니다.
- 4단계: HR팀이 문서를 처리한 후 저장합니다.
워크플로의 각 단계는 잠재적으로 업무의 정체를 초래할 수 있는 동시에 프로세스를 개선할 기회로 작용하기도 합니다. HR 담당자가 신규 직원에게 필요한 모든 문서를 빠짐없이 제공할 수 있게 하려면 신규 직원을 담당하는 사람과 함께 공유하는 공유 폴더를 만드는 것을 고려해보세요. 새로 입사한 직원에게 필요한 모든 파일을 폴더에 보관해 두면 HR 담당자가 파일을 요청할 때 소요되는 시간이 절약됩니다. 화면 녹화 동영상으로 각 단계를 설명해 신규 직원이 거쳐야 할 모든 프로세스를 명확하게 알려주도록 하세요.
신규 직원에게 파일을 전송할 때는 비밀번호로 보호된 링크를 통해 파일을 전송하거나, 팀만 액세스할 수 있도록 권한을 설정해 파일 보안을 유지할 수 있습니다. 법률에 관련된 문서는 Dropbox Sign으로 전자 서명을 받을 수 있고, HR 담당자는 자동화 도구를 사용해 환영 이메일을 자동으로 전송할 수 있죠.
동영상 캠페인 제작
클라이언트와 광고대행사의 관계에서는 아마 작업이 다음과 같은 워크플로로 진행될 겁니다.
- 1단계: 회사 브랜드 담당자가 브리핑을 작성해 공유합니다.
- 2단계: 광고대행사의 고객 담당자는 브리핑을 받은 후 요청받은 동영상을 제작해 브랜드 담당자에게 검토를 요청합니다.
- 3단계: 브랜드 담당자는 이해 관계자들과 동영상을 공유한 후 피드백을 수집합니다.
- 4단계: 고객 담당자가 피드백을 적용해 동영상을 편집한 후 최종 파일을 전달합니다.
이 프로젝트 워크플로는 긴 동영상 전송과 콘텐츠 협업을 중심으로 이루어지는데, 이러한 작업을 진행하기는 쉽지 않습니다. 위에 설명한 프로세스의 경우 압축 없이도 대용량 파일을 빠르게 전송할 수 있는 Dropbox를 사용하면 그 과정이 훨씬 원활해집니다. 동영상의 특정한 지점에 시간 기준 댓글을 달아 보다 명확하고 구체적인 피드백을 제공해 최종 제품의 품질을 향상할 수 있죠.
임기응변식 프로젝트 관리
제휴 관계에 있는 클라이언트와 작업할 때는 프로젝트의 범위가 처음에 이야기했던 것에서 벗어나 새로운 작업에 대한 추가 요청이 발생할 수도 있습니다. 예상치 못한 일에 맞춰 워크플로를 최적화하는 것은 불가능하지만, 뜻밖의 요청에 잘 대처하는 방법에는 여러 가지가 있습니다.
검증된 문서 관리 절차를 사용하면 이해 관계자들이 이미 액세스를 보유하고 있는 사전 정의된 공간에서 예상치 못한 즉석 요청에 대응할 수 있습니다. Dropbox를 최종 파일을 저장하는 공간으로 사용하면 파일의 모든 변경 사항이 자동으로 동기화되어 가지고 있는 파일이 최종 버전이 맞는지 걱정할 필요가 없죠.
이미 회의록 작성에 Dropbox Paper를 사용하고 있다면 추가 요청이 들어왔을 때 간단하게 작업을 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리자를 태그로 지정해 요청과 마감일을 전달하기만 하면 되죠. 심지어 자동 알림까지 전송되어 모두가 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다.
프로세스 매핑 워크플로
나만을 위한 워크플로 도표를 만들 때 중요한 점은 프로세스를 정확하게 작성하되 잘 발생하지 않는 사례나 예외적인 경우는 무시해야 한다는 것입니다. 프로세스에 팀원들이 관련된 경우에는 프로세스를 실행하는 사람들의 의견을 반영하는 것이 좋습니다. 이들의 인사이트만큼 소중한 정보는 없으니까요.
프로세스 워크플로를 매핑하는 일은 너무 쉬울지도 모르지만, 케이스 워크플로와 프로젝트 워크플로를 간과해서는 안 됩니다. 이 경우, 가장 일반적으로 완료되는 케이스와 프로젝트를 기반으로 워크플로를 만들도록 하세요. 그러면 프로세스 최적화의 진정한 효과를 체감할 수 있습니다.
초반에 구축한 워크플로가 완벽하지 않다고 해서 부끄러워할 필요는 없습니다. 워크플로를 만드는 목적은 개선의 여지가 있는지 확인해 새로운 워크플로를 반복할 때마다 조금씩 결과를 개선해나가는 것이니까요. 프로세스를 문서로 기록하는 것은 아주 중요한 첫걸음입니다. 워크플로 소프트웨어와 기술이 계속해서 진화하며 새로운 성장 기회가 끊임없이 생기는 오늘날에는 이 과정이 계속 반복될 테니까요.
계속해서 추가되는 Dropbox 통합 기능을 사용하면 워크플로를 다양한 방식으로 개선할 수 있습니다. 다양한 프로그램 파일을 하나의 통합 폴더에서 확인하는 것과 같은 일상 속의 소소한 편리함도 업무를 수행하는 방식에 큰 영향을 미칠 수 있죠. 프로젝트를 단독으로 진행하든, 전 세계 팀과 함께 진행하든, Dropbox를 프로세스의 일환으로 활용하면 업무 방식이 크게 개선됩니다.
