Comprender la gestión de flujos de trabajo

Cosecha las recompensas de un proceso de flujo de trabajo perfeccionado con esta guía detallada de la gestión de flujos de trabajo.

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¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un esquema de la secuencia de eventos necesarios para llevar a cabo una tarea. Los pasos de un flujo de trabajo dictan los procesos comerciales mediante la organización sistemática de los recursos y describen el camino que lleva a las tareas que aún “no han comenzado” a “completarse”.

Algunos flujos de trabajo son más fáciles de documentar que otros y habitualmente se pueden clasificar en tres tipos principales: proceso, proyecto y caso.

Los flujos de trabajo de los procesos se pueden delinear completamente desde el primer paso. Este tipo de flujo de trabajo describe bien la fabricación de coches. Las tareas son predecibles y estandarizadas con poco margen de variación.

Los flujos de trabajo de los proyectos son similares a los flujos de trabajo de los procesos, pero ofrecen más espacio para la flexibilidad. Funcionan más como soluciones a medida en lugar de un enfoque único. Un ejemplo de esto sería un artista que recibe encargos de pinturas. Mientras que el artista sabe que al final de cada proyecto habrá creado un cuadro, puede esperar que el proceso varíe de acuerdo con lo que vaya a pintar.

Los flujos de trabajo de los casos pueden variar enormemente según las circunstancias de la solicitud y el curso de acción correcto se hace evidente a medida que se reúne más información. Las solicitudes de asistencia al soporte de TI y las reclamaciones de seguros entrarían en los flujos de trabajo de los casos ya que, al principio, los implicados no estarán seguros de la acción que deberán llevar a cabo o de cuál será el resultado.

La definición de un proceso de flujo de trabajo puede aumentar la rendición de cuentas y reducir el riesgo de los proyectos al proporcionar una mayor visibilidad y supervisión. Documentar la información del proceso ayuda a garantizar que el trabajo se pueda completar y repetir de manera fiable. Esto significa que las empresas pueden medir mejor su capacidad y habilidad, lo que hace que los flujos de trabajo sean una herramienta sumamente importante en la administración de los procesos empresariales.

La historia de los flujos de trabajo

El armoniograma, inventado por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, se acredita como una de las primeras formas conocidas de un sistema de gestión de flujos de trabajo. En el armoniograma, se definen las operaciones con tiras de papel en las que se señalaba la tarea siguiente y anterior del proceso. A estas tiras se les colocaban lengüetas de papel para medir el tiempo necesario para completarlas y cada lengüeta representaba una unidad de tiempo.

Para visualizar esto, imagina un archivo de Excel. Cada fila de Excel sirve como lengüetas de papel del armoniograma para indicar una cantidad de tiempo y cada columna de Excel representa una tarea diferente en el flujo de trabajo. Un proceso con cinco tareas necesitará cinco columnas o pestañas. Si cada tarea lleva 2 horas, podemos demostrarlo marcando las celdas 1 y 2 en la columna A, 3 y 4 en B, 5 y 6 en C, 7 y 8 en D, y 9 y 10 en E. Esto nos mostrará que debería llevar 10 horas en total completar las cinco tareas.

Al trazar un mapa de cada evento necesario y del tiempo que se necesita para completarlos todos, Adamiecki podía proporcionar a los gerentes una estimación precisa de su tiempo total de producción. Las actualizaciones de la producción indicarían la cantidad de trabajo restante en relación con la cantidad completada y proporcionarían una descripción general de la cantidad de tiempo perdido. Las tiras se destacarían si se retrasaran con signos y letras que describieran las razones de su retraso. Al concluir el proyecto, Adamiecki animó a los gerentes a tomar una foto del armoniograma terminado y a tener en cuenta la progresión de los trabajos finalizados en los planes futuros.

El armoniograma se adaptó en Polonia ya en 1896 y produjo aumentos de producción de entre el 100 y el 400 % en las plantas químicas, los laminadores de metales, la agricultura y la minería. Adamiecki presentó los resultados de sus estudios de casos a la Sociedad de Ingenieros Rusos en Ekaterinoslaw en 1903; sin embargo, su carta no se publicó hasta 1931 e incluso entonces, solo se hizo en polaco. Esto ha significado que los gráficos de Gantt se han convertido en un elemento fundamental para las plantillas de flujo de trabajo.

Henry Gantt diseñó sus gráficos homónimos entre 1910 y 1915, aunque también se publicaron diseños similares en 1912, de Hermann Schürch, cuyo trabajo no se consideró, en general, digno de mención en esa época. Los gráficos de Gantt demuestran las tareas que se debían completar, las personas responsables de cada tarea y el tiempo necesario para completar cada una. Visualizan los flujos de trabajo de forma ligeramente diferente de los armoniogramas y muestran las tareas de manera vertical y utilizando barras horizontales para representar la duración de la tarea, los hitos y las dependencias. Muchas plantillas de línea de tiempo han adoptado esta vista y es muy común hoy en día.

En el transcurso de los años, el software de gestión de flujos de trabajo ha aumentado su popularidad y se han puesto a disposición de los usuarios herramientas de flujo de trabajo específicas del sector.

Ejemplos de flujo de trabajo

Incorporación de empleados 

El proceso de incorporación de empleados nuevos suele ser multifacético y multifuncional. Se puede esperar que presente consideraciones de administración de documentos, así como con la solicitud de firmas legalmente vinculantes. Un elemento del flujo de trabajo de incorporación puede ser de este modo:

  • Paso uno: el director de RR. HH. envía un correo electrónico de bienvenida con los documentos de incorporación a todos los nuevos contratados
  • Paso dos: el empleado nuevo debe leer el correo electrónico de bienvenida y abrir los documentos adjuntos
  • Paso tres: el empleado nuevo debe firmar el contrato de trabajo y enviarlo a RR. HH.
  • Paso cuatro: RR. HH. procesa y almacena la documentación

Cada paso en el flujo de trabajo es tanto un posible obstáculo como una oportunidad para perfeccionar el proceso. Para asegurarse de que los gerentes de RR. HH. proporcionen a los nuevos contratados todo lo que necesitan, podrían considerar la creación de una carpeta compartida con el gerente de la contratación. Esta carpeta podría contener todos los archivos relevantes para un empleado nuevo y evitar que el director de RR. HH. deba solicitarlos.

Los archivos enviados al empleado nuevo podrían recibir archivos desde un vínculo protegido por contraseña o con permisos de visualización solo disponibles para los miembros del equipo para garantizar la seguridad de los archivos. Los documentos legales se podrían procesar a través de HelloSign y se les podría otorgar una firma electrónica, y hay herramientas disponibles que permitirían al gerente de RR. HH. incluso automatizar el propio correo electrónico de bienvenida.

Desarrollar una campaña de video

Las relaciones con los clientes y las agencias pueden experimentar flujos de trabajo que requieran lo siguiente:

  • Paso uno: el gerente de marca de la empresa crea y comparte un informe
  • Paso dos:  el gestor de cuenta de la agencia toma el informe, crea el video solicitado y lo envía al gerente de marca para su revisión
  • Paso tres: el gerente de marca comparte con las partes interesadas para que emitan su opinión
  • Paso cuatro: el gestor de cuenta hará las correcciones de acuerdo con los comentarios y entregará el archivo final

Este flujo de trabajo del proyecto gira en torno al envío de videos largos y a la colaboración de contenido que pueden ser dificultades comunes. Estos procesos en particular podrían ser más fluidos si se trabajara con Dropbox, lo que permitiría a los usuarios enviar archivos pesados rápidamente y sin compresión. Los usuarios también podrían dejar comentarios con código de tiempo en puntos específicos del video, lo que permitiría comentarios claros y precisos, y daría lugar a un mejor producto final.

Gestión de proyectos ad hoc

Al participar en una asociación con un cliente, los proyectos pueden requerir un trabajo fuera de su alcance inicial y pueden surgir solicitudes adicionales de tareas nuevas. Aunque es imposible optimizar un flujo de trabajo para lo inesperado, existen una serie de medidas que pueden adoptarse para garantizar que las solicitudes imprevistas se manejen correctamente.

Con los procedimientos de administración de documentos establecidos, las solicitudes ad hoc pueden tener una zona de entrega predefinida a la que las partes interesadas ya tendrán acceso. Al usar Dropbox para almacenar tus entregas, cualquier cambio realizado en los archivos se sincroniza automáticamente y nunca tendrás que preocuparte por tener la versión más actualizada de tu trabajo.

Si ya estás escribiendo tus notas de la reunión con Dropbox Paper, entonces es algo simple realizar la administración de tareas para solicitudes adicionales. Solo debes etiquetar al director del proyecto con una solicitud y una fecha propuesta de entrega, y estarás listo para arrancar. Paper incluso envía recordatorios automáticos para asegurarse de que todos estén al tanto.

Flujos de trabajo de esquema de procesos

Al crear tus propios diagramas de flujo de trabajo, es importante documentar una representación exacta de tu proceso e ignorar los casos raros y las excepciones. Si un proceso involucra a los miembros del equipo, es mejor que las personas ejecuten el proceso para proporcionar sus comentarios, ya que su visión es algo invaluable.

Si bien los flujos de trabajo de los procesos pueden ser los más fáciles de diagramar, no se deben ignorar los flujos de trabajo de los casos y proyectos. En estos casos, piensa en la posibilidad de crear flujos de trabajo para los casos y proyectos más comúnmente completados, ya que es aquí donde se sentirán los mayores beneficios de la optimización de los procesos.

No te avergüences de que tu flujo de trabajo inicial no sea un proceso perfecto. El propósito del ejercicio es identificar el margen de mejora y hacer que cada nueva iteración del flujo de trabajo sea mejor que la anterior. Documentar el proceso es solo el primer paso, pero uno crítico. Se podría decir que este proceso no tiene fin, ya que los nuevos avances en el software de flujo de trabajo o en la tecnología en su conjunto pueden ofrecer nuevas oportunidades de crecimiento.

Dropbox y su creciente cantidad de integraciones significan que hay innumerables formas de perfeccionar tu flujo de trabajo. Incluso pequeñas mejoras en la calidad de vida, como la visualización de archivos de varios programas en una carpeta integrada, pueden tener un enorme impacto en la forma de llevar a cabo las tareas. Ya sea que trabajes en un proyecto solo o como parte de un equipo internacional, tu forma de trabajar solo se puede mejorar conectando Dropbox a tu proceso.

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