Che cos'è la gestione dei flussi di lavoro?

Ottieni tutti i vantaggi di un flusso di lavoro ben definito con questa guida dettagliata sulla gestione dei flussi di lavoro.

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Che cos'è un flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro è una struttura che include una sequenza di eventi necessari per eseguire un'attività. I passaggi di un flusso di lavoro determinano i processi aziendali attraverso l'organizzazione sistematica di risorse e descrivono il percorso necessario per portare a termine le attività.

Alcuni flussi di lavoro sono più semplici da documentare rispetto ad altri, ma, in generale, è possibile suddividerli in tre principali categorie: di processo, di progetto e basati sul caso.

I flussi di lavoro di processo possono essere delineati completamente dal primo all'ultimo passaggio. Un esempio molto rappresentativo è la produzione di automobili, in cui le attività sono prevedibili e standardizzate e lasciano poco spazio a variazioni.

I flussi di lavoro di progetto sono simili a quelli di processo, ma lasciano più margine alla flessibilità. Funzionano più come soluzioni create su misura che come approcci standardizzati. Un esempio può essere un artista che riceve commissioni per i quadri. Sebbene l'artista sappia che al termine di ogni progetto avrà creato un quadro, il processo può variare in base a ciò che dipingerà.

I flussi di lavoro basati sul caso possono variare notevolmente in base alle circostanze delle richieste; la giusta linea d'azione da seguire diventa più evidente man mano che si ottengono maggiori informazioni. Rientrano in questa categoria i ticket di supporto ricevuti dai tecnici IT e le richieste di indennizzo delle assicurazioni, in quanto gli addetti non sanno fin da subito quali azioni dovranno intraprendere o quale sarà il risultato.

Definire un flusso di lavoro di processo può aumentare il senso di responsabilità e ridurre i rischi legati ai progetti grazie a una maggiore visibilità e supervisione, mentre documentare le informazioni relative ai processi può fare in modo che il lavoro venga completato e reiterato correttamente. Così facendo, le aziende possono valutare meglio le proprie abilità e la propria capacità, rendendo i flussi di lavoro strumenti imprescindibili nella gestione dei processi aziendali.

La storia dei flussi di lavoro

L'armonogramma, ideato dall'ingegnere polacco Karol Adamiecki, è accreditato come una delle prime forme di sistema di gestione dei flussi di lavoro. Esso delineava le operazioni tramite strisce di carta che riportavano l'attività precedente e quella successiva del processo. Su queste strisce venivano attaccati dei pezzetti carta per indicare il tempo necessario per completare ciascuna attività, in cui ogni pezzetto rappresentava un'unità di tempo.

Per visualizzare questo schema, immagine un foglio di Excel. Ogni riga rappresenta i pezzetti di carta dell'armonogramma utilizzati per indicare il tempo, mentre ogni colonna rappresenta un'attività del flusso di lavoro. Un processo con cinque attività richiede cinque colonne. Se per completare ciascuna attività sono necessarie 2 ore, possiamo dimostrarlo contrassegnando le celle 1 e 2 nella colonna A, 3 e 4 nella colonna B, 5 e 6 nella colonna C, 7 e 8 nella colonna D e 9 e 10 nella colonna E. In questo modo vedremo che ci vuole un totale di 10 ore per completare tutte e cinque le attività.

Creando una mappa di tutti gli eventi e del tempo necessario per completarli, Adamiecki fu in grado di fornire ai manager una stima accurata del tempo totale di produzione. Gli aggiornamenti sulla produzione indicavano la quantità di lavoro rimanente rispetto a quello completato, in modo da fornire una panoramica del tempo perso. Se il tempo di completamento delle attività superava quello previsto, le strisce venivano contrassegnate con simboli o lettere che descrivevano il motivo. Una volta completato il progetto, Adamiecki invitava i manager a scattare una foto all'armonogramma completo e a tenere conto del suo svolgimento per i progetti futuri.

Adattato in Polonia nel 1896, l'armonogramma portò un aumento dei risultati compreso tra il 100 e il 400% in ambienti di lavoro come impianti chimici e laminatoi, nell'agricoltura e nell'attività mineraria. Nel 1903 Adamiecki presentò i risultati dei suoi casi di studio all'Unione degli ingegneri russi di Ekaterinoslav, tuttavia il suo diagramma non venne pubblicato fino al 1931 e, anche allora, la pubblicazione era disponibile solo in polacco. Di conseguenza, il diagramma di Gantt si è diffuso ed è stato riconosciuto più ampiamente come modello fondamentale per i flussi di lavoro.

Henry Gantt ideò l'omonimo diagramma tra il 1910 e il 1915, sebbene delle strutture simili fossero già state pubblicate nel 1912 da Hermann Schürch, il cui lavoro all'epoca non era stato considerato degno di nota. Il diagramma di Gantt riporta le attività da completare, la persona incaricata di ciascuna attività e il tempo necessario per il completamento di ogni attività. Questi grafici sono leggermente diversi dagli armonogrammi, in quanto le attività sono elencate in verticale e si utilizzano le barre orizzontali per indicare la durata, le tappe intermedie e l'interdipendenza delle attività. Numerosi modelli di cronologie hanno adottato questa visualizzazione, oggi molto diffusa.

Nel corso degli anni, i software di gestione dei flussi di lavoro hanno acquisito maggiore popolarità e sono diventati facilmente disponibili.

Esempi di flussi di lavoro

Onboarding dei dipendenti 

Il processo di onboarding dei neoassunti spesso richiede più fasi che coinvolgono diversi reparti. Solitamente prevede considerazioni sulla gestione dei documenti e l'apposizione di firme legalmente vincolanti. Di seguito riportiamo un possibile esempio di flusso di lavoro di onboarding:

  • 1° passaggio: il responsabile delle risorse umane invia un'e-mail di benvenuto ai neoassunti allegando i documenti di onboarding
  • 2° passaggio: il neoassunto legge l'e-mail di benvenuto e apre i documenti allegati
  • 3° passaggio: il neoassunto firma il contratto di lavoro e lo invia al reparto risorse umane
  • 4° passaggio: il reparto risorse umane elabora e archivia la documentazione

Ogni passaggio del flusso di lavoro può potenzialmente rappresentare sia un collo di bottiglia sia un'opportunità per perfezionare il processo. Per garantire che il reparto Risorse umane fornisca ai neoassunti tutto ciò di cui hanno bisogno, puoi creare una cartella condivisa con la persona che si occuperà del processo di onboarding del nuovo dipendente. Nella cartella potresti inserire tutti i file utili per l'inserimento del neoassunto, in modo che il responsabile delle risorse umane non debba richiederli ogni volta. Assicurati che ogni azione che deve eseguire il nuovo dipendente sia chiara registrando un video dello schermo per guidarlo in ogni passaggio.

Inoltre, è possibile inviare i file al neoassunto tramite un link protetto con password, oppure renderli disponibili in sola lettura a coloro che non fanno parte del team per garantirne la sicurezza. I documenti legali, invece, potrebbero essere elaborati tramite HelloSign e firmati tramite firma elettronica. Sono presenti anche strumenti che consentono ai responsabili delle risorse umane di automatizzare anche il messaggio di benvenuto.

Creare una campagna video

Le relazioni tra clienti e agenzie talvolta possono prevedere flussi di lavoro che includono le seguenti azioni:

  • 1° passaggio: il brand manager dell'azienda crea e fornisce delle istruzioni
  • 2° passaggio: l'account manager dell'agenzia riceve le istruzioni, crea il video richiesto e lo invia al brand manager per l'approvazione
  • 3° passaggio: il brand manager lo mostra alle parti interessate per ottenere un feedback
  • 4° passaggio: l'account manager apporta eventuali modifiche in base al feedback e consegna il file finale

Questo flusso di lavoro di progetto si basa sull'invio di video di lunga durata e sulla collaborazione sui contenuti, i quali possono essere dei punti critici. Lavorando con Dropbox è possibile semplificare questi processi, grazie alla possibilità di inviare file di grandi dimensioni in modo rapido, senza doverli zippare. Gli utenti possono inoltre inserire commenti con codice di tempo in punti specifici del video, fornendo un feedback chiaro e preciso, nonché un migliore risultato finale.

Gestione dei progetti ad hoc

Quando si collabora con un cliente, i progetti possono richiedere ulteriore lavoro e nuove attività che inizialmente non erano stati previsti. Sebbene sia impossibile ottimizzare un flusso di lavoro tenendo conto di tutti i potenziali imprevisti, ci sono una serie di passaggi che si possono intraprendere per assicurarsi che le richieste non previste vengano gestite nel migliore dei modi.

Potendo contare su procedure di gestione dei documenti collaudate, le richieste ad hoc possono disporre di uno spazio designato per la consegna dei progetti, al quale le parti interessate hanno già accesso. Utilizzando Dropbox per archiviare i file da consegnare, qualsiasi modifica apportata ai contenuti viene automaticamente sincronizzata, così non dovrai preoccuparti di avere la versione più aggiornata del tuo lavoro.

Se utilizzi già Dropbox Paper per redigere i verbali di riunione, aggiungere nuove richieste al documento di gestione delle attività ti risulterà molto semplice. Tagga il project manager accanto alla richiesta, indica una possibile data di consegna e il gioco è fatto. Paper invierà promemoria automatici per fare in modo che tutti rispettino le tempistiche stabilite.

Definizione dei flussi di lavoro

Quando crei dei diagrammi con i tuoi flussi di lavoro, è importante documentare i processi in maniera precisa e ignorare i casi rari e le eccezioni. Se un processo richiede l'intervento di altri membri del team, è meglio coinvolgere i diretti interessati nel processo, in quanto possono fornire un quadro più dettagliato basato sulla loro esperienza.

I flussi di lavoro di processo sono forse i più semplici da definire, tuttavia è importante non dimenticare i flussi di lavoro di progetto e basati sul caso. Per queste due categorie, prova a creare flussi di lavoro per i casi e i progetti che ricorrono con maggiore frequenza, poiché è proprio qui che si vedranno di più i vantaggi dell'ottimizzazione dei processi.

Non preoccuparti se il flusso di lavoro iniziale non sarà perfetto. Lo scopo dell'esercizio è individuare i margini di miglioramento e rendere ogni nuova iterazione del flusso di lavoro migliore della precedente. Documentare il processo è solo il primo passaggio, ma è fondamentale. Probabilmente non c'è fine a questo processo, in quanto il continuo miglioramento dei software di gestione dei flussi di lavoro e della tecnologia forniscono sempre nuove opportunità di crescita.

Dropbox, con un numero sempre maggiore di integrazioni, offre infinite possibilità per ottimizzare i flussi di lavoro. Anche piccoli ma significativi miglioramenti, come la possibilità di visualizzare file creati con diversi programmi in un'unica cartella integrata, possono avere un impatto enorme sul modo in cui vengono svolte le attività. Sia che lavori su un progetto in autonomia o assieme a un team internazionale, puoi migliorare il tuo modo di lavorare semplicemente integrando Dropbox nel processo.