Comprendere la gestione dei flussi di lavoro

Ottieni tutti i vantaggi di un flusso di lavoro ben definito con questa guida dettagliata sulla gestione dei flussi di lavoro.

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Che cos'è un flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro è una struttura che include una sequenza di eventi necessari per eseguire un'attività. I passaggi di un flusso di lavoro determinano i processi aziendali attraverso l'organizzazione sistematica di risorse e descrivono il percorso necessario per portare a termine le attività.

Alcuni flussi di lavoro sono più semplici da documentare rispetto ad altri, ma in genere è possibile suddividerli in tre principali categorie: di processo, di progetto e basati sul caso.

I flussi di lavoro di processo possono essere delineati completamente fin dal primo passaggio. Un esempio molto rappresentativo è la produzione di automobili, in cui le attività sono prevedibili e standardizzate e lasciano poco spazio a variazioni.

I flussi di lavoro di progetto sono simili a quelli di processo, ma lasciano più margine alla flessibilità. Funzionano più come soluzioni create su misura anziché come un approccio unico per tutti. Un esempio può essere un artista che riceve commissioni per i quadri. Sebbene l'artista sappia che al termine di ogni progetto avrà creato un quadro, il processo può variare in base a ciò che dipingerà.

I flussi di lavoro basati sul caso possono variare notevolmente in base alle circostanze delle richieste e la giusta linea d'azione da seguire diventa più evidente man mano che si ottengono maggiori informazioni. I ticket di supporto ricevuti dai tecnici IT e le richieste di indennizzo delle assicurazioni rientrano in questa categoria, in quanto le persone interessate non sanno fin da subito quali azioni dovranno intraprendere o quale sarà il risultato.

Definire un flusso di lavoro di processo può aumentare il senso di responsabilità e ridurre i rischi legati ai progetti fornendo maggiore visibilità e supervisione, mentre documentare le informazioni relative ai processi aiuta a garantire che il lavoro venga completato e reiterato correttamente. In questo modo, le aziende possono valutare meglio le proprie abilità e la propria capacità, rendendo i flussi di lavoro degli strumenti imprescindibili nella gestione dei processi aziendali.

La storia dei flussi di lavoro

L'armonogramma, ideato dall'ingegnere polacco Karol Adamiecki, è accreditato come una delle prime forme di sistema di gestione dei flussi di lavoro. Esso delineava le operazioni tramite strisce di carta che riportavano l'attività precedente e quella successiva del processo. Su queste strisce venivano attaccati dei pezzetti carta per indicare il tempo necessario per completare ciascuna attività, in cui ogni pezzetto rappresentava un'unità di tempo.

Per visualizzare questo schema, immagine un foglio di Excel. Ogni riga rappresenta i pezzetti di carta dell'armonogramma utilizzati per indicare il tempo, mentre ogni colonna rappresenta un'attività del flusso di lavoro. Un processo con cinque attività richiede cinque colonne. Se per completare ciascuna attività sono necessarie 2 ore, possiamo dimostrarlo contrassegnando le celle 1 e 2 nella colonna A, 3 e 4 nella colonna B, 5 e 6 nella colonna C, 7 e 8 nella colonna D e 9 e 10 nella colonna E. In questo modo vedremo che ci vuole un totale di 10 ore per completare tutte e cinque le attività.

Creando una mappa di tutti gli eventi necessari e del tempo necessario per completarli, Adamiecki fu in grado di fornire ai manager una stima accurata del tempo tale di produzione. Gli aggiornamenti sulla produzione indicavano il tempo rimanente in relazione alla quantità di lavoro completato, fornendo una panoramica del tempo perso. Se il tempo di completamento delle attività superava quello previsto, le strisce venivano contrassegnate con simboli o lettere che descrivevano il motivo del ritardo. Una volta completato il progetto, Adamiecki invitava i responsabili a scattare una foto all'armonogramma completo e a prendere in considerazione l'avanzamento dei lavori completati nei piani futuri.

L'armonogramma venne adattato in Polonia nel 1896 e portò a un aumento dei risultati compreso tra il 100 e il 400% in impianti chimici e laminatoi, nell'agricoltura e nell'attività mineraria. Nel 1903 Adamiecki presentò i risultati dei suoi casi di studio all'Unione degli ingegneri russi di Ekaterinoslav, tuttavia il suo diagramma non venne pubblicato fino al 1931 e, anche allora, la pubblicazione era disponibile solo in polacco. Di conseguenza, il diagramma di Gantt si è diffuso ed è stato riconosciuto molto più ampiamente come modello fondamentale per i flussi di lavoro.

Henry Gantt ideò l'omonimo diagramma tra il 1910 e il 1915, sebbene delle strutture simili fossero già state pubblicate nel 1912 da Hermann Schürch, il cui lavoro, all'epoca, non era stato considerato degno di nota. Il diagramma di Gantt riporta le attività da completare, la persona incaricata di ciascuna attività e il tempo necessario per il completamento di ogni attività. Questi grafici sono leggermente diversi dagli armonogrammi, in le attività sono elencate in verticale e si utilizzano le barre orizzontali per indicare la durata, le tappe intermedie e l'interdipendenza delle attività. Numerosi modelli di cronologie hanno adottato questa visualizzazione, oggi molto diffusa.

Nel corso degli anni, i software di gestione dei flussi di lavoro hanno acquisito maggiore popolarità e sono diventati facilmente disponibili.

Esempi di flussi di lavoro

Onboarding dei dipendenti 

Il processo di onboarding dei neoassunti spesso richiede più fasi che coinvolgono diversi reparti. Solitamente prevede considerazioni sulla gestione dei documenti e richiede l'apposizione di firme legalmente vincolanti. Di seguito riportiamo un possibile esempio di flusso di lavoro di onboarding:

  • 1° passaggio: il responsabile delle risorse umane invia un'e-mail di benvenuto ai neoassunti allegando i documenti di onboarding
  • 2° passaggio: il neoassunto legge l'e-mail di benvenuto e apre i documenti allegati
  • 3° passaggio: il neoassunto firma il contratto di lavoro e lo invia al reparto risorse umane
  • 4° passaggio: il reparto risorse umane elabora e archivia la documentazione

Ogni passaggio del flusso di lavoro può essere sia un potenziale collo di bottiglia, sia un'opportunità per perfezionare il processo. Per garantire che i responsabili delle risorse umane forniscano ai neoassunti tutto ciò di cui hanno bisogno, è possibile creare una cartella condivisa con la persona che seguirà il processo di onboarding del nuovo arrivato. La cartella potrebbe contenere tutti i file utili per l'inserimento del neoassunto, in modo che il responsabile delle risorse umane non debba richiederli ogni volta.

Inoltre, è possibile inviare i file al neoassunto tramite un link protetto con password, oppure renderli disponibili in sola lettura a coloro che non fanno parte del team per garantirne la sicurezza. I documenti legali, invece, potrebbero essere elaborati tramite HelloSign e firmati tramite firma elettronica. Sono presenti anche strumenti che consentono ai responsabili delle risorse umane di automatizzare anche il messaggio di benvenuto.

Creare una campagna video

Le relazioni tra clienti e agenzie talvolta possono prevedere flussi di lavoro che richiedono le seguenti azioni:

  • 1° passaggio: il brand manager dell'azienda crea e fornisce delle istruzioni
  • 2° passaggio: l'account manager dell'agenzia riceve le istruzioni, crea il video richiesto e lo invia al brand manager affinché possa approvarlo
  • 3° passaggio: il brand manager lo mostra alle parti interessate per ottenere un feedback
  • 4° passaggio: l'account manager apporta eventuali modifiche in base al feedback e consegna il file finale

Questo flusso di lavoro di progetto si basa sull'invio di video di lunga durata e sulla collaborazione sui contenuti, i quali possono essere dei punti critici. È possibile semplificare questi processi lavorando con Dropbox, che offre agli utenti la possibilità di inviare file di grandi dimensioni in modo rapido e senza doverli zippare. Gli utenti possono inoltre inserire commenti con codice di tempo in punti specifici del video, fornendo un feedback chiaro e preciso, nonché un migliore risultato finale.

Gestione dei progetti ad hoc

Quando si collabora con un cliente, i progetti possono talvolta richiedere ulteriore lavoro e nuove attività che non erano inizialmente stati previsti. Sebbene sia impossibile ottimizzare un flusso di lavoro in vista di potenziali imprevisti, ci sono una serie di passaggi che si possono intraprendere per garantire che le richieste non previste vengano gestite nel migliore dei modi.

Con procedure di gestione dei documenti collaudate, le richieste ad hoc possono disporre di uno spazio per la consegna dei progetti al quale le parti interessate potrebbero già avere accesso. Utilizzando Dropbox per archiviare i file da consegnare, qualsiasi modifica apportata ai contenuti viene automaticamente sincronizzata, così non dovrai preoccuparti di avere la versione più aggiornata del tuo lavoro.

Se utilizzi già Dropbox Paper per scrivere i verbali di riunione, aggiungere le nuove richieste al documento di gestione delle attività ti risulterà molto semplice. Tagga il project manager accanto alla richiesta, indica una possibile data di scadenza e il gioco è fatto. Paper invierà automaticamente dei promemoria per fare in modo che tutti rispettino le tempistiche stabilite.

Definizione dei flussi di lavoro

Quando crei diagrammi con i tuoi flussi di lavoro, è importante documentare i processi in maniera precisa e ignorare i casi rari e le eccezioni. Se un processo richiede l'intervento di altri membri del team, è meglio far eseguire questa procedura ai diretti interessati, in quanto possono fornire una panoramica più completa basata sull'esperienza.

I flussi di lavoro di processo sono forse i più semplici da definire, tuttavia è importante non ignorare i flussi di lavoro di progetto e basati sul caso. Per queste due categorie, prova a creare flussi di lavoro per i casi e i progetti che ricorrono con maggiore frequenza, poiché è proprio qui che si vedranno di più i vantaggi dell'ottimizzazione dei processi.

Non c'è nulla di male se il flusso di lavoro iniziale non risulta perfetto. Lo scopo dell'esercizio è individuare i margini di miglioramento e rendere ogni nuova iterazione del flusso di lavoro migliore della precedente. Documentare il processo è solo il primo passaggio, ma è fondamentale. Probabilmente non c'è fine a questo processo, in quanto il continuo miglioramento dei software di gestione dei flussi di lavoro e della tecnologia forniscono sempre nuove opportunità per la crescita.

Dropbox, con un numero sempre maggiore di integrazioni, offre infinite possibilità per ottimizzare i flussi di lavoro. Anche piccoli ma significativi miglioramenti, come la possibilità di visualizzare file creati con diversi programmi in un'unica cartella integrata, possono avere un impatto enorme sul modo in cui vengono svolte le attività. Sia che lavori su un progetto in autonomia o all'interno di un team internazionale, puoi migliorare il tuo modo di lavorare semplicemente integrando Dropbox nel processo.