Hva er en arbeidsflyt?
En arbeidsflyt er en oversikt over rekkefølgen av hendelser som trengs for å utføre en oppgave. Arbeidsflyttrinn dikterer forretningsprosesser gjennom systematisk organisering av ressurser, og beskriver banen som tar oppgaver fra "ennå ikke startet" til "fullført".
Noen arbeidsflyter er lettere å dokumentere enn andre, og kan vanligvis kategoriseres under tre hovedtyper: Prosess, prosjekt og sak.
Prosessarbeidsflyter kan gis konturer helt fra første trinn. Denne typen arbeidsflyt beskriver godt bilproduksjonen. Oppgaver er forutsigbare og standardiserte med lite rom for variasjon.
Arbeidsflyter for prosjekt er lik arbeidsflyter for prosess, men gir større rom for fleksibilitet. De fungerer mer som skreddersydde løsninger i stedet for en ensartet tilnærming. Et eksempel på dette kan være en kunstner som tar oppdrag for malerier. Mens kunstnerne vet at de på slutten av hvert prosjekt vil ha laget et maleri, kan de forvente at prosessen vil variere avhengig av hva de skal male.
Arbeidsflyter i saker kan variere sterkt avhengig av omstendighetene i forespørselen, der riktig handlingsmåte blir tydelig etter hvert som mer informasjon samles inn. IT-kundestøttebilletter og forsikringskrav vil falle inn under saksarbeidsflyter, da de involverte i starten vil være usikre på tiltaket de må sette inn eller hva resultatet blir.
Å skissere en arbeidsflytprosess kan øke ansvarligheten og redusere prosjektrisikoen ved å gi større synlighet og oversikt. Dokumentering av prosessinformasjon bidrar til at arbeidet på en pålitelig måte kan fullføres og gjentas. Dette betyr at bedrifter er i stand til å måle kompetansen og kapasiteten deres bedre, noe som gjør arbeidsflyter til et utrolig viktig verktøy i styring av forretningsprosess.
Historien om arbeidsflyter
Harmonogrammet, oppfunnet av den polske ingeniøren Karol Adamiecki, er kreditert som en av de tidligste kjente formene for styringssystem for arbeidsflyt. Harmonogrammet skisserte operasjoner med papirstrimler som beskrev neste og forrige oppgave i prosessen. Papirfaner ble festet til disse strimlene for å måle tiden det tok å fullføre dem, med hver fane som representerer en tidsenhet.
For å visualisere dette, forestill deg en Excel-fil. Hver Excel-rad fungerer som papirfaner for harmonogrammet for å oppgi hvor lang tid det tar, og hver Excel-kolonne representerer en annen oppgave i arbeidsflyten. En prosess med fem oppgaver vil kreve fem kolonner. Hvis hver oppgave tar 2 timer, kan vi demonstrere dette ved å merke cellene 1 og 2 i kolonne A, 3 og 4 i B, 5 og 6 i C, 7 og 8 i D, og 9 og 10 i E. Dette vil vise oss at det totalt skal ta 10 timer å fullføre alle fem oppgavene.
Ved å kartlegge hver nødvendige hendelse og tid som er nødvendig for at alle skal fullføres, kunne Adamiecki gi ledere et nøyaktig estimat av deres totale produksjonstid. Produksjonsoppdateringer vil angi hvor mye arbeid som er igjen i forhold til fullført mengde, og gir en oversikt over hvor mye tid som går tapt. Strimlene ville bli uthevet hvis de falt bak prognosen, med tegn og bokstaver som beskriver årsakene til forsinkelsen. Etter fullført prosjekt oppfordret Adamiecki ledere til å ta et bilde av det ferdige harmonogrammet og faktorisere progresjonen av fullførte jobber i fremtidige planer.
Harmonogrammet ble tilpasset i Polen så tidlig som i 1896 og medførte en økning i produksjonen på mellom 100 - 400 % i kjemiske fabrikker, metallvalseverk, jordbruk og gruvedrift. Adamiecki presenterte resultatene av casestudiene sine for Society of Russian Engineers i Ekaterinoslaw i 1903, men diagrammet hans ble ikke publisert før i 1931 og til og med da ble det bare gjort på polsk. Det betyr at Gantt-diagrammer er blitt mye mer anerkjent som en byggestein for arbeidsflytmaler.
Henry Gantt designet sine navngitte diagrammer mellom 1910 og 1915, selv om lignende design også ble publisert i 1912 av Hermann Schürch, hvis arbeid generelt ikke ble ansett for å være bemerkelsesverdig på den tiden. Gantt-diagrammer viser oppgavene som måtte fullføres, personene som er ansvarlige for hver oppgave, og tiden det tar for at hver oppgave fullføres. De visualiserer arbeidsflytene litt annerledes enn harmonogrammer, og viser i stedet for oppgaver vertikalt og bruker horisontale stolper for å representere oppgavens varighet, milepæler og avhengigheter. Mange tidslinjemaler har innført denne visningen, og den er veldig vanlig i dag.
Gjennom årene har programvare for styring av arbeidsflyt økt i popularitet, og bransjespesifikke verktøy for arbeidsflyt er blitt lett tilgjengelige.
Eksempler på arbeidsflyt
Introduksjonsprogram for medarbeidere
Innføringsprogram for nyansatte består ofte av flere faser og er tverrfunksjonelt. Den kan forventes å følge med vurderinger for dokumenthåndtering samt forespørsel om juridisk bindende underskrifter. Ett element i arbeidsflyten for introduksjonsprogram kan se slik ut:
- Trinn en: Leder for personalavdelingen skal sende en velkomst-e-post med dokumenter for innføringsprogram til alle nyansatte
- Trinn to: Nyansatt skal lese velkomst-e-post og åpne vedlagte dokumenter
- Trinn tre: Nyansatt skal underskrive arbeidskontrakt og sende tilbake til personalavdelingen
- Trinn fire: Personalavdelingen skal behandle og lagre dokumentasjon
Hvert trinn i arbeidsflyten er både en potensiell flaskehals og en mulighet til å forbedre prosessen. For å sikre at HR-ledere gir nye ansatte alt de trenger, kan de vurdere å opprette en delt mappe med den ansattes leder. Denne mappen kan inneholde alle relevante filer for en ny startpakke og redde HR-ansvarlig fra å måtte be om dem. Sørg for at hver prosess den nyansatte må gjøre er tydelig med en skjermbilde for å gå gjennom hvert trinn.
Filene som sendes til den nyansatte, kan motta filer fra en passordbeskyttet lenke eller med visningstillatelser som bare er tilgjengelige for de i teamet som skal sikre filsikkerhet. Juridiske dokumenter kan behandles gjennom Dropbox Sign og gis en elektronisk signatur, og det er verktøy tilgjengelig som gjør det mulig for HR-sjefen å til og med automatisere velkomst-e-posten selv.
Utvikling av en videokampanje
Kunde- og byrårelasjoner kan oppleve arbeidsflyter som krever:
- Trinn en: Bedriftens merkevareansvarlig skal lage og dele et sammendrag
- Trinn to: Byråets kundeansvarlige tar et notat, lager forespurt video og sender til merkevareansvarlig for gjennomgang
- Trinn tre: Merkevareansvarlig skal dele med interessenter for å få tilbakemeldingen deres
- Trinn fire: Kundeansvarlig skal gjøre endringer i henhold til tilbakemelding og levere den endelige filen
Denne prosjektarbeidsflyten dreier seg om å sende lange videoer og innholdssamarbeid som kan være vanlige problemer. Spesielt disse prosessene kan gjøres mer sømløse ved å jobbe med Dropbox, som vil tillate brukere å sende store filer raskt og uten komprimering. Brukere vil også være istand til å legge igjen tidsbaserte kommentarer på bestemte steder i videoen, noe som gir klar og presis tilbakemelding, og resulterer i et bedre sluttprodukt.
Ad hoc-prosjektledelse
Når du deltar i et kundepartnerskap, kan prosjekter kreve arbeid utenfor det opprinnelige omfanget deres, og ytterligere forespørsler om nye oppgaver kan oppstå. Selv om det er umulig å optimalisere en arbeidsflyt for det uventede, er det flere trinn som kan tas for å sikre at uforutsette forespørsler håndteres ordentlig.
Med etablerte prosedyrer for dokumenthåndtering kan ad hoc-forespørsler ha et forhåndsdefinert leveringsområde som interessenter allerede har tilgang til. Ved å bruke Dropbox til å lagre leveransene dine, synkroniseres alle endringer i filene automatisk, og du trenger aldri å bekymre deg for å ha den mest oppdaterte versjonen av arbeidet ditt.
Hvis du allerede skriver møteinnleggene dine med Dropbox Paper, er oppgavestyring for ytterligere forespørsler enkel. Bare omtal prosjektlederen med en forespørsel og en foreslått forfallsdato, så er du klar. Paper sender til og med automatiske påminnelser for å sikre at alle holder seg på sporet.
Prosess for kartlegging av arbeidsflyter
Når du lager dine egne arbeidsflytdiagrammer, er det viktig å dokumentere en nøyaktig fremstilling av prosessen og ignorere sjeldne tilfeller og unntak. Hvis en prosess involverer teammedlemmer, er det best å få personene som utfører prosessen til å gi sine innspill da deres innsikt er uvurderlig.
Selv om prosessarbeidsflyter kan være enklest å kartlegge, skal ikke saks- og prosjektarbeidsflyter ignoreres. I disse tilfellene bør du vurdere å lage arbeidsflyter for de mest vanlige avsluttede sakene og prosjektene, da det er her de største fordelene med prosessoptimalisering gjør seg bemerket.
Det er ingen skam at den initiale arbeidsflyten din ikke er en perfekt prosess. Hensikten med øvelsen er å identifisere forbedringsrom og gjøre hver nye arbeidsflytiterasjon bedre enn den forrige. Å få dokumentert prosessen er bare det første trinnet, men er et kritisk trinn. Det er uten tvil ingen slutt på denne prosessen da ny utvikling innen arbeidsflytprogramvare eller teknologi som helhet kan gi nye muligheter for vekst.
Dropbox og dets økende antall integrasjoner betyr at det er utallige måter arbeidsflyten kan finpusses på. Selv små forbedringer av livskvaliteten som å vise filer fra flere programmer i en integrert mappe, kan ha en enorm innvirkning på måten du utfører oppgavene dine på. Enten du jobber med et prosjekt alene eller som en del av et internasjonalt team, kan arbeidsmåten din bare forbedres ved å koble Dropbox til prosessen.
