Memahami manajemen alur kerja

Raih manfaat proses alur kerja yang telah disempurnakan dengan panduan mendetail tentang cara membuat alur kerja ini.

Gambar dekorasi

Apa itu alur kerja?

Pengertian alur kerja adalah sebuah uraian urutan peristiwa yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah tugas. Langkah-langkah alur kerja, menuntut proses bisnis agar melalui penataan sistematis sumber daya dan menjelaskan bagian yang membawa tugas-tugas dari "belum dimulai" sampai "selesai".

Sebagian alur kerja lebih mudah untuk didokumentasikan daripada yang lain dan biasanya dikategorikan berdasarkan tiga jenis utama: proses, proyek, dan kasus.

Alur kerja proses dapat seluruhnya diuraikan dari langkah paling pertama. Jenis alur kerja ini dijelaskan dengan baik dalam produksi mobil. Tugas-tugas dapat diprediksi dan dibakukan dengan sedikit variasi.

Alur kerja proyek mirip dengan alur kerja proses, tetapi memberikan lebih banyak fleksibilitas. Fungsinya lebih sebagai solusi khusus alih-alih pendekatan yang dapat dipakai di semua bidang. Contohnya adalah seniman yang memuat lukisan. Meski si seniman tahu bahwa di setiap akhir proyek mereka akan menghasilkan lukisan, mereka mengharapkan prosesnya akan berbeda bergantung apa yang akan mereka lukis.

Alur kerja kasus dapat sangat bervariasi bergantung ada situasi permintaan dengan bentuk tindakan yang semakin jelas seiring lebih banyak informasi dikumpulkan. Tiket dukungan TI dan klaim asuransi masuk dalam alur kerja kasus ini, di awal, mereka yang terlibat tidak akan tahu dengan tindakan yang perlu dilakukan atau mengetahui bagaimana hasilnya.

Menguraikan proses alur kerja dapat meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi risiko proyek dengan memberikan visibilitas dan pengawasan lebih besar. Mendokumentasikan informasi proses membantu memastikan pekerjaan dapat diselesaikan dan diulangi dengan andal. Ini berarti bahwa bisnis dapat mengukur kemampuan dan kapasitasnya dengan lebih baik lagi, membuat alur kerja menjadi alat bantu yang sangat penting dalam manajemen proses bisnis.

Sejarah alur kerja

Harmonogram, yang ditemukan oleh insinyur Polandia Karol Adamiecki, dianggap sebagai salah satu bentuk paling awal dari sebuah sistem manajemen alur kerja yang diketahui. Harmonogram menguraikan pengoperasian dengan penggalan-penggalan kertas yang mencatat tugas berikutnya dan sebelumnya yang sedang diproses. Tab kertas, dipasang pada penggalan kertas ini untuk mengukur waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dengan masing-masing tab mewakili satuan waktu.

Untuk menggambarkan hal ini, bayangkanlah sebuah file Excel. Setiap baris Excel berfungsi sebagai tab kertas harmonogram untuk menunjukkan jumlah waktu dan setiap kolom Excel mewakili berbagai tugas berbeda dalam alur kerja. Sebuah proses dengan lima tugas akan memerlukan lima kolom. Jika setiap tugas memerlukan waktu 2 jam, kita dapat menunjukkan hal ini dengan menandai sel 1 dan 2 pada kolom A, 3 dan 4 di B, 5 dan 6 di C, 7 dan 8 di D, dan 9 dan 10 di E. Ini akan menunjukkan bahwa perlu total 10 jam untuk menyelesaikan kelima tugas ini.

Dengan memetakan setiap peristiwa yang diperlukan dan waktu yang dibutuhkan agar semua selesai, Adamiecki dapat memberi manajer perkiraan akurat atas total waktu produksi mereka. Pembaruan produksi akan mengindikasikan jumlah pekerjaan yang tersisa yang relatif terhadap jumlah pekerjaan yang diselesaikan, sehingga memberi gambaran singkat mengenai jumlah waktu yang hilang. Penggalan ini akan disorot jika terlambat dari perkiraan dengan tanda dan huruf yang menjelaskan alasan keterlambatan ini. Pada saat proyek selesai, Adamiecki mendorong manajer untuk mengambil gambar dari harmonogram yang telah diselesaikan dan memperhitungkan kemajuan dari pekerjaan yang telah diselesaikan dalam rencana mendatang.

Harmonogram telah digunakan di Polandia sejak tahun 1896 dan menghasilkan lonjakan output antara 100-400% di pabrik kimia, pabrik pengolahan rol logam, pertanian, dan pertambangan. Adamiecki mempresentasikan hasil studi kasusnya kepada Society of Russian Engineers di Ekaterinoslaw pada tahun 1903, tetapi bagan buatannya ini baru diterbitkan tahun 1931 dan saat itu pun hanya dibuat dalam bahasa Polandia. Ini berarti bahwa bagan Gantt telah jauh lebih dikenal sebagai dasar dari templat alur kerja.

Henry Gantt merancang diagram yang disebut sesuai dengan namanya ini antara tahun 1910 dan 1915, meskipun desain serupa juga diterbitkan di tahun 1912 oleh Hermann Schürch, yang karyanya secara umum tidak dianggap penting pada saat itu. Diagram Gantt menunjukkan tugas-tugas yang perlu diselesaikan, penanggung jawab setiap tugas, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Diagram ini memvisualisasikan alur kerja sedikit berbeda dari harmonogram, yaitu tidak menunjukkan tugas-tugas secara vertikal dan menggunakan garis horizontal untuk menunjukkan durasi tugas, tahapan pencapaian, dan dependensi. Banyak templat kronologi mengadopsi pandangan ini dan sekarang sudah menjadi sangat umum.

Selama beberapa tahun, perangkat manajemen alur kerja telah semakin populer dan alat bantu alur kerja spesifik dengan industri telah semakin tersedia.

Contoh alur kerja

Penyiapan karyawan 

Proses penyiapan karyawan baru seringkali merupakan sebuah proses yang terdiri dari banyak tahap dan lintas fungsi. Proses ini diharapkan disertai dengan pertimbangan dokumen serta permintaan tanda tangan yang mengikat secara hukum. Satu elemen dari alur kerja orientasi bisa tampak seperti berikut:

  • Langkah pertama: Manajer SDM akan mengirim email sambutan dengan dokumen penyiapan bagi semua karyawan yang baru direkrut
  • Langkah kedua: Karyawan yang baru direkrut akan membaca email sambutan dan membuka dokumen yang dilampirkan
  • Langkah ketiga: Karyawan baru menandatangani kontrak kerja dan mengirimkannya kembali ke bagian SDM
  • Langkah keempat: Bagian SDM memproses dan menyimpan dokumentasi

Setiap langkah dalam alur kerja berpotensi macet dan ada peluang untuk memperbaiki prosesnya. Untuk memastikan bahwa manajer SDM menyediakan semua kebutuhan karyawan baru, mereka dapat mempertimbangkan untuk membuat folder bersama untuk manajer dari karyawan baru ini. Folder ini dapat berisi semua file yang relevan bagi karyawan baru dan manajer SDM tidak perlu meminta file tersebut.

File yang dikirim ke karyawan baru dapat diterima dari tautan yang dilindungi kata sandi atau dengan izin melihat saja yang hanya tersedia untuk anggota tim demi memastikan keamanan file. Dokumen legal dapat diproses melalui HelloSign dan diberi tanda tangan elektronik, dan tersedia alat yang memungkinkan manajer SDM untuk mengotomatiskan sendiri email sambutan.

Membuat kampanye video

Hubungan klien dan agensi mungkin mengalami alur kerja yang membutuhkan:

  • Langkah pertama: Brand Manager perusahaan membuat dan membagikan ringkasan
  • Langkah kedua: Account Manager agensi mengambil ringkasan itu, membuat video yang diminta, dan mengirim ke Brand Manager untuk diperiksa
  • Langkah ketiga: Brand Manager akan membagikannya kepada pihak yang berkepentingan untuk mendapatkan masukan
  • Langkah keempat: Account Manager mengedit sesuai masukan dan menyerahkan file akhir

Alur kerja proyek biasanya berkisar seputar mengirim video panjang dan kolaborasi konten yang seringkali menyulitkan. Proses ini secara khusus bisa dibuat lebih lancar dengan bekerja menggunakan Dropbox yang memungkinkan pengguna mengirim file besar dengan cepat dan tanpa kompresi. Pengguna juga dapat memberikan komentar berdasarkan stempel waktu pada titik tertentu dalam video, agar masukan menjadi jelas dan tepat, dan menghasilkan produk final yang lebih baik.

Manajemen proyek khusus

Ketika bermitra dengan klien, proyek mungkin mengharuskan pekerjaan di luar cakupan awal dan permintaan tugas tambahan yang baru mungkin terjadi. Meski mengoptimalkan alur kerja untuk hal yang tidak diharapkan tidak mungkin terjadi, ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk memastikan bahwa permintaan yang tidak diduga ditangani dengan baik.

Dengan prosedur pengelolaan dokumen yang telah ditetapkan, permintaan khusus bisa memiliki area penyerahan yang telah ditentukan sebelumnya serta telah bisa diakses oleh pemangku kepentingan. Dengan memakai Dropbox untuk menyimpan hasil kerja Anda, setiap perubahan yang dilakukan pada file secara otomatis disinkronkan dan Anda tidak perlu khawatir tentang versi terbaru pekerjaan Anda.

Bila Anda telah menulis catatan rapat di Dropbox Paper, maka manajemen tugas untuk permintaan tambahan menjadi mudah. Tandai manajer proyek dengan permintaan dan usulan tanggal jatuh tempo, lalu selesai. Paper bahkan mengirim pengingat otomatis untuk membantu memastikan semua orang tetap sesuai rencana.

Alur kerja pemetaan proses

Ketika membuat diagram alur kerja, Anda harus mendokumentasikan perwakilan proses Anda yang akurat dan mengabaikan kasus yang langka dan pengecualian. Jika sebuah proses melibatkan anggota tim, sebaiknya minta orang yang menjalankan proses itu masukan karena wawasan mereka itu sangat berharga.

Meski alur kerja proses itu mungkin paling mudah dipetakan, alur kerja kasus dan proyek tidak boleh diabaikan. Dalam kasus-kasus ini, membuat alur kerja bagi kasus dan proyek yang paling sering diselesaikan, karena di sinilah manfaat terbesar dari optimalisasi itu akan terasa.

Tidak perlu malu jika alur kerja awal Anda tidak sempurna prosesnya. Tujuan latihan ini adalah mengidentifikasi bidang yang perlu diperbaiki dan membuat setiap alur kerja yang baru lebih baik daripada yang sebelumnya. Mendokumentasikan proses itu hanyalah langkah pertama, tetapi sangat penting. Tentu saja ini adalah proses yang tidak ada akhirnya, karena perkembangan baru dalam perangkat lunak atau teknologi alur kerja secara keseluruhan dapat membuka peluang baru untuk pertumbuhan.

Dropbox dan integrasinya yang terus bertambah menyediakan banyak cara untuk menyempurnakan alur kerja Anda. Betapa pun kecilnya perbaikan kualitas hidup, seperti melihat file dari berbagai jenis program dalam satu folder terintegrasi, dapat berdampak besar pada cara Anda melakukan setiap tugas. Ketika bekerja dalam proyek sendirian atau sebagai bagian dari tim internasional, cara Anda bekerja hanya dapat ditingkatkan dengan menyertakan Dropbox dalam proses Anda.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik

Mulai Menggunakan Dropbox Business