การจัดการขั้นตอนการทำงานคืออะไร

เวิร์กโฟลว์คืออะไร

เวิร์กโฟลว์คือสรุปลำดับเหตุการณ์ที่จำเป็นในการดำเนินงาน ขั้นตอนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์จะกำหนดกระบวนการทางธุรกิจผ่านการจัดระเบียบทรัพยากรอย่างเป็นระบบ และอธิบายเส้นทางที่ดำเนินงานตั้งแต่ "ยังไม่เริ่มต้น" ไปจนกระทั่ง "แล้วเสร็จ"

เวิร์กโฟลว์บางอย่างสามารถจัดทำเอกสารได้ง่ายกว่าเวิร์กโฟลว์อื่นๆ และโดยทั่วไปแล้ว สามารถแบ่งเป็นประเภทหลักได้ 3 ประเภท ได้แก่ กระบวนการ โครงการ และกรณี

เวิร์กโฟลว์ประเภทกระบวนการสามารถสรุปได้ทั้งหมดตั้งแต่ขั้นตอนแรก เวิร์กโฟลว์ประเภทนี้อธิบายถึงการผลิตรถยนต์ได้เป็นอย่างดี โดยสามารถคาดการณ์งานและกำหนดมาตรฐานของงานได้โดยมีการเปลี่ยนแปลงน้อยมาก

เวิร์กโฟลว์ประเภทโครงการคล้ายกับเวิร์กโฟลว์ประเภทกระบวนการ แต่มีความยืดหยุ่นมากกว่า โดยทำหน้าที่เป็นโซลูชันที่มีความเฉพาะตัวมากขึ้นแทนที่จะเป็นแนวทางเดียวที่เหมาะกับทุกงาน ตัวอย่างเช่น ศิลปินที่รับค่าตอบแทนสำหรับภาพวาด แม้ว่าศิลปินรู้ว่าตนจะสร้างสรรค์ภาพวาดออกมาในตอนท้ายของแต่ละโครงการ แต่ก็สามารถคาดหวังได้ว่ากระบวนการที่ใช้จะแตกต่างกันออกไปโดยขึ้นอยู่กับสิ่งที่ตนจะวาด

เวิร์กโฟลว์ประเภทกรณีอาจแตกต่างกันอย่างมากโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคำขอ โดยวิธีการดำเนินการที่ถูกต้องจะปรากฏชัดเจนเมื่อมีการรวบรวมข้อมูลมากขึ้น ใบสั่งงานด้านไอทีและการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนเป็นเวิร์กโฟลว์ประเภทกรณี เนื่องจากในช่วงเริ่มต้น ผู้ที่เกี่ยวข้องจะไม่แน่ใจเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องดำเนินการหรือไม่แน่ใจว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร

การสรุปกระบวนการเวิร์กโฟลว์สามารถเพิ่มความรับผิดชอบและลดความเสี่ยงของโครงการได้โดยเพิ่มคุณภาพในการมองเห็นและการกำกับดูแล นอกจากนี้ การจัดทำเอกสารข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการก็ช่วยให้มั่นใจว่างานจะแล้วเสร็จและทำซ้ำได้อย่างน่าเชื่อถือ ซึ่งทำให้ธุรกิจสามารถวัดศักยภาพและประสิทธิภาพของตนได้ดีขึ้น ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างยิ่งในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ประวัติความเป็นมาของเวิร์กโฟลว์

Harmonogram ซึ่งคิดค้นโดย Karol Adamiecki วิศวกรชาวโปแลนด์ ได้รับการยกย่องว่าเป็นหนึ่งในรูปแบบแรกสุดของระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ซึ่งเป็นรู้จักกันดี Harmonogram จะสรุปการดำเนินการโดยใช้แถบกระดาษซึ่งจดบันทึกงานถัดไปและงานก่อนหน้าในกระบวนการ แถบกระดาษจะติดอยู่กับแถบเหล่านี้เพื่อวัดเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้แล้วเสร็จ โดยแต่ละแถบจะแสดงหน่วยเวลา

ถ้าต้องการเห็นภาพ ให้นึกถึงไฟล์ Excel แต่ละแถวของ Excel ทำหน้าที่เป็นแถบกระดาษของ Harmonogram เพื่อระบุระยะเวลา และแต่ละคอลัมน์ของ Excel แสดงถึงงานต่างๆ ในเวิร์กโฟลว์ กระบวนการที่มี 5 งานจะต้องใช้ 5 คอลัมน์ ถ้าแต่ละงานใช้เวลา 2 ชั่วโมง เราสามารถแสดงได้โดยทำเครื่องหมายช่อง 1 และ 2 ในคอลัมน์ A ช่อง 3 และ 4 ในคอลัมน์ B ช่อง 5 และ 6 ในคอลัมน์ C ช่อง 7 และ 8 ในคอลัมน์ D และช่อง 9 และ 10 ในคอลัมน์ E ซึ่งจะแสดงให้เราเห็นว่าควรใช้เวลาทั้งหมด 10 ชั่วโมงในการทำงานทั้ง 5 งานให้แล้วเสร็จ

การแมปแต่ละเหตุการณ์และเวลาที่จำเป็นเพื่อให้งานทั้งหมดแล้วเสร็จนั้นช่วยให้ Adamiecki ประมาณเวลาการผลิตทั้งหมดให้ผู้จัดการทราบได้อย่างแม่นยำ การอัปเดตการผลิตจะระบุให้ทราบจำนวนงานที่เหลืออยู่โดยสัมพันธ์กับจำนวนงานที่แล้วเสร็จ และแสดงภาพรวมของเวลาที่เสียไป โดยจะมีการไฮไลต์แถบดังกล่าวถ้าช้ากว่าการคาดการณ์โดยใช้สัญลักษณ์และตัวอักษรที่อธิบายถึงสาเหตุของความล่าช้า เมื่อโครงการแล้วเสร็จ Adamiecki ได้สนับสนุนให้ผู้จัดการถ่ายภาพ Harmonogram ที่เสร็จแล้วพร้อมนำปัจจัยที่ทำให้งานแล้วเสร็จไปใช้ในแผนในอนาคต

Harmonogram ได้รับการปรับเปลี่ยนในโปแลนด์ตั้งแต่ปี 1896 และทำให้ผลผลิตเพิ่มขึ้นระหว่าง 100-400% ในโรงงานเคมี โรงรีดโลหะ การเกษตร และการทำเหมืองแร่ Adamiecki ได้นำเสนอผลลัพธ์ที่ได้จากกรณีศึกษาของเขาต่อ Society of Russian Engineers ใน Ekaterinoslaw ในปี 1903 อย่างไรก็ตาม แผนภูมิของเขาไม่ได้รับการตีพิมพ์จนกระทั่งปี 1931 แต่ก็มีการจัดพิมพ์เป็นภาษาโปแลนด์เท่านั้น จึงทำให้แผนภูมิแกนต์ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางมากขึ้นโดยเป็นพื้นฐานของแม่แบบเวิร์กโฟลว์

Henry Gantt ได้ออกแบบแผนภูมิแกนต์ในระหว่างปี 1910 ถึง 1915 แม้ว่าการออกแบบที่คล้ายคลึงกันนี้ของ Hermann Schürch จะได้รับการตีพิมพ์ในปี 1912 แต่ก็ไม่ได้รับความสนใจเท่าใดนักในขณะนั้น ทั้งนี้ แผนภูมิแกนต์แสดงงานที่ต้องทำให้แล้วเสร็จ ผู้รับผิดชอบแต่ละงาน และเวลาที่ต้องใช้เพื่อให้แต่ละงานแล้วเสร็จ แผนภูมิเหล่านี้แสดงภาพเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างจาก Harmonogram เล็กน้อย โดยแสดงงานในแนวตั้งและใช้แถบแนวนอนเพื่อแสดงระยะเวลาของงาน เหตุการณ์สำคัญ และความเกี่ยวเนื่องของงาน แม่แบบลำดับเวลาจำนวนมากได้นำมุมมองนี้มาใช้และพบว่ามีการใช้งานบ่อยมากในปัจจุบัน

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น และเครื่องมือเวิร์กโฟลว์เฉพาะอุตสาหกรรมก็มีความพร้อมใช้งาน

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์

การเตรียมความพร้อมของพนักงาน 

กระบวนการเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานใหม่มักเป็นแบบหลายขั้นตอนและข้ามสายงาน และอาจมาพร้อมกับข้อพิจารณาในการจัดการเอกสาร ตลอดจนการขอให้มีการลงนามที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย องค์ประกอบหนึ่งของเวิร์กโฟลว์การเตรียมความพร้อมอาจมีลักษณะดังนี้

• ขั้นตอนที่ 1: ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่งอีเมลต้อนรับพร้อมเอกสารการเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ทุกคน
  
• ขั้นตอนที่ 2: พนักงานใหม่อ่านอีเมลต้อนรับและเปิดเอกสารที่แนบมา
  
• ขั้นตอนที่ 3: พนักงานใหม่เซ็นสัญญาการทำงานและส่งคืนฝ่ายทรัพยากรบุคคล
  
• ขั้นตอนที่ 4: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลประมวลผลและจัดเก็บเอกสาร

แต่ละขั้นตอนการทำงานอาจเป็นปัญหาคอขวด แต่ก็เป็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลจัดเตรียมสิ่งที่จำเป็นให้กับพนักงานใหม่ได้ครบถ้วน ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจพิจารณาสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันกับผู้จัดการของพนักงานใหม่ โฟลเดอร์นี้อาจมีไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับผู้ที่มาเริ่มงานใหม่ และช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่จำเป็นต้องขอข้อมูลดังกล่าว นอกจากนี้ยังอาจดูแลให้แน่ใจว่าทุกกระบวนการที่พนักงานใหม่ต้องทำนั้นมีความชัดเจนด้วยวิดีโอจากการจับภาพหน้าจอที่ช่วยแนะนำแต่ละขั้นตอน

ไฟล์ที่ส่งไปให้พนักงานใหม่อาจเป็นไฟล์จากลิงก์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือให้สิทธิ์การดูเฉพาะผู้ที่อยู่ในทีม เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรักษาความปลอดภัยสำหรับไฟล์ เอกสารทางกฎหมายสามารถดำเนินการและรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ผ่าน Dropbox Sign อีกทั้งยังมีเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถส่งอีเมลต้อนรับได้โดยอัตโนมัติ

การจัดทำแคมเปญวิดีโอ

ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับตัวแทนอาจต้องใช้เวิร์กโฟลว์ดังต่อไปนี้

• ขั้นตอนที่ 1: ผู้จัดการแบรนด์ของบริษัทสร้างและอธิบายงานคร่าวๆ
  
• ขั้นตอนที่ 2: ผู้จัดการบัญชีของตัวแทนรับคำอธิบายงาน สร้างวิดีโอตามที่ขอ และส่งให้ผู้จัดการแบรนด์ตรวจสอบ
  
• ขั้นตอนที่ 3: ผู้จัดการแบรนด์แบ่งปันข้อคิดเห็นกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง
  
• ขั้นตอนที่ 4: ผู้จัดการบัญชีแก้ไขตามข้อคิดเห็นและส่งไฟล์สุดท้าย

เวิร์กโฟลว์โครงการนี้เกี่ยวข้องกับการส่งวิดีโอที่มีความยาวและการทำงานร่วมกันด้านเนื้อหาซึ่งอาจเป็นประเด็นปัญหาที่พบบ่อย ซึ่งอาจทำกระบวนการเหล่านี้ให้ราบรื่นยิ่งขึ้นได้โดยทำงานกับ Dropbox ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็วและไม่ต้องมีการบีบอัด ผู้ใช้ยังสามารถแสดงความคิดเห็นได้ตามช่วงเวลาที่จุดใดจุดหนึ่งของวิดีโอเพื่อให้ได้รับข้อคิดเห็นที่ชัดเจนและแม่นยำ และส่งผลให้ได้ผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่ดีขึ้น

การจัดการโครงการเฉพาะกิจ

เมื่อเข้าร่วมเป็นหุ้นส่วนกับลูกค้า โครงการอาจต้องทำงานนอกขอบเขตที่วางไว้และอาจมีการร้องขอให้ทำงานใหม่เพิ่มเติม แม้ว่าจะไม่สามารถปรับเวิร์กโฟลว์ให้พร้อมรับทุกเรื่องไม่คาดคิด แต่ก็มีหลายขั้นตอนที่สามารถดำเนินการได้เพื่อให้สามารถจัดการคำขอที่ไม่คาดคิดได้เป็นอย่างดี

เมื่อมีขั้นตอนการจัดการเอกสารที่กำหนดขึ้น คำขอเฉพาะกิจจะสามารถกำหนดส่วนของการนำเสนอที่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้ เมื่อใช้ Dropbox เพื่อจัดเก็บสิ่งที่ส่งมอบของคุณ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้นกับไฟล์จะได้รับการซิงค์โดยอัตโนมัติ และคุณจะไม่ต้องกังวลเรื่องการมีข้อมูลสำหรับงานของคุณที่เป็นเวอร์ชันล่าสุดอีกเลย

ถ้าคุณเขียนบันทึกการประชุมด้วย Dropbox Paper อยู่แล้ว การจัดการงานสำหรับคำขอเพิ่มเติมจะเป็นเรื่องง่าย เพียงติดแท็กผู้จัดการโครงการพร้อมคำขอและวันครบกำหนดที่เสนอ คุณก็พร้อมดำเนินการต่อแล้ว นอกจากนี้ Paper ยังส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อช่วยให้ทุกคนทำตามแผนงานด้วย

เวิร์กโฟลว์การแมปกระบวนการ

เมื่อสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง สิ่งสำคัญคือการบันทึกการแสดงกระบวนการของคุณอย่างถูกต้อง และไม่ต้องสนใจกรณีที่หายากและข้อยกเว้นต่างๆ ถ้ากระบวนการมีความเกี่ยวข้องกับสมาชิกในทีม ควรให้ผู้ที่ดำเนินกระบวนการนี้ให้ข้อมูลของตนเนื่องจากข้อมูลเชิงลึกของคนเหล่านี้มีค่า

แม้ว่าเวิร์กโฟลว์ประเภทกระบวนการอาจแมปได้ง่ายที่สุด แต่ก็ไม่ควรละเลยเวิร์กโฟลว์ประเภทกรณีและประเภทโครงการ ในกรณีเหล่านี้ ให้พิจารณาการสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับกรณีและโครงการที่มักแล้วเสร็จมากที่สุด เนื่องจากทำให้ทราบถึงประโยชน์สูงสุดของการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ

การที่เวิร์กโฟลว์เริ่มต้นของคุณที่ไม่ใช่กระบวนการที่สมบูรณ์แบบไม่ใช่เรื่องเสียหาย จุดประสงค์ของการฝึกฝนคือการระบุส่วนที่ต้องปรับปรุง และทำให้การทำซ้ำเวิร์กโฟลว์ใหม่แต่ละครั้งดีขึ้นกว่าครั้งล่าสุด การจัดทำเอกสารกระบวนการเป็นเพียงขั้นตอนแรก แต่ก็เป็นขั้นตอนที่สำคัญ กระบวนการนี้ไม่มีที่สิ้นสุดเนื่องจากการพัฒนาซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยรวมอาจเป็นการให้โอกาสใหม่ในการเติบโต

Dropbox และการผสานรวมที่เพิ่มขึ้นจำนวนมากทำให้มีวิธีการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของคุณมากมายนับไม่ถ้วน แม้แต่การปรับปรุงคุณภาพชีวิตเพียงเล็กน้อย เช่น การดูไฟล์จากหลายโปรแกรมในโฟลเดอร์เดียว ก็ส่งผลกระทบอย่างมากต่อวิธีที่คุณทำงานที่ได้รับมอบหมาย ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการเดียวหรือเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานระหว่างประเทศ คุณก็สามารถปรับปรุงวิธีการทำงานของคุณได้ เพียงแค่ใช้ Dropbox ในกระบวนการของคุณเท่านั้น