Qu’est‑ce qu’un processus?
Un processus est un aperçu de la séquence d’événements nécessaires à la réalisation d’une tâche. Les étapes du processus dictent les processus d’entreprise dans l’organisation systématique des ressources et décrivent le chemin qui fait passer les tâches de « pas encore commencées » à « terminées ».
Certains processus sont plus faciles à documenter que d’autres. Ils peuvent généralement être classés en trois grands types : processus, projets et cas.
Les processus de procédés peuvent être entièrement décrits dès la première étape. Ce type de processus décrit bien la fabrication automobile. Les tâches sont prévisibles et normalisées avec peu de marge de variation.
Les processus de projet sont similaires aux processus des procédés, mais offrent plus de flexibilité. Ils fonctionnent davantage comme des solutions sur mesure plutôt que comme une approche universelle. Un exemple de ceci serait un artiste prenant des commandes de tableaux. Même si l’artiste sait qu’à la fin de chaque projet, il aura créé un tableau, il peut s’attendre à ce que le processus varie en fonction de ce qu’il va peindre.
Les processus des dossiers peuvent varier considérablement en fonction des circonstances de la demande, la bonne marche à suivre devenant évidente à mesure que davantage d’informations sont collectées. Les demandes de soutien informatique et les réclamations d’assurance relèveraient des processus de cas, car les personnes impliquées ne seront pas au départ certaines de l’action à entreprendre ni du résultat possible.
La définition d’un processus de procédé peut accroître la responsabilité et réduire les risques liés au projet en offrant une plus grande visibilité et une meilleure surveillance. La consignation de l’information sur le processus permet de garantir que le travail peut être effectué et répété de manière fiable. Cela signifie que les entreprises sont en mesure de mieux mesurer leurs possibilités et leurs capacités, faisant des processus un outil extrêmement important dans la gestion des processus d’entreprise .
Historique des processus
L’harmonigramme, inventé par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki, est considéré comme l’une des premières formes connues de système de gestion de processus. L’harmonigramme décrivait les opérations avec des bandes de papier qui marquaient les tâches suivantes et précédentes dans le processus. Des onglets de papier étaient attachés à ces bandes pour mesurer le temps nécessaire pour les réaliser, chaque onglet représentant une unité de temps.
Pour visualiser cela, imaginez un fichier Excel. Chaque ligne Excel sert d’onglet papier de l’harmonigramme pour indiquer une durée et chaque colonne Excel représente une tâche différente dans le processus. Un processus de cinq tâches nécessitera cinq colonnes ou onglets. Si chaque tâche prend 2 heures, nous pouvons le démontrer en marquant les cellules 1 et 2
dans la colonne A, 3 et 4 dans B, 5 et 6 dans C, 7 et 8 dans D et 9 et 10 dans E. Cela nous montrera qu’un total de 10 heures sera nécessaire pour réaliser les cinq tâches.
En cartographiant chaque événement nécessaire et le temps nécessaire pour qu’ils soient tous réalisés, Adamiecki a pu fournir au gestionnaire une estimation précise de leur temps de production total. La mise à jour de la production indiquerait la quantité de travail restant par rapport à la quantité réalisée, donnant ainsi un aperçu du temps perdu. Les bandes seraient surlignées si elles prenaient du retard avec des symboles et des lettres décrivant les raisons de leur retard. Une fois le projet terminé, Adamiecki a encouragé les gestionnaires à prendre une photo de l’harmonigramme terminé et à prendre en compte la progression des travaux terminés dans les plans futurs.
L’harmonigramme a été adapté en Pologne dès 1896 et a entraîné une augmentation de la production de 100 à 400 % dans les usines chimiques, les laminoirs de métaux, l’agriculture et les mines. Adamiecki a présenté les résultats de ses études de cas à la Société des ingénieurs russes à Ekaterinoslaw en 1903, mais son tableau n’a été publié qu’en 1931 et même à cette époque, il ne l’a été qu’en polonais. Cela signifie que les diagrammes de Gantt sont devenus beaucoup plus largement reconnus comme un élément constitutif du modèle de processus.
Henry Gantt a conçu ses diagrammes éponymes entre 1910 et 1915, bien que des modèles similaires aient également été publiés en 1912 par Hermann Schürch, dont le travail n’a pas été jugé digne d’intérêt à l’époque. Les diagrammes de Gantt présentent les tâches à accomplir, les personnes responsables de chaque tâche et le temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche. Les processus sont pensés de manière légèrement différente des harmonigrammes; les tâches sont indiquées verticalement, et horizontalement on retrouve la durée des tâches, les événements clés et les dépendances. De nombreux modèles de planification ont adopté cette disposition très répandue aujourd’hui.
Au fil des ans, les logiciels de gestion des processus ont gagné en popularité, et chaque industrie dispose maintenant de ses propres outils.
Exemples de processus
Accueil des nouveaux employés
Le processus d’intégration des nouveaux employés comporte souvent plusieurs étapes et est interfonctionnel. On peut s’attendre à ce que cela s’accompagne de considérations de gestion des documents ainsi que de la demande de signatures juridiquement contraignantes. Un élément du processus d’intégration peut ressembler à ceci :
- Première étape : le responsable des ressources humaines envoie un courriel de bienvenue avec les documents d’intégration à tous les nouveaux employés.
- Deuxième étape : le nouvel employé lit le courriel de bienvenue et ouvre les documents en pièces jointes.
- Troisième étape : le nouvel employé signe un contrat de travail et le renvoie au service des RH.
- Quatrième étape : les RH traitent et conservent la documentation.
Chaque étape du processus représente un blocage potentiel et une occasion d’affiner le processus. Pour s’assurer que les gestionnaires des RH fournissent aux nouvelles recrues tout ce dont elles ont besoin, ils pourraient envisager de créer un dossier partagé avec le responsable du recrutement. Ce dossier contiendrait tous les fichiers à envoyer à la nouvelle recrue, ce qui éviterait au gestionnaire des RH de les lui demander. Assurez-vous que chaque processus que la nouvelle recrue doit suivre est clair à l’aide d’une capture d’écran expliquant chaque étape.
Les fichiers envoyés au nouvel employé pourraient être protégés par un mot de passe ou par une autorisation de lecture accordée uniquement aux membres de l’équipe afin d’en garantir la sécurité. Les documents juridiques pourraient être signés électroniquement dans Dropbox Sign. Enfin, il existe des outils qui permettraient au gestionnaire des RH d’automatiser les courriels de bienvenue.
Création d’une campagne vidéo
Les processus qui régissent les relations entre clients et agences peuvent se décomposer ainsi :
- Première étape : le gestionnaire de l’identité de marque de l’entreprise crée et partage un exposé.
- Deuxième étape : le responsable de compte de l’agence crée la vidéo demandée dans l’exposé et l’envoie au gestionnaire de l’identité de marque pour révision.
- Troisième étape : le responsable de l’identité de marque partage la vidéo avec ses collaborateurs pour obtenir leurs commentaires.
- Quatrième étape : le responsable de compte apporte les modifications demandées dans les commentaires et fournit un fichier final.
Ce processus de projet s’articule autour de l’envoi de longues vidéos et de la collaboration autour du contenu, qui peuvent constituer des difficultés courantes. Ces processus pourraient être simplifiés avec Dropbox, ce qui permettrait aux utilisateurs d’envoyer des fichiers volumineux rapidement et sans avoir à les compresser. Les utilisateurs pourraient également ajouter des commentaires temporels à des moments précis de la vidéo, et ainsi obtenir une rétroaction claire et précise pour améliorer le produit final.
Gestion de projets ponctuels
Lors de l’engagement d’un partenariat client, le projet peut nécessiter des travaux hors de son périmètre initial et des demandes supplémentaires de nouvelles tâches peuvent être exigées. Bien qu’il soit impossible d’optimiser un processus pour faire face aux imprévus, un certain nombre de mesures peuvent être prises pour garantir que les demandes imprévues sont bien traitées.
Avec des procédures de gestion des documents déjà établies, vous pouvez créer un dossier où ajouter les demandes ponctuelles et auquel les intervenants du projet auront déjà accès. En utilisant Dropbox pour stocker vos livrables, toute modification apportée aux fichiers est automatiquement synchronisée. Vous n’avez plus à vous soucier d’avoir la version la plus récente de votre travail.
Si vous rédigez déjà vos notes de réunion avec Dropbox Paper, la gestion des tâches pour les demandes supplémentaires est simple : il suffit de mentionner le gestionnaire du projet avec une demande et une date d’échéance. Paper envoie même des rappels automatiques pour s’assurer que vos équipes respectent les délais.
Processus de cartographie des processus
Lorsque vous créez vos propres diagrammes de processus, il est important de consigner une représentation précise de votre processus et d’ignorer les cas et les exceptions rares. Si un processus implique des membres de l’équipe, il est préférable de demander aux personnes qui exécutent le processus de fournir leur contribution, car leurs connaissances sont inestimables.
Même si les processus des procédés sont peut-être les plus faciles à cartographier, les processus de cas et de projets ne doivent pas être ignorés. Dans ces cas, envisagez de créer des processus pour les cas et pour les projets les plus couramment réalisés, car c’est là que les plus grands avantages de l’optimisation des procédés se feront sentir.
Il n’y a aucune honte à ce que votre processus initial ne soit pas un processus parfait. Le but de l’exercice est de définir les possibilités d’amélioration et de rendre chaque nouvelle itération de processus meilleure que la précédente. Documenter le processus n’est que la première étape, mais elle est cruciale. Ce processus n’a sans doute pas de fin, car les nouveaux développements dans les logiciels de processus ou dans la technologie dans son ensemble peuvent offrir de nouvelles occasions de croissance.
Dropbox et son nombre croissant d’intégrations permettent d’affiner votre processus de multiples façons. Même de petites améliorations, comme le fait de pouvoir ouvrir des fichiers de différents formats dans un dossier intégré, peuvent avoir un impact énorme sur votre façon de travailler. Que vous gériez votre projet seul ou au sein d’une équipe internationale, intégrer Dropbox à votre processus représentera un avantage considérable.
