瞭解工作流程管理

透過這份詳細的工作流管理指南,您可以享受完善工作流程所帶來的成果。

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什麼是工作流程?

工作流程是將執行任務所需的活動順序,以概述的方式列出。工作流程步驟透過系統化的組織資源來決定企業流程,並描述每項任務從「尚未開始」到「完成」的途徑。

有些工作流程比較容易記錄,通常可分為三種主要類型:流程、專案和案例。

流程方面的工作流程從一開始就可以完全列出。這種類型的工作流程很適合描述汽車製造業。任務是可預測且標準化的,幾乎沒有修改的空間。

專案工作流程與流程工作流程相似,但提供更多彈性空間。這類流程提供客製解決方案,而不是一體適用的方法。例子之一就是畫家接受繪畫委託。儘管藝術家知道在每項專案結束時,他們都會創作一幅作品,但他們預期每次過程根據要畫的內容而有所不同。

案例工作流程可能會根據需求情況而變化很大,隨著收集到更多資訊,正確的行動方法會更容易顯現。IT 支援服務回報單和保險索賠就會列入案件工作流程的類型,因為一開始,相關人員不確定他們要採取的行動或結果是什麼。

將工作流程概述列出,可提供更寬廣的能見度和監督功能,從而提高責任感並降低專案風險。將過程資料紀錄下來有助於確保透過穩固可靠的方式,將工作完成並重複執行。這代表企業能夠更準確衡量其能力及生產力,所以工作流程成為企業流程管理中極為重要的工具。

工作流程的歷史

由波蘭工程師卡羅爾阿達米耶茨基 (Karol Adamiecki) 發明的時間表 (harmonogram) 被認為是最早所知的工作流程管理系統形式之一。時間表利用紙條來概述作業流程,指出過程中之前和之後的任務。這些紙條上加了紙標籤,每個紙標籤代表一個時間單位,利用這個方法來測量完成任務所需的時間。

以視覺化呈現的話,可用 Excel 檔案來想像。每個 Excel 資料列都相當於時間表的紙標籤,代表花費的時間,而每個 Excel 資料欄則代表工作流程中的各項不同任務。具有五個任務的流程則需要五欄。若每項任務花費 2 個小時,我們可透過在 A 欄標記 1 和 2、在 B 欄標記 3 和 4、在 C 欄標記 5 和 6、在 D 欄標記 7 和 8、及在 E 欄標記 9 和 10 來說明。這代表完成全部五個任務總共需要 10 個小時。

經由對應每個必要事件及完成所需的時間,阿達米斯基可為管理人員提供總生產時間的準確估計。生產更新會顯示剩餘工作量,對照已完成工作量的關係,提供損失時間的概要。若有落後於預測的作業情況,這些紙條會特別以記號和字母標明,說明延遲的原因。專案完成後,阿達米斯基鼓勵管理人員將已完成的時間表拍照,並在未來的規劃中將已完成工作的進度列入考量。

時間表早在 1896 年就在波蘭受到採用,讓化工廠、金屬軋機、農業和採礦業的產量增加了 100% 至 400%。1903 年,阿達米斯基向葉卡捷琳諾斯拉夫 (Ekaterinoslaw) 的俄羅斯工程師協會介紹了他的案例研究結果,但直到 1931 年,他的圖表才被出版,即便如此,當時也只以波蘭語出版。這代表甘特圖已被廣泛認可為工作流程範本的基礎。

亨利·甘特 (Henry Gantt) 在 1910 年至 1915 年之間設計了他的同名圖表。儘管 1912 年赫爾曼·舒爾奇 (Hermann Schürch) 也發表了類似的設計,但當時人們普遍認為他的作品不值得關注。甘特圖顯示需要完成的任務、負責每項任務的人員、及完成每項任務所需的時間。甘特圖對工作流程的視覺化與時間表略有不同,是以垂直方式顯示任務,並使用水平條狀表示任務持續時間、里程碑及相關性。許多時程範本都採用了這種觀點,且在當今已經非常普遍。

多年下來,工作流程管理軟體日益普及,且針對特定產業的工作流程工具也變得很普遍。

工作流程範例

員工部署

新進員工的部署流程通常牽涉多個階段且橫跨不同單位。這個流程預期需要文件管理及具有法律約束力簽名的需求。部署工作流程其中一項元素可能如下所示:

  • 第一步:人力資源經理以電子郵件向所有新進員工發送歡迎信,信中包含部署文件
  • 第二步:新進員工閱讀歡迎信並打開附件的文件
  • 第三步:新進員工簽署工作合約並寄回給人力資源部門
  • 第四步:人力資源部門加以處理並將文件歸檔

工作流程中的每個步驟都可能遇到瓶頸,也代表是改善流程的機會。為了確保人力資源經理能為新進員工提供所需的一切,他們可考慮與員工經理建立共享資料夾。該資料夾可包含與新人相關的所有文件,新人就不用再要求提供這些文件,省了人力資源經理很多麻煩。

發送給新進員工的檔案,可透過受密碼保護的連結接收檔案,或只有團隊成員具備查看的權限,以確保檔案安全。可透過 HelloSign 執行法律文件相關流程,員工可提供電子簽章,還有很多有用的工具,甚至可讓人力資源經理將歡迎信這項工作自動化。

製作影片活動

客戶和代理商的關係依經驗可能需要以下工作流程:

  • 第一步:公司品牌經理製作並分享簡介
  • 第二步:代理商的客戶經理聽了簡介、製作要求的影片、寄給品牌經理審核
  • 第三步:品牌經理將影片分享給相關人員,請他們提供意見
  • 第四步:客戶經理根據意見修改並交付最終版本的檔案

這個專案工作流程圍繞著寄送長影片內容協作,這可能是常見的痛點。透過與 Dropbox 配合使用,尤其可讓這幾個過程更加順暢無縫,使用者不需經過壓縮,就可快速寄送大型檔案。使用者還可以在影片的特定點留下時間碼留言,提供清楚準確的意見,打造更完美的最終產品。

臨時專案管理

與客戶建立合作關係時,專案可能會出現需要超出原本範圍的工作,且可能會產生新任務的額外需求。儘管我們不可能將預期之外的工作流程最佳化,但還是可以採取許多步驟來確保非預期的需求得到妥善處理。

藉由已建立好的文件管理流程,相關人員本來就可以存取事先定義好的區域,臨時專案需求即可利用此區域交付。透過使用 Dropbox 來儲存成果,檔案的任何修改都會自動同步,讓您不需擔心手邊是否有保留最更新的工作檔案版本。

如果您已使用 Dropbox Paper 來撰寫會議記錄,則其他額外需求的任務管理非常簡單。您只需要標註專案經理,加上請求內容和建議的到期日,就一切就緒。Paper 甚至會發送自動提醒,確保每個人都按進度執行。

執行對應工作流程

建立自己的工作流程圖時,重要的是要將過程發生的事件準確記錄下來,不要理會少見的情況和例外。如果流程涉及團隊成員,最好讓執行流程的人員提供意見,因為他們的洞察力非常寶貴。

雖然流程工作流程可能最容易對應,但不應該忽略案例和專案工作流程。在這些情況下,請考慮為最常完成的案例和專案建立工作流程,因為將這些專案的流程最佳化所帶來的好處,會讓您的感受最深刻。

最初的工作流程也許不甚完美,但不用對此感到羞愧。練習的目的是找出改進的空間,並讓每個新的工作流程迭代都比上一個更好。紀錄流程只是第一步,但很關鍵。工作流程軟體或技術推陳出新,可能提供新的成長機會,因此這個最佳化過程可說是永無止境。

Dropbox 和其整合功能不斷增加,代表您有無數種方法可改善工作流程。哪怕只是從單一整合資料夾中的不同程式來查看檔案,這類對於生活品質的小小改善,也可能對您執行任務的方式產生巨大影響。無論您單獨執行專案或身為國際團隊的一員,只有將 Dropbox 導入流程中,您的工作方式才能得到改善。