Workflow-Management einfach erklärt

Nutzen Sie mit diesem detaillierten Leitfaden für das Workflow-Management geschickt die Vorteile optimierter Workflow-Prozesse.

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Was ist eigentlich ein Workflow?

Bei einem Workflow handelt es sich um eine festgelegte Abfolge von Ereignissen, die für eine bestimmte Aufgabe ausgeführt werden müssen. Workflow-Schritte geben mithilfe der systematischen Organisation von Ressourcen Geschäftsprozesse vor und beschreiben den Pfad, den Aufgaben bis zum Abschluss durchlaufen.

Einige Workflows sind einfacher zu dokumentieren als andere. In der Regel lassen sie sich jedoch in drei verschiedene Kategorien einteilen: Prozess, Projekt und Fall.

Prozess-Workflows können ab dem ersten Schritt definiert werden. Ein gutes Beispiel für diese Art von Workflow bietet sich bei der Fahrzeugfertigung. Die Aufgaben sind vorhersehbar, standardisiert und bieten nur wenig Raum für Abweichungen.

Projekt-Workflows ähneln denen für Prozesse, bieten jedoch etwas mehr Flexibilität. Bei diesen Workflows handelt es sich eher um maßgeschneiderte Lösungen als um einen einheitlichen Ansatz. Dieser Workflow beschreibt beispielsweise die Arbeit einer Künstlerin, die Werke nach Kundenaufträgen erstellt. Sie weiß zwar, dass sie am Ende jedes Projekts ein Bild haben wird, der Prozess weicht jedoch je nach Auftrag ab.

Fall-Workflows können je nach Umständen der Anfrage stark voneinander abweichen. Hier werden die richtigen Maßnahmen oft erst dann ersichtlich, wenn genügend Informationen vorhanden sind. In diese Kategorie fallen beispielsweise IT-Supportfälle und Versicherungsansprüche. Zu Beginn können die Beteiligten kaum absehen, welche Aktionen sie letztlich ausführen müssen und wie das Ergebnis ausfallen wird.

Anhand der Definition eines Workflow-Prozesses können durch mehr Transparenz und Übersicht die Verantwortlichkeit gesteigert und Projektrisiken reduziert werden. Durch Dokumentation von Prozessinformationen können Sie gewährleisten, dass Arbeiten zuverlässig abgeschlossen und wiederholt werden. So können Fähigkeiten und Kapazitäten in Unternehmen besser gemessen werden und Workflows werden zu einem unschätzbar wichtigen Tool beim Geschäftsprozess-Management.

Die Geschichte des Workflows

Der Harmonograf, der vom polnischen Ingenieur Karol Adamiecki entwickelt wurde, gilt als eine der ersten bekannten Formen eines Workflows-Managementsystems. Hier werden Vorgänge mit Papierstreifen beschrieben, auf denen die nächste und die vorherige Aufgabe im Prozess vermerkt sind. Diesen Streifen wurden Register angehängt, um die Zeit für ihre Bearbeitung zu messen. Jedes Register entsprach hierbei einer bestimmten Zeiteinheit.

Stellen Sie sich das Ganze wie eine Excel-Datei vor: Jede Excel-Zeile steht für ein Register des Harmonografs und gibt die Zeit an, jede Spalte stellt eine andere Aufgabe im Workflow dar. Ein Prozess mit fünf Aufgaben erfordert also fünf Spalten. Wenn jede Aufgabe zwei Stunden beansprucht, markieren wir hierfür die Zellen 1 und 2 in Spalte A, Zellen 3 und 4 in Spalte B, 5 und 6 in Spalte C, 7 und 8 in D und die Zellen 9 und 10 in Spalte E. Das zeigt uns, das wir insgesamt zehn Stunden für alle fünf Aufgaben gebraucht haben.

Indem er jedes erforderliche Ereignis der dafür benötigten Zeit zuordnete, konnte Adamiecki Managern eine präzise Schätzung ihrer Gesamtproduktionszeit bieten. Produktionsaktualisierungen zeigten die Menge der verbleibenden gegenüber der abgeschlossenen Arbeit und boten so eine Übersicht über die Menge der verlorenen Zeit. Die Streifen wurden markiert, wenn sie hinter dem Zeitplan lagen, und in Briefen wurden Gründe für etwaige Verzögerungen beschrieben. Nach Abschluss des Projekts empfahl Adamiecki den Managern, ein Foto des fertigen Harmonogramms aufzunehmen und die abgeschlossenen Projekte bei künftigen Plänen zu berücksichtigen.

Das Harmonogramm wurde schon 1896 in Polen eingeführt und konnte die Produktion in chemischen Anlagen, Metallwalzwerken, der Landwirtschaft und Minenarbeit um 100 bis 400 % steigern. 1903 präsentierte Adamiecki die Ergebnisse seiner Fallstudien der Gesellschaft russischer Ingenieure in Jekaterinoslaw. Sein Diagramm wurde jedoch erst 1931 veröffentlicht und das nur auf Polnisch. Deshalb sind die sogenannten Gantt-Diagramme als Baustein von Workflow-Vorlagen deutlich bekannter.

Henry Gantt entwarf seine Diagramme zwischen 1910 und 1915 mithilfe ähnlicher Entwürfe, wie sie Hermann Schürch 1912 veröffentlicht hatte. Schürchs Arbeit galt damals jedoch weitgehend als kaum erwähnenswert. Gantt-Diagramme zeigen die Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, die Personen, die für die einzelnen Aufgaben verantwortlich sind, und die Zeit, die jede Aufgabe erfordert. Sie visualisieren Workflows auf etwas andere Weise als Harmonogramme: Aufgaben werden hier vertikal dargestellt und horizontale Balken zeigen Dauer, Meilensteine und Abhängigkeiten an. Für viele Zeitachsenvorlagen wurde diese Ansicht übernommen und sie ist heute überall zu finden.

Über die Jahre ist Workflow-Managementsoftware immer beliebter geworden und branchenspezifische Workflow-Tools sind heute in allen Bereichen verfügbar.

Workflow-Beispiele

Mitarbeiter-Onboarding 

Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter umfasst oft mehrere Phasen und Funktionen. Hier müssen Überlegungen zur Dokumentenverwaltung angestellt und rechtlich bindende Unterschriften angefordert werden. Ein Onboarding-Workflow könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Schritt 1: Eine Managerin der Personalabteilung sendet eine Begrüßungs-E-Mail mit Onboarding-Dokumenten an alle neuen Mitarbeiter.
  • Schritt 2: Die neuen Mitarbeiter lesen die Begrüßungs-E-Mail und öffnen die angehängten Dokumente.
  • Schritt 3: Die neuen Mitarbeiter unterzeichnen ihren Arbeitsvertrag und senden ihn zurück an die Personalabteilung.
  • Schritt 4: In der Personalabteilung werden die Informationen verarbeitet und die Dokumentation gespeichert.

Jeder Schritt im Workflow ist sowohl ein potenzieller Engpass als auch eine Gelegenheit, den Prozess zu optimieren. Damit HR-Manager neuen Mitarbeitern auch wirklich alles Nötige bereitstellen, lohnt es sich auch, gemeinsam mit den Vorgesetzten neuer Mitarbeiter einen freigegebenen Ordner zu erstellen. Dieser Ordner kann beispielsweise alle relevanten Dateien für neue Mitarbeiter enthalten und erspart Managern in der Personalabteilung so unzählige Anfragen.

Auf die benötigten Dateien kann über passwortgeschützte Links zugegriffen werden oder neue Mitarbeiter erhalten Anzeigeberechtigungen. Zur Gewährleistung der Dateisicherheit wird dieser Zugriff nur Mitgliedern des jeweiligen Teams gewährt. Rechtliche Dokumente können über HelloSign verarbeitet und mit elektronischen Unterschriften versehen werden. Auch darüber hinaus stehen viele Tools zur Verfügung, mit denen HR-Manager sogar das Versenden der Begrüßungs-E-Mail automatisieren können.

Entwicklung von Videokampagnen

Bei der Zusammenarbeit zwischen Kunden und Agenturen kommen beispielsweise Workflows wie der folgende zum Einsatz:

  • Schritt 1: Der Brand Manager des Kunden erstellt eine Auftragszusammenfassung und sendet sie an die Agentur.
  • Schritt 2: Der Account Manager der Agentur erstellt anhand der Zusammenfassung ein Video und sendet es zur Überprüfung an den Brand Manager.
  • Schritt 3: Der Brand Manager sendet das Video an Stakeholder, um Feedback einzuholen, und sendet dieses dann an den Account Manager.
  • Schritt 4: Der Account Manager nimmt anhand des Feedbacks Bearbeitungen vor und liefert die endgültige Datei.

Dieser Projekt-Workflow dreht sich um das Senden langer Videos und die Zusammenarbeit an Inhalten, was oft Probleme bereitet. Gerade diese Prozesse können durch Dropbox deutlich reibungsloser gestaltet werden. Hier können Nutzer große Dateien versenden – schnell und unkomprimiert. Darüber hinaus können Nutzer zeitpunktspezifische Kommentare an bestimmten Stellen im Video hinzufügen, um präzises Feedback zu geben, was letztlich zu einem besseren Produkt führt.

Ad-hoc-Projektmanagement

Bei der Zusammenarbeit mit Kunden erfordern Projekte oft Arbeiten, die ursprünglich nicht veranschlagt waren, und in vielen Fällen stellen Kunden während des laufenden Projekts zusätzliche Anfragen für neue Aufgaben. Obwohl die Optimierung eines Workflows für unerwartete Ereignisse unmöglich ist, gibt es eine Reihe von Schritten, mit denen Sie unvorhergesehene Ereignisse gut handhaben können.

Mit festgelegten Prozessen für die Dokumentenverwaltung können vordefinierte Bereiche für die Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen festgelegt werden, auf die Stakeholder bereits Zugriff haben. Indem Sie Projektdateien in Dropbox speichern, werden alle Änderungen an Ihren Dateien automatisch synchronisiert und Sie müssen sich keine Gedanken darum machen, ob Sie gerade die aktuelle Version Ihrer Arbeit verwenden.

Wenn Sie bereits Dropbox Paper für Ihre Meetingnotizen verwenden, ist das Aufgabenmanagement für zusätzliche Anfragen besonders einfach. Taggen Sie einfach den Projektmanager bei einer Anfrage und einem vorgeschlagenen Fälligkeitsdatum – fertig. Paper sendet sogar automatische Erinnerungen, damit alle Aufgaben auf Kurs bleiben.

Prozessdokumentation von Workflows

Wenn Sie eigene Workflow-Diagramme erstellen, ist es wichtig, dass Sie Ihren Prozess präzise dokumentieren und dabei seltene Fälle oder Ausnahmen ignorieren. Wenn ein Prozess Teammitglieder umfasst, ist es besser, Feedback von den Personen einzuholen, die den Prozess letztlich ausführen. Solche Einblicke sind immer nützlich.

Zwar lassen sich Prozess-Workflows am einfachsten dokumentieren, sinnvoll ist es jedoch auch bei Fall- und Projekt-Workflows. In diesen Fällen können Sie beispielsweise einen Workflow für die am häufigsten abgeschlossenen Fälle und Projekte erstellen, da die Vorteile der Prozessoptimierung hier am deutlichsten zu spüren sind.

Es ist keine Schande, wenn der erste Workflow kein perfekter Prozess ist. Der Zweck dieser Übung ist es, Spielraum für Verbesserungen zu schaffen und jeden neuen Workflow-Durchlauf besser zu gestalten als den vorherigen. Den Prozess zu dokumentieren, ist nur der erste Schritt, aber es ist ein wichtiger. Dieser Prozess hat kein Ende, da neue Entwicklungen bei Workflow-Software und Technologie als Ganzes neue Wachstumschancen bieten.

Mit Dropbox und der ständig wachsenden Anzahl an Integrationen stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung von Workflows zur Verfügung. Selbst kleine Komfortverbesserungen wie die Anzeige mehrerer Programme in einem integrierten Ordner kann erhebliche Vorteile für die Durchführung von Aufgaben bringen. Egal, ob Sie allein oder mit einem internationalen Team an einem Projekt arbeiten: Mit Dropbox können Sie Ihre Arbeitsweise verbessern.