Förstå arbetsflödeshantering

Skörda frukterna av en väl utformad arbetsflödesprocess med den här detaljerade guiden till arbetsflödeshantering.

Dekorativ bild

Vad är ett arbetsflöde?

Ett arbetsflöde är en beskrivning händelsesekvensen som krävs för att en uppgift ska genomföras. Stegen i arbetsflödet dikterar företagsprocesser genom en systematisk resursorganisering, och beskriver den väg som tar en uppgift från ”ännu inte påbörjad” till ”slutförd”.

Vissa arbetsflöden är lättare att dokumentera än andra och de kan vanligtvis kategoriseras i tre huvudtyper: process, projekt och fall.

Processarbetsflöden kan beskrivas helt från första steget. Ett bra exempel på denna typ av arbetsflöde är biltillverkning. Uppgifterna är förutsägbara och standardiserade med litet variationsutrymme.

Projektarbetsflöden liknar processarbetsflöden men ger mer utrymme för flexibilitet. De fungerar mer som skräddarsydda lösningar istället för en universalstrategi. Ett exempel på detta kan vara en konstnär som målar på beställning. Konstnären vet att hen vid slutet av varje projekt kommer att ha skapat en målning, men hen kan räkna med att processen varierar beroende på vad som ska målas.

Fallarbetsflöden kan variera kraftigt beroende på uppgiftens omständigheter, och rätt tillvägagångssätt brukar framträda efterhand som mer information samlas in. IT-supportärenden och skadeanmälningar hos försäkringsbolag är exempel på fallarbetsflöden, eftersom de inblandade i ett inledningsskede är osäkra på vilka åtgärder som behöver vidtas eller vilket utfallet blir.

Att beskriva en arbetsflödesprocess kan ge bättre tydlighet i ansvarsfördelningen och minska projektriskerna genom större översikt och tillsyn. Att dokumentera processinformationen gör det enklare att säkerställa att arbetet på ett tillförlitligt sätt kan slutföras och upprepas. Detta innebär att företag enklare kan mäta sin förmåga och kapacitet, vilket gör arbetsflöden till ett oerhört viktigt verktyg i affärsprocesshanteringen.

Arbetsflödets historia

Harmonogrammet, som uppfanns av den polske ingenjören Karol Adamiecki, anses vara en av de tidigaste kända typerna av system för arbetsflödeshantering. Harmonogrammet organiserade uppgifter med pappersremsor med information om nästa och föregående uppgift i processen. Pappersflikar fästes på dessa remsor för att återspegla den tid som krävdes för att slutföra uppgiften, varvid varje flik representerade en tidsenhet.

Föreställ dig en Excel-fil för att visualisera detta. Varje Excel-rad fungerar som harmonogrammets pappersflikar för att ange tiden och varje Excel-kolumn representerar en uppgift i arbetsflödet. En process med fem uppgifter kräver fem kolumner. Om varje uppgift tar två timmar att slutföra kan vi visa detta genom att markera cellerna 1 och 2 i kolumn A, 3 och 4 i B, 5 och 6 i C, 7 och 8 i D, och 9 och 10 i E. På så vis vet vi att det tar totalt 10 timmar att slutföra alla fem uppgifterna.

Genom att kartlägga varje nödvändig uppgift och den tid som krävdes för att slutföra alla uppgifter kunde Adamiecki ge cheferna en exakt uppskattning av den totala produktionstiden. Produktionsuppdateringar indikerade mängden kvarvarande arbete i förhållande till mängden slutfört arbete och gav en översikt över hur mycket tid som gått förlorad. Remsorna markerades om de hamnade efter prognosen med tecken och bokstäver som beskrev orsakerna till förseningen. Efter avslutat projekt uppmuntrade Adamiecki cheferna att ta kort på det färdiga harmonogrammet och använda slutförda jobbs utveckling vid framtida planering.

Harmonogrammet började användas i Polen redan 1896 och medförde en produktionsökning på mellan 100–400 % på kemikalieanläggningar, metallvalsverk, jordbruk och gruvanläggningar. Adamiecki presenterade resultatet av sina fallstudier till ryska ingenjörsföreningen i Ekaterinoslaw år 1903, men hans diagram publicerades inte förrän 1931 och då gjordes det bara på polska. Detta har gjort att Gantt-diagram har blivit mycket mer allmänt använda som byggstenar för arbetsflödesmallar.

Henry Gantt utformade diagrammen som bär hans namn mellan 1910 och 1915, även om liknande lösningar publicerades 1912 av Hermann Schürch, vars arbete i allmänhet inte ansågs anmärkningsvärt vid den tiden. Gantt-diagram visar de uppgifter som måste slutföras, personerna som är ansvarar för varje uppgift och den tid som krävs för att slutföra varje uppgift. De visualiserar arbetsflöden på ett lite annorlunda sätt jämfört med harmonogram och visar istället uppgifterna vertikalt och använder horisontella staplar för att representera uppgiftens varaktighet, milstolpar och beroenden. Många tidslinjemallar använder denna konfiguration som i dag är mycket vanlig.

Under åren har programvaror för arbetsflödeshantering ökat i popularitet och branschspecifika arbetsflödesverktyg har blivit vanligt förekommande.

Exempel på arbetsflöden

Onboarding av nya medarbetare 

Onboardingprocessen för nya medarbetare är ofta en tvärfunktionell process i flera steg. Man kan räkna med att den inbegriper dokumenthantering och begäranden om juridiskt bindande signaturer. Ett inslag i onboardingarbetsflödet kan se ut så här:

  • Steg ett: HR-chefen skickar ett välkomstmeddelande med onboardingdokument till alla nyanställda
  • Steg två: Den nyanställde läser välkomstmejlet och öppnar bifogade dokument
  • Steg tre: Den nyanställde undertecknar anställningskontraktet och skickar tillbaka det HR
  • Steg fyra: HR hanterar och lagrar dokumentation

Varje steg i arbetsflödet är både en potentiell flaskhals och en möjlighet att förbättra processen. För att säkerställa att HR-chefer tillhandahåller nyanställda allt de behöver kan det vara en bra idé att skapa en delad mapp med den nyanställdes chef. Denna mapp kan innehålla alla relevanta filer för en ny medarbetare och gör att HR-chefen från slipper begära ut dem.

Filerna kan skickas till den nyanställde med hjälp av en lösenordsskyddad länk eller med visningsbehörighet begränsad till personer i teamet för att säkerställa filsäkerheten. Juridiska dokument kan hanteras via HelloSign och undertecknas elektroniskt, och det finns verktyg som gör det möjligt för HR-chefen att också automatisera själva välkomstmeddelandet.

Utveckla en videokampanj

Relationer mellan kund och byrå kan inbegripa arbetsflöden som kräver:

  • Steg ett: Att företagets varumärkeschef skapar och delar en genomgång
  • Steg två: Att byråns kontoansvarige använder genomgången för att skapa en video och skickar den till varumärkeschefen för granskning
  • Steg tre: Att varumärkeschefen delar videon med intressenter för deras feedback
  • Steg fyra: Att den kontoansvarige gör ändringar utifrån feedbacken och levererar den färdiga filen

Detta projektarbetsflöde kretsar kring att skicka stora videofiler och innehållssamarbete, vilket ofta kan vara en komplicerad del av ett projekt. I synnerhet dessa processer kan göras smidigare med Dropbox eftersom det då blir möjligt för användare att skicka stora filer snabbt och utan komprimering. Användare kan också lämna tidsbaserade kommentarer på specifika platser i videon, vilket ger tydlig och exakt feedback som resulterar i en bättre slutprodukt.

Ad hoc-projektledning

I en klientrelation kan projekten ibland kräva arbete utanför projektets ursprungliga omfattning och ytterligare uppgiftsförfrågningar kan inkomma. Även om det är omöjligt att optimera ett arbetsflöde för det oväntade, finns det ett antal åtgärder som kan vidtas för att säkerställa att oförutsedda händelser hanteras på ett bra sätt.

Med fastställda dokumenthanteringprocedurer kan ad hoc-förfrågningar ha ett fördefinierat leveransområde som intressenter redan har tillgång till. Genom att använda Dropbox för att lagra dina projektresultat synkroniseras alla ändringar i filer automatiskt och du behöver aldrig oroa dig över var den mest uppdaterade versionen av ditt arbete är.

Om ni redan skriver era mötesanteckningar med Dropbox Paper är uppgiftshanteringen för ytterligare förfrågningar enkel. Tagga bara projektledaren med en begäran och en föreslagen deadline så är du klar. Paper skickar till och med automatiska påminnelser för att säkerställa att alla håller sig på rätt spår.

Arbetsflöden för processkartläggning

När ni skapar egna arbetsflödesdiagram är det viktigt att dokumentera en korrekt representation av processen och ignorera särfall och undantag. Om en process involverar teammedlemmar är det bäst att be personerna som utför processen om information eftersom deras kunskaper är ovärderliga.

Processarbetsflöden kanske är enklast att kartlägga, men fall- och projektarbetsflöden ska inte ignoreras. I dessa fall kan det vara en bra idé att skapa arbetsflöden för de vanligaste fallen och projekten eftersom det är här de största fördelarna med processoptimering kommer att märkas av.

Det är ingen katastrof om ett inledande arbetsflöde inte ger en perfekt process. Syftet med övningen är att identifiera förbättringspotentialer och göra varje ny version av arbetsflödet bättre än den föregående. Att få processen dokumenterad är bara det första steget, men det är ett viktigt steg. Det finns förmodligen inget slut på denna process eftersom ny utveckling inom arbetsflödesmjukvara och teknik i allmänhet kan ge nya tillväxtmöjligheter.

Dropbox och ett växande antal integreringar innebär att det finns ett oändligt antal olika sätt att förbättra arbetsflödet på. Också små förenklingar, som möjligheten att visa filer från olika program i en enda integrerad mapp, kan få stora positiva effekter på hur arbetet utförs. Vare sig du arbetar själv i ett projekt eller som en del av ett internationellt team kan ditt sätt att arbeta förbättras bara genom att ansluta Dropbox till processen.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business