Forstå styring af arbejdsgange

Høst fordelene ved en finjusteret proces for arbejdsgange med denne detaljerede vejledning til styring af arbejdsgange.

Dekorativt billede

Hvad er en arbejdsgang?

En arbejdsgang er en skitse over rækkefølgen af de begivenheder, der er nødvendige for at udføre en opgave. Trin i arbejdsgange dikterer virksomhedsprocesser gennem systematisk organisering af ressourcer og beskriver de skridt, der fører opgaver fra "endnu ikke påbegyndt" til "fuldført".

Nogle arbejdsgange er nemmere at dokumentere end andre og kan typisk kategoriseres under tre hovedtyper: Proces, projekt og sag.

Processarbejdsgange kan skitseres helt fra det allerførste trin. Denne type arbejdsgang beskriver bilproduktion. Opgaver er forudsigelige og standardiserede med kun lidt plads til variation.

Projektarbejdsgange svarer til procesarbejdsgange, men har mere plads til fleksibilitet. De fungerer mere som skræddersyede løsninger i stedet for en standardiseret tilgang. Et eksempel på dette ville være en kunstner, der tager bestillinger til malerier. Kunstneren ved, at ved afslutningen af hvert projekt vil han eller hun have skabt et maleri, men de kan forvente, at processen varierer afhængigt af, hvad de skal male.

Arbejdsprocesser for sager kan variere meget afhængigt af omstændighederne for anmodningen, hvor den rigtige fremgangsmåde bliver tydelig, når flere oplysninger indsamles. IT-supportanmodninger og forsikringskrav falder ind under sagsarbejdsgange, da de involverede i starten vil være usikre på hvilken handling, de skal tage, eller hvad resultatet bliver.

Skitsering af en arbejdsgangsproces kan øge ansvarlighed og reducere projektrisiko ved at give større synlighed og tilsyn. Dokumentering af procesoplysninger hjælper med at sikre, at arbejdet kan afsluttes og gentages pålideligt. Det betyder, at virksomheder bedre kan måle deres evne og kapacitet, hvilket gør arbejdsgange til et utroligt vigtigt værktøj i styring af virksomhedsprocesser.

Den historiske baggrund for arbejdsgange

Harmonogrammet, opfundet af den polske ingeniør Karol Adamiecki, anses for at være et af de tidligste kendte systemer til styring af arbejdsgange. Harmonogrammet skitserede operationer med papirstrimler, der angav den næste og forrige opgave i processen. Papirfaner blev fastgjort til disse strimler for at måle den tid, der var påkrævet til at færdiggøre dem, hvor hver fane repræsenterer en tidsenhed.

Forestil dig en Excel-fil for at visualisere dette. Hver Excel-række fungerer som harmonografens papirfaner for at angive en tid, og hver Excel-kolonne repræsenterer en anden opgave i arbejdsgangen. En proces med fem opgaver kræver fem kolonner. Hvis hver opgave tager 2 timer, kan vi demonstrere dette ved at markere cellerne 1 og 2 i kolonne A, 3 og 4 i B, 5 og 6 i C, 7 og 8 i D og 9 og 10 i E. Dette viser os at det tager i alt 10 timer at gennemføre alle fem opgaver.

Ved at kortlægge hver nødvendig begivenhed og den tid, der er nødvendig for at alle kan gennemføres, kunne Adamiecki give chefer et nøjagtigt skøn over deres samlede produktionstid. Produktionsopdateringer angiver mængden af resterende arbejde i forhold til den afsluttede mængde og giver en oversigt over den tid, der går tabt. Strimlerne ville blive fremhævet, hvis de kom bagud med prognosen med tegn og bogstaver, der beskriver årsagerne til deres forsinkelse. Efter afslutningen af projektet opfordrede Adamiecki ledere til at tage et billede af det færdige harmonogram og indregne fremgangen af afsluttede job i fremtidige planer.

Harmonogrammet blev indført i Polen helt tilbage i 1896 og medførte en stigning i produktionen på mellem 100 og 400 % på kemiske anlæg, metalvalseværker, landbrug og minedrift. Adamiecki præsenterede resultaterne af sine casestudier for Foreningen af russiske ingeniører i Ekaterinoslaw i 1903, men hans diagram blev først offentliggjort i 1931, og selv da blev det kun gjort på polsk. Dette har betydet, at Gantt-diagrammer er blevet meget mere anerkendte som en byggesten til arbejdsgangsskabeloner.

Henry Gantt designede sine eponyme diagrammer mellem 1910 og 1915, selvom lignende designs også blev offentliggjort i 1912 af Hermann Schürch, hvis arbejde generelt ikke blev betragtet som bemærkelsesværdigt på det tidspunkt. Gantt-diagrammer viser de opgaver, der skal udføres, de personer, der er ansvarlige for hver opgave, og den tid, der kræves for at hver opgave gennemføres. De visualiserer arbejdsgange lidt anderledes end harmonogrammer, og viser i stedet opgaver lodret, og bruger vandrette bjælker til at repræsentere opgavens varighed, milepæle og afhængigheder. Mange tidslinjeskabeloner har implementeret denne opfattelse, og det er i dag meget almindeligt.

I årenes løb er software til styring af arbejdsgange øget i popularitet, og branchespecifikke værktøjer til arbejdsgange er let tilgængelige.

Eksempler på arbejdsgange

Onboarding af medarbejdere 

Onboarding-processen for nye medarbejdere er ofte en tværfunktionel proces i flere trin. Det kan forventes at have dokumenthåndteringshensyn samt anmodning om juridisk bindende underskrifter. Et element i den integrerede arbejdsgang kan se således ud:

  • Trin et: HR-chef sender en velkomst-e-mail med dokumenter til onboarding til alle nyansatte
  • Trin to: Ny medarbejder læser velkomst-e-mail og åbner vedhæftede dokumenter
  • Trin tre: Ny medarbejder underskriver arbejdskontrakten og sender den tilbage til HR
  • Trin fire: HR behandler og lagrer dokumentation

Hvert trin i arbejdsgangen er både en potentiel flaskehals og en mulighed for at forbedre processen. For at sikre, at HR-chefer giver nye medarbejdere alt, hvad de har brug for, kan det overvejes at oprette en mappe, som deles med den nye medarbejders chef. Denne mappe kan indeholde alle de relevante filer til en ny medarbejder og spare HR-chefen for at skulle anmode om dem.

Filerne, der sendes til den nye medarbejder, kunne modtage filer fra et adgangskodebeskyttet link eller kun med visningstilladelser for dem, som er del af teamet, for at sikre filsikkerhed. Juridiske dokumenter kunne behandles via HelloSign og gives en elektronisk underskrift, og der er værktøjer, som HR-chefen kan bruge til selv at automatisere velkomst-e-mailen.

Udvikling af en videokampagne

Kunde- og bureauforhold kan opleve arbejdsgange, der kræver:

  • Trin et:  Virksomhedens brandchef opretter og deler en briefing
  • Trin to:  Bureauets kontoadministrator modtager instruktion, laver anmodet video og sender til brandchef til gennemgang
  • Trin tre: Brandchef deler med interessenter for deres feedback
  • Trin fire: Kontoadministrator foretager ændringer efter feedback og leverer den endelige fil

Denne projektarbejdsgang handler om at sende lange videoer og indholdssamarbejde, som kan være typiske smertepunkter. Især disse processer kunne gøres mindre problematiske ved at arbejde med Dropbox, som giver brugerne mulighed for at sende store filer hurtigt og uden komprimering. Brugere ville også kunne skrive tidsbaserede kommentarer på bestemte punkter i videoen, hvilket giver klar og præcis feedback og resulterer i et bedre slutprodukt.

Ad hoc projektledelse

Når man indgår i et kundepartnerskab, kan projekter kræve arbejde uden for deres oprindelige afgrænsning, og der kan opstå yderligere anmodninger om nye opgaver. Selvom det er umuligt at optimere en arbejdsgang til det uventede, er der en række skridt, der kan tages for at sikre, at uforudsete anmodninger håndteres ordentligt.

Med etablerede procedurer til dokumenthåndtering kan ad hoc-anmodninger have et foruddefineret leveringsområde, som interessenter allerede har adgang til. Når du bruger Dropbox til at gemme dine leverancer, synkroniseres ændringer i filer automatisk, og du behøver aldrig at bekymre dig over at have den mest opdaterede version af dit arbejde.

Hvis du i forvejen skriver dine mødenotater med Dropbox Paper, er opgavestyring til yderligere anmodninger nemt. Bare tag projektlederen med en anmodning og en foreslået leveringsdato, så er du klar. Paper sender endda automatiske påmindelser for at sikre, at alle er med.

Processkortlægning af arbejdsgange

Når du opretter dine egne diagrammer for arbejdsgange, er det vigtigt at dokumentere en nøjagtig gengivelse af din proces og ignorere sjældne tilfælde og undtagelser. Hvis en proces involverer teammedlemmer, er det bedst at få dem, der udfører processen, til at give deres input, da deres indsigt er uvurderlig.

Mens procesarbejdsgange kan være de nemmeste at kortlægge, skal sags- og projektarbejdsgange ikke ignoreres. I disse tilfælde skal du overveje at oprette arbejdsgange for de mest almindeligt gennemførte sager og projekter, da det er her, hvor de største fordele ved procesoptimering kan mærkes.

Der er ingen skam i, at din oprindelige arbejdsgang ikke er en perfekt proces. Formålet med øvelsen er at identificere steder, der kan forbedres og gøre hver ny gentagelse af arbejdsgangen bedre end den forrige At få processen dokumenteret er kun det første skridt, men det et afgørende skridt. Der er uden tvivl ingen afslutning på denne proces, da ny udvikling inden for arbejdsgangsoftware -eller teknologi som helhed kan give nye muligheder for vækst.

Dropbox og dets voksende antal integrationer betyder, at der er utallige måder, som din arbejdsgang kan finjusteres på. Selv små forbedringer af livskvaliteten som at se filer fra flere programmer i en integreret mappe kan have en enorm indflydelse på den måde, du udfører dine opgaver på. Uanset om du arbejder på et projekt alene eller som en del af et internationalt team, kan din arbejdsmåde kun forbedres ved at forbinde Dropbox til din proces.