Jak działa zarządzanie przepływem pracy?

Dzięki temu wyczerpującemu przewodnikowi o zarządzaniu przepływem pracy, nauczysz się czerpać korzyści z udoskonalonego procesu przepływu pracy.

Obraz dekoracyjny

Czym jest przepływ pracy?

Przepływ pracy to lista ciągu zdarzeń potrzebnych do wykonania zadania. Etapy przepływu pracy definiują procesy firmowe poprzez systematyczną organizację zasobów i określają ścieżkę, jaką musi przejść zadanie, aby zmienić swój status z „jeszcze nie rozpoczęte” na „zakończone”.

Niektóre przepływy pracy łatwo jest udokumentować, natomiast inne trudniej. Zazwyczaj można podzielić je na trzy główne kategorie: procesowy, projektowy i sytuacyjny.

Procesowy przepływ pracy może być w całości opisany: od pierwszego do ostatniego kroku. Ten rodzaj przepływu pracy można dobrze zilustrować na przykładzie produkcji samochodów. Zadania do wykonania są przewidywalne, przeprowadzane według określonych standardów i istnieje w nich mało miejsca na zmiany.

Projektowy przepływ pracy jest podobny do przepływu procesowego, jednak przewiduje on więcej miejsca na elastyczność. Można określić je jako rozwiązania szyte na miarę, a nie jedno powielane rozwiązanie. Przykładem może być artysta, który przyjmuje zamówienia na malowanie obrazów. Choć artysta wie, że końcowym efektem każdego projektu jest namalowany obraz, to zdaje sobie sprawę, że sam proces będzie się różnił w zależności od tego, co będzie w danej sytuacji malował.

Sytuacyjny przepływ pracy może się znacznie różnić ze względu na okoliczności zamówienia, a właściwy sposób działania staje się coraz bardziej jasny w miarę gromadzenia informacji. Pod ten rodzaj przepływu pracy podlegają zgłoszenia do działu pomocy technicznej lub roszczenia ubezpieczeniowe, ponieważ na samym początku osoby zaangażowane w proces nie mają pewności, jakie działania będzie należało podjąć, ani jaki będzie ich skutek.

Określenie procesu przepływu pracy pomaga zwiększyć odpowiedzialność i zredukować ryzyko związane z projektem, zapewniając większą przejrzystość i możliwość kontroli. Dokumentowanie informacji na temat procesu pomaga zapewnić, że praca zostanie za każdym razem wykonana w sposób rzetelny. Pozwala to firmom lepiej ocenić swoje możliwości, co oznacza, że przepływy pracy są niezwykle ważnym narzędziem w zarządzaniu procesami biznesowymi.

Historia przepływów pracy

Uważa się, że jednym z pierwszych znanych narzędzi zarządzania przepływem pracy jest harmonogram wynaleziony przez polskiego inżyniera, Karola Adamieckiego. Harmonogram polegał na opisywaniu czynności na paskach z papieru, na których zapisane były poprzednie i następne zadania w procesie. Do tych pasków przyczepione były papierowe zakładki, które określały czas potrzebny do wykonania zadania. Każda zakładka odpowiadała jednej jednostce czasu.

Aby lepiej to sobie uzmysłowić, wyobraź sobie arkusz programu Excel. Każdy wiersz programu Excel to papierowa zakładka określająca ilość czasu, natomiast każda kolumna odpowiada innemu zadaniu w przepływie pracy. Proces z pięcioma zadaniami będzie zajmował pięć kolumn. Jeśli wykonanie zadania zajmuje dwie godziny, możemy to zilustrować zaznaczając komórki 1 i 2 w kolumnie A, 3 i 4 w kolumnie B, 5 i 6 w kolumnie C, 7 i 8 w kolumnie D oraz 9 i 10 w kolumnie E. Taki obraz wskazuje, że wykonanie wszystkich pięciu zadań powinno zająć łącznie 10 godzin.

Zaznaczając każdą konieczną czynność oraz czas potrzebny do jej wykonania, Adamiecki mógł przedstawić menedżerom dokładny szacunek całkowitego czasu produkcji. Aktualizacje dotyczące produkcji wskazywałyby stosunek pracy pozostałej do wykonania do pracy już wykonanej i dawałyby wgląd w stracony czas. Jeśli wykonanie zadania zajęłoby dłużej niż przewidywano, paski z tym zadaniem byłyby oznaczone oraz miałyby dopisany powód opóźnienia. Po zakończeniu projektu Adamiecki zachęcał menedżerów do zrobienia zdjęcia ukończonego harmonogramu i brania go pod uwagę przy planowaniu przyszłych prac.

Metoda harmonogramu została wprowadzone w Polsce w 1896 roku i spowodowała wzrost produkcji w zakładach chemicznych, walcowniach metali, rolnictwie i górnictwie o 100-400%. Choć Adamiecki przedstawił wyniki swoich studiów przypadku przed Towarzystwem Inżynierów Rosyjskich w Jekaterynosławiu w 1903 r., jego wykres został opublikowany dopiero w 1931 r. i nawet wtedy była to publikacja jedynie w języku polskim. Oznacza to, że diagramy Gnatta stały się szerzej rozpoznawalnymi szablonami do systemu przepływu pracy.

Henry Gnatt zaprojektował wspomniane diagramy w latach 1910-1915. Choć podobne projekty zostały również opublikowane w 1912 r. przez Hermana Schürcha, nie zostały one wtedy uznane za godne uwagi. Diagramy Gnatta przedstawiają zadania do wykonania, osoby odpowiedzialne za każde zadanie oraz czas potrzebny do wykonania każdego zadania. Mają one nieco inną formę wizualną niż harmonogramy – przedstawiają one zadania w pionie, używając poziomych pasków do przedstawienia czasu na ich wykonanie, kamieni milowych oraz zależności. Wiele szablonów osi czasu przyjęło tę formę i jest ona obecnie bardzo powszechna.

Z upływem lat popularność oprogramowania do zarządzania przepływem czasu wzrosła, a narzędzia do zarządzania przepływem pracy charakterystyczne dla danej branży stały się łatwo dostępne.

Przykłady przepływów pracy

Wdrażanie nowych pracowników 

Proces wdrażania nowych pracowników jest często wieloetapowy i wielopoziomowy. Można oczekiwać, że będzie on obejmował zarówno kwestie związane z zarządzaniem dokumentami, a także z prośbą o prawnie wiążące podpisy. Jeden z elementów procesu wdrażania może wyglądać w następujący sposób:

  • Krok 1: Kierownik działu HR wysyła maila z dokumentami wdrożeniowymi do wszystkich nowych pracowników
  • Krok 2: Nowi pracownicy czytają maila powitalnego i otwierają załączone dokumenty
  • Krok 3: Nowi pracownicy podpisują umowę o pracę i odsyłają ją do działu HR
  • Krok 4: Dział HR przetwarza i przechowuje dokumentację

Każdy krok przepływu pracy jest zarówno potencjalnym utrudnieniem, jak i okazją do ulepszenia procesu. Menedżerowie działu HR, aby upewnić się, że nowi pracownicy mają wszystko, czego potrzebują, mogą rozważyć stworzenie folderu udostępnionego z menedżerem nowo zatrudnionych osób. Folder ten powinien zawierać wszystkie pliki istotne dla nowo zatrudnionej osoby, co oszczędzi menedżerowi działu HR czasu na wysyłanie prośby o ich przesłanie.

Pliki wysłane do nowego pracownika mogą zawierać pliki z łącza chronionego hasłem lub z uprawnieniami do przeglądania dostępnymi tylko dla członków danego zespołu. Ma to na celu zachowanie bezpieczeństwa plików. Dokumenty prawne mogą być przetwarzane przez HelloSign i opatrzone podpisem elektronicznym. Co więcej, istnieją również narzędzia, które pozwoliłyby menedżerowi działu HR zautomatyzować samą wiadomość powitalną.

Praca nad kampanią wideo

Przepływ pracy dotyczący interakcji klienta z agencją może wyglądać następująco:

  • Krok 1: Menedżer marki danej firmy tworzy i udostępnia brief
  • Krok 2: Opiekun klienta agencji otrzymuje brief, tworzy wideo i wysyła je do menedżera marki do akceptacji
  • Krok 3: Menedżer marki udostępnia wideo interesariuszom w celu uzyskania od nich informacji zwrotnej
  • Krok 4: Na podstawie informacji zwrotnej opiekun klienta wprowadza zmiany i dostarcza ostateczny plik

Przepływ pracy w tym projekcie oparty jest na wysyłaniu długich plików wideo i współpracy na materiałach, co często może okazać się problematyczne. Takie właśnie procesy można usprawnić dzięki korzystaniu z Dropbox, który pozwala użytkownikom na wysyłanie długich plików szybko i bez konieczności kompresji. Użytkownicy mają także możliwość zostawiania komentarzy ze znacznikami czasowymi w konkretnych momentach wideo, dając jasną i precyzyjną informację zwrotną, co pozwala na stworzenie lepszego produktu końcowego.

Zarządzanie projektami ad hoc

Podczas współpracy z klientem, pewne projekty mogą wymagać pracy poza ich początkowo ustalonym zakresem, a także mogą pojawić się nowe wytyczne i zapytania. Choć optymalizacja przepływu pracy pod kątem nieoczekiwanych wydarzeń nie jest możliwa, istnieje kilka kroków, które można podjąć, aby zapewnić, że dobrze poradzimy sobie z nieprzewidzianymi zapytaniami.

Przy ustalonych procedurach zarządzania dokumentami, zapytania ad hoc mogą mieć już wstępnie zdefiniowany obszar realizacji, do którego dostęp mają interesariusze. Jeśli korzystasz z Dropbox do przechowywania materiałów do wysłania, wszelkie zmiany wprowadzone w plikach są automatycznie synchronizowane, więc możesz mieć pewność, że zawsze posiadasz najbardziej aktualną wersję danego projektu.

Jeśli już korzystasz z Dropbox Paper do sporządzania notatek ze spotkania, to zarządzanie zadaniami przy dodatkowych zapytaniach nie jest skomplikowane. Wystarczy jedynie otagować menedżera projektu przy zapytaniu i proponowanym terminie oddania. Paper wysyła nawet automatyczne przypomnienia, aby upewnić się, że postępy w projekcie idą zgodnie z planem.

Mapowanie procesów przepływu pracy

Podczas tworzenia naszych własnych diagramów przepływu pracy należy pamiętać, aby dokumentować właściwy obraz naszych procesów, pomijając wyjątki i rzadkie przypadki. Jeśli w proces ten zaangażowani są członkowie zespołu, najlepiej jest zaprosić ich do uczestnictwa w tworzeniu diagramu, ponieważ ich wiedza jest tutaj bezcenna.

Choć najłatwiej jest stworzyć mapę procesowych przepływów pracy, nie należy zapominać o przepływach sytuacyjnych i projektowych. W takich przypadkach, możesz rozważyć stworzenie przepływów pracy dla najczęściej występujących sytuacji i projektów, ponieważ w ich przypadku odczujesz największe korzyści z optymalizacji procesów.

Nie ma nic złego w tym, że nasze pierwsze przepływy pracy nie są idealnymi procesami. Celem ćwiczenia jest określenie, jakie ulepszenia można wprowadzić, by każda nowa wersja przepływu pracy była lepsza od poprzedniej. Udokumentowanie procesu jest wprawdzie tylko pierwszym etapem, jest to jednak etap kluczowy. Jest to proces, który możemy prawdopodobnie ulepszać bez końca, ponieważ nowe rozwiązania w kwestii oprogramowania i ogólnej technologii do zarządzania przepływem pracy zapewniają coraz więcej możliwości rozwoju.

Dzięki Dropbox i jego rosnącej liczbie integracji z innymi aplikacjami możemy korzystać z bardzo wielu sposobów na udoskonalenie przepływu pracy. Nawet drobne ulepszenia wpływające na jakość naszej pracy, takie jak możliwość przeglądania plików pochodzących z wielu programów w jednym zintegrowanym folderze, mogą mieć znaczący wpływ na sposób, w jaki wykonujemy nasze zlecenia. Bez względu na to, czy pracujesz nad projektem samodzielnie, czy jesteś członkiem międzynarodowego zespołu, Twoje metody pracy mogą się znacznie udoskonalić dzięki korzystaniu z Dropbox.