了解工作流程管理

通过这篇详细的工作流程管理指南,获得精炼工作流程所带来的回报。

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什么是工作流程?

工作流程是执行任务所需的事件的顺序概括。工作流程步骤通过系统地组织资源来规定业务流程,并描述任务从“尚未开始”到“完成”要经过的路径。

一些工作流程要比另一些工作流程更容易记录,通常可以分为以下三种主要类型:流程、项目和案例。

流程工作流程从一开始就可以完全概括。这种类型的工作流程可详细描述汽车制造。任务是可预测的且是标准化的,几乎没有变化的余地。

项目工作流程与流程工作流程相似,但灵活性更高,有变化的余地。这种工作流程更多地充当定制解决方案,而不是充当一体适用的方法。这方面的一个例子是,画家接受委托绘画。虽然画家知道在每个项目结束时,他们都会创作一幅画,但是他们可以预料到这一过程会因他们要画的内容而有所不同。

案例工作流程会因请求的情况而有很大差异,随着收集的信息越来越多,正确的行动方案也将变得清晰。IT 支持工单和保险索赔将归入案例工作流程,因为一开始处理人员不确定他们要采取什么行动,也不知道结果将是什么。

概述工作流程可以提高可见性和加强监督,从而提高责任感并降低项目风险。记录流程信息有助于确保能够可靠地完成和重复执行工作。这意味着企业能够更好地衡量其能力和实力,使工作流程成为业务流程管理中极为重要的工具。

工作流程的历史

由波兰工程师 Karol Adamiecki 发明的叫做 harmonogram(波兰语,时间表)的图表被认为是工作流程管理系统的最早形式之一。harmonogram 图表使用纸条概述操作,这些纸条记录了流程中的下一个任务和上一个任务。这些纸条上附有纸标签,用于衡量完成它们所需的时间,每个纸标签代表一个时间单位。

为了更加形象化,设想一个 Excel 文件。Excel 文件的每一行充当 harmonogram 图表的纸标签,用于指示时间量;Excel 文件的每一列代表工作流程中的不同任务。具有五个任务的流程需要五个列或五个选项卡。如果每个任务花费 2 小时,我们可以这样展示:标记 A 列中的单元格 1 和 2,标记 B 列中的单元格 3 和 4,标记 C 列中的单元格 5 和 6,标记 D 列中的单元格 7 和 8,以及标记 E 列中的单元格 9 和 10。这将告诉我们,完成全部五个任务共需要 10 个小时。

通过映射完成所有任务所需的每个必要事件和时间,Adamiecki 可以为经理提供总生产时间的准确估算。生产更新将指示相对于已完成工作量的剩余工作量,来提供损失的时间量的概况。如果有纸条落后于预测,这些纸条将突出显示,并注有符号和说明延迟原因的文字。项目完成后,Adamiecki 建议经理对完成的 harmonogram 图表拍照,并在将来的计划中考虑已完成工作的进度。

harmonogram 图表早在 1896 年就在波兰进行了改编,使化工厂、金属轧制厂、农业和采矿业的产量增加了 100 - 400%。1903 年,Adamiecki 向位于 Ekaterinoslaw 的俄罗斯工程师协会呈递了他的案例研究结果,但是直到 1931 年,他的图表才被出版,即使在那时也只是在波兰出版。这意味着甘特图已被更广泛地认可为工作流程模板的基础。

Henry Gantt 在 1910 年至 1915 年之间设计了以他的名字命名的图表,尽管 1912 年 Hermann Schürch 也发表了类似的设计,当时人们普遍认为他的工作成果不值得关注。甘特图展示的是需要完成的任务、每个任务的负责人以及完成每个任务所需的时间。他们对工作流程的图形表示与 harmonogram 图表略有不同,他们垂直显示任务,并使用水平条表示任务持续时间、里程碑和依赖关系。许多时间线模板都采用了这种表示方式,并且在当今非常普遍。

这些年来,工作流程管理软件越来越受欢迎,并且行业特定的工作流程工具也越来越多。

工作流程示例

员工入职 

新员工的入职流程通常是一个多阶段且跨职能的流程。它可能涉及档案管理注意事项,还可能要求有法律约束力的签名。入职工作流程的一个元素可能如下所示:

  • 第一步:人力资源经理向所有新员工发送一封附有入职文件的欢迎电子邮件
  • 第二步:新员工阅读欢迎电子邮件并打开附加文件
  • 第三步:新员工签署工作合同并发回给人力资源部
  • 第四步:人力资源部处理和存储文件

该工作流程中的每个步骤既是潜在的瓶颈,也是改进流程的机会。为确保人力资源经理能够为新员工提供他们所需的一切,人力资源经理可以考虑创建与员工的经理共享的共享文件夹。该文件夹可以包含新员工的所有相关文件,而且人力资源经理不再需要提出请求来获取这些文件。

发送给新员工的文件可以从受密码保护的链接进行接收,也可以只向团队成员提供查看权限,以确保文件安全。法律文件可以通过 HelloSign 进行处理并提供电子签名,还有允许人力资源经理甚至自动执行欢迎电子邮件流程的工具。

制作视频营销活动

客户和代理商关系可能会遇到具有以下要求的工作流程:

  • 第一步:公司品牌经理提出并告知任务指示
  • 第二步:代理商的客户经理接受任务指示、制作请求的视频,然后发送给品牌经理进行审核
  • 第三步:品牌经理与利益相关者分享他们的反馈
  • 第四步:客户经理根据反馈进行修改并交付最终文件

该项目工作流程主要关于发送长视频内容协作,这可能是常见的痛点。使用 Dropbox 可以使这些流程更加无缝,从而使用户可以快速发送大文件而无需压缩。用户还可以在视频的特定时间点留下特定时间点评论,从而提供清晰准确的反馈,最终产出更好的产品。

即席项目管理

与客户建立伙伴关系时,可能需要超出项目的初始范围来处理项目,还可能会提出其他新任务的请求。尽管无法针对意料之外的事情优化工作流程,但是却可以采取许多措施来确保妥善处理无法预料的请求。

借助已建立的文档管理程序,即席请求可以预先定义了利益相关者已经可以访问的可交付物。通过使用 Dropbox 存储可交付物,对文件所做的任何更改会自动同步,并且您无需担心拥有的是否是工作资料的最新版本。

如果您已经在使用 Dropbox Paper 记载会议记录,那么外加请求的任务管理将是小菜一碟。只需向项目经理加注请求和建议的截止日期,就大功告成了。Paper 甚至会发送自动提醒,以确保每个人都跟上进度。

流程绘制工作流程

创建您自己的工作流程图时,务必要记录流程的准确表示,并忽略罕见情况和例外情况。如果某个流程涉及团队成员,最好让该流程的执行人员提供他们的意见,因为他们的见解非常宝贵。

虽然流程工作流程绘制起来可能最容易,但是也不应忽略案例工作流程和项目工作流程。在这些情况下,请考虑为最常完成的案例和项目创建工作流程,因为最能在这些案例和项目中感受到流程优化的最大收益。

最初的工作流程并不完美,这没有什么可丢脸的。练习的目的在于找出改进空间,让每个新的工作流程版本都比上一个版本更好。记录流程只是第一步,但却很关键。由于总体上工作流程软件或技术的新发展可能会为增长提供新的机会,因此这一过程可能没有止境。

Dropbox 及其不断增长的集成意味着您可以通过非常多的方式来改进工作流程。即使小小的生活质量改善(例如从一个集成文件夹中的多个程序查看文件)也可能会对您执行任务的方式产生巨大影响。无论您是独自一人完成项目,还是作为国际化团队的一员处理项目,只有在工作过程中使用 Dropbox 才可以改进您的工作方式。

发现更有效的团队协作方式。

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