O que é fluxo de trabalho e como organizá-lo?

Colha as recompensas de um processo de fluxo de trabalho refinado com este guia detalhado de gerenciamento de fluxo de tarefas.

Imagem decorativa

O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é um esboço da sequência de eventos necessários para realizar uma tarefa. As etapas do fluxo de trabalho ditam os processos de negócios por meio da organização sistemática de recursos e descrevem o caminho que leva as tarefas de "ainda não iniciadas" a "concluídas."

Alguns fluxos de trabalho são mais fáceis de documentar do que outros e normalmente podem ser categorizados em três tipos principais: processo, projeto e caso.

Os fluxos de trabalho de processo podem ser completamente esboçados desde a primeira etapa. Esse tipo de fluxo de trabalho descreve bem a fabricação de automóveis. As tarefas são previsíveis e padronizadas com pouco espaço para variação.

Os fluxos de trabalho de projeto são semelhantes aos fluxos de trabalho de processo, mas oferecem mais espaço para flexibilidade. Eles funcionam mais como soluções personalizadas em vez de uma abordagem única. Um exemplo disso seria um artista recebendo comissões para pinturas. Embora o artista saiba que no final de cada projeto, ele terá criado uma pintura, ele pode esperar que o processo varie dependendo do que está pintando.

Os fluxos de trabalho de caso podem variar muito dependendo das circunstâncias da solicitação, com o curso certo de ação se tornando aparente à medida que mais informações são coletadas. Os tickets de atendimento de TI e as reivindicações de seguro cairiam em fluxos de trabalho de casos, pois, no início, os envolvidos não terão certeza sobre a ação que precisarão tomar ou sobre qual será o resultado.

Esboçar um processo de fluxo de trabalho pode aumentar a responsabilidade e reduzir o risco do projeto, fornecendo maior visibilidade e supervisão. A documentação das informações do processo ajuda a garantir que o trabalho possa ser concluído e repetido de forma confiável. Isso significa que as empresas são capazes de medir melhor seus recursos e capacidade, tornando os fluxos de trabalho uma ferramenta incrivelmente importante no gerenciamento de processos empresariais.

O histórico dos fluxos de trabalho

O harmonograma, inventado pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, é creditado como sendo uma das primeiras formas conhecidas de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. O harmonograma descreve operações com tiras de papel que anotam a tarefa seguinte e anterior no processo. Guias de papel foram anexadas a essas tiras para medir o tempo necessário para concluí-las, com cada guia representando uma unidade de tempo.

Para visualizar isso, imagine um arquivo do Excel. Cada linha do Excel serve como abas de papel do harmonograma para indicar uma quantidade de tempo, e cada coluna do Excel representa uma tarefa diferente no fluxo de trabalho. Um processo com cinco tarefas exigirá cinco colunas ou abas. Se cada tarefa leva 2 horas, podemos demonstrar isso marcando as células 1 e 2 na coluna A, 3 e 4 na B, 5 e 6 na C, 7 e 8 na D e 9 e 10 na E. Isso nos mostrará que deve levar 10 horas no total para completar todas as cinco tarefas.

Ao mapear cada evento e o tempo necessário para que todos fossem concluídos, Adamiecki pôde fornecer aos gerentes uma estimativa precisa de seu tempo total de produção. As atualizações de produção indicaram a quantidade de trabalho restante em relação ao montante concluído, fornecendo uma visão geral da quantidade de tempo perdido. As tiras que não atingiram a previsão foram marcadas com sinais e letras descrevendo os motivos do atraso. Após a conclusão do projeto, Adamiecki incentivou os gestores a tirar uma foto do harmonograma acabado e a considerar a progressão das tarefas concluídas em planos futuros.

O harmonograma foi adaptado na Polônia em 1896 e gerou aumentos na produção de 100 a 400% em fábricas químicas, laminadores de metal, agricultura e mineração. Adamiecki apresentou os resultados de seus estudos de caso para a Sociedade de Engenheiros Russos em Ekaterinoslaw em 1903, no entanto, seu gráfico não foi publicado até 1931 e mesmo assim, isso só foi feito em polonês. Isso significa que os gráficos de Gantt se tornaram muito mais reconhecidos como bloco de construção para modelos de fluxo de trabalho.

Henry Gantt projetou os gráficos que levam seu nome entre 1910 e 1915, embora projetos semelhantes também tenham sido publicados em 1912 por Hermann Schürch, cujo trabalho geralmente não foi considerado digno de nota na época. Os gráficos de Gantt demonstram as tarefas que precisam ser concluídas, as pessoas responsáveis por cada tarefa e o tempo necessário para que cada tarefa seja concluída. Eles visualizam fluxos de trabalho de forma ligeiramente diferente dos harmonogramas, exibindo tarefas verticalmente e usando barras horizontais para representar a duração da tarefa, marcos e dependências. Muitos modelos de linha do tempo adotaram essa visão que é muito comum hoje.

Ao longo dos anos, o software de gerenciamento de fluxo de trabalho aumentou em popularidade, e as ferramentas de fluxo de trabalho específicas do setor ficaram prontamente disponíveis.

Exemplos de fluxo de trabalho

Integração de funcionários 

O processo de integração para novos funcionários é, muitas vezes, um processo com múltiplas etapas e multifuncional. Espera-se que venha acompanhado de considerações de gerenciamento de documentos, bem como o pedido de assinaturas juridicamente vinculativas. Um elemento do fluxo de trabalho de integração pode ter a seguinte aparência:

  • Etapa um: o gerente de RH envia um e-mail de boas-vindas com documentos de integração para todos os novos contratados
  • Etapa dois: novo contratado lê o e-mail de boas-vindas e abre documentos anexados
  • Etapa três: novo contratado assina o contrato de trabalho e envia de volta para o RH
  • Etapa quatro: o RH processa e armazena documentação

Cada etapa do fluxo de trabalho é um gargalo potencial e uma oportunidade para refinar o processo. Para garantir que os gerentes de RH forneçam aos novos contratados tudo o que precisam, vale a pena considerar a criação de uma pasta compartilhada com o gerente da pessoa contratada. Essa pasta pode conter todos os arquivos relevantes para um iniciante, e o gerente de RH não precisará solicitá-los.

O novo contratado pode receber arquivos por um link protegido por senha ou com permissões de visualização disponíveis apenas para os membros da equipe para garantir a segurança do arquivo. Documentos jurídicos podem ser processados pelo HelloSign e receber uma assinatura eletrônica, e existem ferramentas disponíveis que permitem ao gerente de RH automatizar o próprio e-mail de boas-vindas.

Desenvolver uma campanha de vídeo

Relacionamentos de clientes e agências podem enfrentar fluxos de trabalho que exigem:

  • Etapa um: o gerente de marca da empresa irá criar e compartilhar um resumo
  • Etapa dois: o gerente de conta da agência irá fazer um brief, criar o vídeo solicitado e enviar ao gerente de marca para revisão
  • Etapa três: o gerente de marca irá compartilhar os documentos com as partes interessadas para reunir feedback
  • Etapa quatro: o gerente de contas irá fazer edições de acordo com o feedback e entregar o arquivo final

Este fluxo de trabalho do projeto gira em torno do envio de vídeos longos e colaboração de conteúdo que podem ser pontos problemáticos comuns. Esses processos, em particular, poderiam ser mais fáceis com a utilização do Dropbox, o que permitiria que os usuários enviassem arquivos grandes rapidamente e sem compactação. Os usuários também seriam capazes de deixar comentários baseados no tempo em pontos específicos do vídeo, proporcionando um feedback claro e preciso, resultando em um produto final melhor.

Gestão ad hoc de projetos

Ao se envolver em uma parceria com o cliente, os projetos podem exigir trabalho fora de seu escopo inicial e podem surgir solicitações adicionais para novas tarefas. Embora a otimização de um fluxo de trabalho para o inesperado seja impossível, há uma série de etapas que podem ser seguidas para garantir uma boa abordagem às solicitações imprevistas.

Com os procedimentos de gerenciamento de documentos estabelecidos, as solicitações ad hoc podem ter uma área predefinida para entrega à qual as partes interessadas já terão acesso. Ao usar o Dropbox para armazenar suas entregas, todas as alterações feitas nos arquivos serão sincronizadas automaticamente, e você nunca precisará se preocupar em ter a versão mais atualizada do seu trabalho.

Se você já está escrevendo suas notas de reunião com o Dropbox Paper, o gerenciamento de tarefas para solicitações adicionais é simples. Basta marcar o gerente de projeto com uma solicitação, uma sugestão de prazo e pronto. O Paper envia até lembretes automáticos para ajudar a garantir que todos sigam os prazos.

Fluxos de trabalho de mapeamento de processos

Ao criar seus próprios diagramas de fluxo de trabalho, é importante documentar uma representação precisa do seu processo e ignorar casos raros e exceções. Se um processo envolve membros da equipe, é melhor que as pessoas que o executam forneçam suas contribuições, pois seus insights são inestimáveis.

Embora os fluxos de trabalho de processo possam ser os mais fáceis de mapear, os fluxos de trabalho de caso e projeto não devem ser ignorados. Nesses casos, considere criar fluxos de trabalho para os casos e projetos mais comumente concluídos, pois é aqui que os maiores benefícios da otimização de processos serão sentidos.

Não há problema em seu fluxo de trabalho inicial não ser um processo perfeito. O objetivo do exercício é identificar áreas de melhoria e tornar cada nova iteração de fluxo de trabalho melhor do que a última. Documentar o processo é apenas o primeiro passo, mas muito importante. Sem dúvida, não há fim para esse processo, pois novos desenvolvimentos em software ou tecnologia de fluxo de trabalho como um todo podem proporcionar novas oportunidades de crescimento.

O Dropbox tem um crescente número de integrações, e isso significa que há inúmeras maneiras de refinar seu fluxo de trabalho. Mesmo pequenas melhorias de qualidade de vida, como visualizar arquivos de vários programas em uma pasta integrada, podem ter um enorme impacto na maneira como você realiza suas tarefas. Se você está trabalhando em um projeto sozinho ou como parte de uma equipe internacional, sua maneira de trabalhar só pode ser aprimorada conectando o Dropbox ao seu processo.

Descubra uma maneira melhor de trabalhar em conjunto.

Introdução ao Dropbox Business