La gestión de los flujos de trabajo, a fondo

Saca partido a los flujos de trabajo bien planteados con esta guía detallada para aprender a gestionarlos.

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¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un esquema de la secuencia de eventos que hay que seguir para llevar a cabo una tarea. Sus diferentes pasos dictan los procesos empresariales a través de la organización sistemática de los recursos. También describen el camino que hay que seguir para que una tarea pase de estar sin empezar a completarse.

Algunos flujos de trabajo son más fáciles de documentar que otros y suelen clasificarse en tres tipos principales: proceso, proyecto y caso.

Los flujos de trabajo de proceso se pueden definir completamente desde el primer paso. Este tipo se corresponde bastante bien con el proceso de fabricación de automóviles, donde las tareas son predecibles y estandarizadas, y hay poco espacio para la variación.

Los flujos de trabajo de proyecto se asemejan a los de proceso, pero son más flexibles. Funcionan como soluciones personalizadas en lugar de como un enfoque único capaz de adaptarse a todo. Por ejemplo, se correspondería con el caso de un artista que acepta encargos para pintar cuadros. Aunque el artista sabe cuál es el resultado final de todos sus proyectos —haber pintado un cuadro—, puede esperar que el proceso varíe dependiendo de lo que vaya a pintar.

Los flujos de trabajo de caso pueden cambiar mucho en función de las circunstancias de la solicitud, ya que el curso de acción correcto se hace evidente a medida que se reúne más información. Las solicitudes de asistencia de TI y la gestión de reclamaciones de seguros entrarían dentro de esta categoría, ya que, al principio, los implicados no estarán seguros de la acción que tienen que realizar o de cuál será el resultado.

Si definimos bien un proceso de flujo de trabajo, podemos conseguir que aumente la responsabilidad y se reduzcan los riesgos del proyecto al proporcionar una mayor visibilidad y supervisión. Documentar la información del proceso ayuda a garantizar que el trabajo pueda completarse y repetirse de forma fiable. Así, las empresas puedan medir mejor su capacidad y habilidades, lo cual convierte a los flujos de trabajo en una herramienta increíblemente importante para la gestión de procesos de negocio.

La historia de los flujos de trabajo

El armonograma, inventado por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, se considera una de las primeras formas conocidas de sistema de gestión de flujos de trabajo. El armonograma describía las operaciones con tiras de papel que indicaban cuáles eran las tareas siguiente y anterior en el proceso. A estas tiras, se les adjuntaban pestañas de papel para medir el tiempo necesario para completarlas, y cada pestaña representaba una unidad de tiempo.

Para visualizarlo, imagina un archivo de Excel. Cada fila de Excel es una de las fichas de papel del armonograma — indican una cantidad de tiempo— y cada columna de Excel representa una tarea diferente en el flujo de trabajo. Para un proceso con cinco tareas hacen falta cinco columnas o pestañas. Si para cada tarea se necesitan 2 horas, podemos indicarlo marcando las celdas 1 y 2 en la columna A, 3 y 4 en la B, 5 y 6 en la C, 7 y 8 en la D, y 9 y 10 en la E. Esto nos indicará que deberíamos tardar 10 horas en total en completar las cinco tareas.

Al mapear cada una de las tareas que hay que llevar a cabo y el tiempo necesario para que todas ellas se completen, Adamiecki era capaz de proporcionar a sus gerentes una estimación precisa del tiempo total de producción. Las actualizaciones de producción indicarían la cantidad de trabajo restante en relación con la cantidad completada, proporcionando una visión general de la cantidad de tiempo perdido. Si se retrasaran en las previsiones, las tiras se destacarían con carteles y letras que describieran los motivos del retraso. Al finalizar el proyecto, Adamiecki animaba a los directivos a hacer una foto del armonograma terminado y a tener en cuenta la progresión de los trabajos completados en los planes futuros.

El armonograma se empezó a utilizar en Polonia a partir del 1896 y provocó aumentos en la producción de entre un 100 y un 400 % en plantas químicas, fábricas de bobinado de metal, agricultura y minería. Adamiecki presentó los resultados de sus estudios de caso a la Sociedad de Ingenieros Rusos en Ekaterinoslaw en 1903. Sin embargo, su gráfico no se publicó hasta 1931 e incluso entonces, solo se hizo en polaco. Esto hizo que los diagramas de Gantt se hicieran mucho más conocidos como base para las plantillas de flujo de trabajo.

Henry Gantt diseñó sus diagramas homónimos entre 1910 y 1915, aunque Hermann Schürch también publicó diseños similares en 1912, cuyo trabajo no se consideraba generalmente digno de mención en la época. Los diagramas de Gantt indican las tareas que se deben completar, las personas responsables de cada tarea y el tiempo necesario para completar cada tarea. Permiten visualizar los flujos de trabajo de forma ligeramente diferente a los armonogramas, mostrando las tareas en vertical y utilizando barras horizontales para representar la duración de las tareas, los hitos y las dependencias. Muchas plantillas de líneas de tiempo han adoptado este punto de vista y hoy en día se utiliza mucho.

A lo largo de los años, el software de gestión del flujo de trabajo se ha hecho más popular y es fácil disponer de herramientas de flujo de trabajo específicas para cada sector.

Ejemplos de flujos de trabajo

Incorporación de empleados 

El proceso de incorporación de nuevos empleados suele tener varias fases y ser multifuncional. Puede incluir, por ejemplo, tanto la gestión de documentos como la necesidad de firmar documentación legalmente vinculante. En este caso, el flujo de trabajo podría ser así:

  • Primer paso: El responsable de RR. HH. envía un correo electrónico de bienvenida con los documentos de incorporación a todos los nuevos contratados.
  • Segundo paso: La persona que está a punto de incorporarse a la empresa lee el correo electrónico de bienvenida y abre los documentos adjuntos.
  • Tercer paso: El nuevo empleado firma el contrato de trabajo y lo envía de vuelta a RR. HH.
  • Cuarto paso: RR. HH. procesa y almacena la información.

Cada paso del flujo de trabajo puede tanto bloquear el proceso como convertirse una gran oportunidad para redefinirlo. Para asegurarse de que los responsables de RR. HH. facilitan a los nuevos empleados todo lo que necesitan, podrían plantearse crear una carpeta compartida con el responsable de la contratación. Esta carpeta puede contener los archivos más importantes para el nuevo empleado y ahorrarle al responsable de RR. HH. el paso de solicitarlos.

Los archivos enviados al nuevo empleado podrían transferirse a través de un enlace protegido con contraseña o con permisos de lectura solo disponibles para los miembros del equipo a fin de garantizar la seguridad de los archivos. Los documentos legales podrían procesarse a través de HelloSign y formalizarse con una firma electrónica. Además, hay herramientas disponibles que hasta permitirían al responsable de RR. HH. automatizar el correo electrónico de bienvenida.

Desarrollar una campaña de publicidad en vídeo

Las relaciones entre clientes y agencias pueden presentar flujos de trabajo que requieran lo siguiente:

  • Primer paso: El responsable de marca de la empresa crea y comparte un briefing.
  • Segundo paso: El responsable de la cuenta de la agencia lee el briefing, crear el vídeo solicitado y se lo envía al gerente de marca para que lo revise.
  • Tercer paso: El responsable de la marca lo comparte con las partes interesadas para que den su opinión.
  • Cuarto paso: El responsable de la cuenta realiza las modificaciones según los comentarios recibidos y entrega el archivo final.

Todo este flujo de trabajo del proyecto gira en torno al envío de vídeos largos y a la colaboración en torno al contenido. Ambos puntos pueden ser problemáticos. Estos procesos en particular podrían ser más fluidos al trabajar con Dropbox, lo que permitiría a los usuarios enviar archivos grandes rápidamente y sin necesidad de comprimirlos. Además, esto también les facilitaría dejar comentarios por tiempo en fragmentos específicos del vídeo, de forma que obtuvieran comentarios claros y precisos y se mejorara el producto final.

Gestión de proyectos ad hoc

Al asociarte con un cliente, puede que los proyectos te exijan llevar a cabo tareas que no estaban contempladas en un principio y que surjan solicitudes adicionales para tareas nuevas. Aunque optimizar un flujo de trabajo para lo inesperado es imposible, hay una serie de pasos a seguir para asegurarte de que puedes gestionar este tipo de peticiones imprevistas de la mejor manera posible.

Si se establecen procedimientos de gestión de documentos, las solicitudes ad hoc pueden tener un área predefinida para la entrega a la que las partes interesadas ya tendrán acceso. Al utilizar Dropbox para almacenar tus entregas, cualquier cambio realizado en los archivos se sincroniza automáticamente, de modo que nunca más tendrás que preocuparte por si tienes la versión más actualizada de tu trabajo.

Si ya utilizas Dropbox Paper para tomar notas durante las reuniones, la gestión de tareas vinculada a estas nuevas solicitudes es muy sencilla. Solo tienes que etiquetar al gestor de proyecto correspondiente en la tarea en cuestión y proponer una fecha de entrega. Paper incluso envía recordatorios automáticos para ayudar a garantizar que todo esté al día.

Flujos de trabajo de mapeo de procesos

Al crear tus propios diagramas de flujo de trabajo, es importante documentar una representación precisa de tu proceso e ignorar casos y excepciones poco comunes. Si un proceso implica a otros miembros del equipo, lo mejor es que las personas que se encargan de llevarlo a cabo puedan aportar su opinión, ya que su visión es muy valiosa.

Si bien es cierto que los flujos de trabajo de procesos son más fáciles de mapear que los flujos de trabajo de caso o proyecto, estos últimos no se deben ignorar. En estas situaciones, hay que considerar la posibilidad de crear flujos de trabajo para los casos y proyectos que se suelen completar más a menudo porque así es como se aprovechan al máximo las ventajas de optimizar el proceso.

No pasa nada si tu flujo de trabajo inicial no es un proceso perfecto. El objetivo de todo esto es identificar posibilidades de mejora y hacer que cada nueva iteración del flujo de trabajo sea mejor que la anterior. Documentar el proceso es solo el primer paso, pero es un paso muy importante. Podría decirse que esto nunca se acaba, ya que los nuevos avances en el software de flujo de trabajo o en la tecnología en general pueden ofrecer constantemente nuevas oportunidades de crecimiento.

Dropbox y su creciente número de integraciones demuestran que hay innumerables formas de perfeccionar tu flujo de trabajo. Nos referimos incluso a pequeñas mejoras que te facilitan la vida como, por ejemplo, la posibilidad de ver archivos de varios programas en una carpeta integrada, lo cual puede tener un gran impacto en la forma en que realizas tus tareas. Tanto si trabajas en un proyecto solo como si formas parte de un equipo internacional, con Dropbox en tu proceso, tu forma de trabajar solo puede ir a mejor.