Wat is een workflow?
Een workflow is een overzicht van opeenvolgende gebeurtenissen die nodig zijn voor het uitvoeren van een taak. De stappen van een workflow schrijven de bedrijfsprocessen voor aan de hand van een systematische organisatie van middelen. Daarnaast beschrijven ze het traject dat taken van 'nog niet gestart' naar 'voltooid' brengt.
Sommige workflows zijn makkelijker vast te leggen dan andere. De meeste kunnen in drie hoofdtypen worden onderverdeeld: proces, project en casus.
Procesworkflows kunnen vanaf de allereerste stap volledig worden afgebakend. Dit type workflow geeft een goede beschrijving van het autoproductieproces. Taken zijn voorspelbaar en gestandaardiseerd, waarbij weinig ruimte is voor variatie.
Projectworkflows lijken op procesworkflows, maar geven meer ruimte voor flexibiliteit. Dit type workflow biedt meer op maat gemaakte oplossingen in plaats van een ongedifferentieerde aanpak. Een voorbeeld hiervan is een kunstenaar die in opdracht schilderijen maakt. Hoewel de kunstenaar weet dat deze het eind van elk project een schilderij heeft gemaakt, is het tussenliggende proces afhankelijk van wat er wordt geschilderd.
Casusworkflows zijn enorm variabel en afhankelijk van de omstandigheden van het verzoek. De juiste aanpak wordt duidelijker naarmate er meer informatie is verzameld. Voorbeelden van casusworkflows zijn IT-supporttickets en verzekeringsclaims, omdat de betrokkenen in het begin niet precies weten welke handeling ze moeten verrichten of wat het resultaat zal zijn.
De afbakening van een workflowproces kan de aansprakelijkheid vergroten en projectrisico's verkleinen door meer zichtbaarheid en overzicht te bieden. Als je procesinformatie vastlegt, kun je ervoor zorgen dat werkzaamheden op betrouwbare wijze worden voltooid en herhaald. Dit biedt bedrijven de mogelijkheid een betere inschatting te maken van hun mogelijkheden en capaciteit. Daarom vormen workflows een zeer belangrijk hulpmiddel voor het zakelijke procesmanagement.
De geschiedenis van workflows
Het harmonogram is ooit bedacht door de Poolse ingenieur Karol Adamiecki en wordt beschouwd als een van de eerste workflowbeheersystemen. In het harmonogram werden werkzaamheden weergegeven met papieren stroken die de volgende en vorige taak in het proces aangaven. Aan deze stroken werden papieren tabbladen bevestigd om te meten hoeveel tijd de voltooiing van de taak in beslag nam, waarbij elk tabblad een tijdseenheid aangaf.
Stel je een Excel-bestand voor om dit te visualiseren. Elke Excel-rij is een papieren tabblad van het harmonogram dat de tijdsduur aangeeft en elke Excel-kolom vertegenwoordigt een andere taak in de workflow. Voor een proces met vijf taken zijn vijf kolommen nodig. Als elke taak 2 uur duurt, kunnen we dit aantonen door de cellen 1 en 2 in kolom A, 3 en 4 in B, 5 en 6 in C, 7 en 8 in D, en 9 en 10 in E te markeren. Hieruit kunnen we opmaken dat het voltooien van alle vijf de taken in totaal 10 uur duurt.
Door het in kaart brengen van elke noodzakelijke gebeurtenis en de benodigde tijd voor het voltooien van alle taken, kon Adamiecki managers een nauwkeurige inschatting geven van hun totale productietijd. Productie-updates zouden de hoeveelheid resterende werk aangeven in verhouding tot de voltooide hoeveelheid, waardoor een overzicht wordt gegeven van de hoeveelheid verloren tijd. Als er vertraging werd opgelopen, werden de stroken uitgelicht met symbolen en letters om de reden van de vertraging aan te duiden. Na voltooiing van het project moedigde Adamiecki managers aan om een foto van het voltooide harmonogram te maken en bij het opstellen van toekomstige plannen rekening te houden met de voortgang van deze voltooide taken.
Het harmonogram werd in Polen al in 1896 toegepast en zorgde voor een productiestijging van 100 - 400% in chemische fabrieken, metaalwalserijen, landbouw en mijnbouw. Adamiecki presenteerde de resultaten van zijn casestudy's in 1903 aan de Society of Russian Engineers in Ekaterinoslaw, maar zijn grafiek werd pas in 1931 en alleen in het Pools gepubliceerd. Dit heeft ertoe geleid dat Gantt-grafieken in een veel bredere zin als een bouwsteen voor workflowsjablonen worden beschouwd.
Henry Gantt ontwierp zijn gelijknamige grafieken tussen 1910 en 1915. Hermann Schürch publiceerde in 1912 soortgelijke ontwerpen, maar men vond zijn werk destijds niet noemenswaardig. Gantt-grafieken bieden een overzicht van de taken die moeten worden voltooid, de mensen die voor elke taak verantwoordelijk zijn en de tijd die ervoor nodig is om elke taak te voltooien. In deze grafieken worden workflows net iets anders gevisualiseerd dan in harmonogrammen. Taken worden verticaal weergegeven en de tijdsduur van een taak, mijlpalen en afhankelijkheden worden met een horizontale balk aangeduid. Deze weergave is door vele tijdlijnsjablonen overgenomen en wordt vandaag de dag als gangbaar beschouwd.
In de loop der jaren is de populariteit van software voor workflowbeheer toegenomen en zijn er talloze branchespecifieke workflowtools verkrijgbaar.
Voorbeelden van workflows
Onboarding van medewerkers
De onboarding van nieuwe medewerkers is vaak een multifunctioneel proces dat uit meerdere fasen bestaat. Dit proces brengt waarschijnlijk overwegingen omtrent documentbeheer met zich mee, evenals verzoeken om juridisch bindende handtekeningen. Een van de onderdelen van de workflow voor onboarding zou er als volgt kunnen uitzien:
- Stap één: de HR-manager verstuurt naar alle nieuwe medewerkers een welkomstmail met onboardingdocumenten
- Stap twee: de nieuwe medewerker leest de welkomstmail en opent de bijgevoegde documenten
- Stap drie: de nieuwe medewerker ondertekent de arbeidsovereenkomst en stuurt deze terug naar HR
- Stap vier: HR verwerkt en archiveert de documenten
Elke stap van de workflow vormt zowel een mogelijk knelpunt als een kans om het proces te verfijnen. HR-managers kunnen overwegen een gedeelde map te maken met de manager van de nieuwe medewerker, zodat ze de nieuwe medewerkers van alle benodigdheden voorzien. In deze map kunnen alle belangrijke bestanden voor nieuwe medewerkers worden bewaard, zodat de HR-manager er niet om hoeft te vragen. Zorg dat elk proces dat de nieuwe medewerker moet doorlopen, helder is met een schermopnamevideo, waarin elke stap wordt uitgelegd.
De bestanden kunnen naar de nieuwe medewerker worden verzonden via een met een wachtwoord beveiligde link of met een alleen-lezenmachtiging die alleen voor teamleden beschikbaar is om de bestandsbeveiliging te waarborgen. Juridische documenten kunnen via Dropbox Sign worden verwerkt en van een elektronische handtekening worden voorzien. Daarnaast zijn er tools beschikbaar waarmee de HR-manager zelfs de welkomstmail kan automatiseren.
Een videocampagne ontwikkelen
Voor de relatie met klanten en bureaus kunnen workflows nodig zijn die aan de volgende vereisten voldoen:
- Stap één: een zakelijke merkmanager stelt een briefing op en deelt deze
- Stap twee: de accountmanager van de instelling ontvangt de briefing, maakt de gevraagde video en stuurt deze ter beoordeling naar de merkmanager
- Stap drie: de merkmanager deelt de video met belanghebbenden en vraagt om hun feedback
- Stap vier: de accountmanager brengt op basis van de feedback aanpassingen aan en levert het definitieve bestand aan
Deze projectworkflow richt zich op het verzenden van lange video's en de samenwerking aan materiaal , wat veelvoorkomende pijnpunten kunnen zijn. Deze specifieke processen kunnen naadlozer worden gemaakt door met Dropbox te werken, waarmee gebruikers snel ongecomprimeerde grote bestanden kunnen verzenden . Gebruikers kunnen op bepaalde punten in de video ook opmerkingen met tijdcodes achterlaten. Zo is de feedback duidelijk en nauwkeurig, wat een beter eindproduct oplevert.
Ad-hocprojectmanagement
Als je met een klant samenwerkt, kan het voorkomen dat er werkzaamheden moeten worden verricht die buiten het oorspronkelijke bereik van het project vallen of dat er zich aanvullende verzoeken voor nieuwe taken voordoen. Hoewel het onmogelijk is om een workflow voor onverwachte situaties te optimaliseren, kun je een aantal stappen doorlopen om ervoor zorgen dat onvoorziene verzoeken goed worden afgehandeld.
Dankzij vastgestelde procedures voor documentenbeheer worden ad-hocverzoeken verzameld op een vooraf gedefinieerde plek, waartoe belanghebbenden toegang hebben. Door voor je geleverde werk Dropbox te gebruiken, worden alle wijzigingen in bestanden automatisch gesynchroniseerd, zodat je je nooit meer hoeft af te vragen of je over de nieuwste versie van je werk beschikt.
Als je je vergaderingsnotulen al opschrijft in Dropbox Paper, is het taakbeheer voor aanvullende verzoeken eenvoudig. Tag simpelweg de projectmanager om een verzoek in te dienen en een einddatum voor te stellen. Paper stuurt zelfs automatische herinneringen om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft.
Workflows voor het in kaart brengen van processen
Bij het maken van je eigen workflowdiagrammen is het belangrijk om een nauwkeurige weergave van je proces vast te leggen en zeldzame gevallen en uitzonderingen buiten beschouwing te laten. Als er teamleden bij een proces zijn betrokken, kun je het best de mensen die het proces uitvoeren om input vragen, aangezien hun inzichten van onschatbare waarde zijn.
Hoewel procesmatige workflows het makkelijkst in kaart te brengen zijn, mogen casus- en projectworkflows niet uit het oog worden verloren. In dergelijke gevallen kun je overwegen om workflows te maken voor de meest voltooide casussen en projecten, omdat je hier de grootste voordelen van procesoptimalisatie zult vinden.
Je workflow hoeft niet meteen een perfect proces te zijn. De oefening is bedoeld om ruimte voor verbeteringen te ontdekken en elke nieuwe workflow beter te laten zijn dan de vorige. Het vastleggen van het proces is een eerste, maar belangrijke stap. Dit is waarschijnlijk een niet-aflatend proces, doordat nieuwe ontwikkelingen in workflowsoftware of de technologie als geheel nieuwe groeimogelijkheden kunnen bieden.
Dropbox beschikt over een groeiend aantal integraties waarmee je je workflow op talloze manieren kunt verfijnen. De manier waarop je je opdrachten uitvoert, kan enorm worden beïnvloed door de kleinste gemakken, zoals het bekijken van bestanden uit verschillende programma's in één geïntegreerde map. Je werkwijze kan alleen worden verbeterd door Dropbox in je proces te integreren, of je nu alleen of met een internationaal team aan een project werkt.
