Что такое поток работ?
Поток работ — это описание последовательности действий, необходимых для выполнения задачи. Этапы потока работ определяют бизнес-процессы путем систематической организации ресурсов и содержат описание пути выполнения задачи от момента, когда она еще не начата, до момента ее завершения.
Некоторые потоки работ легче документировать, чем другие, и их обычно можно разделить на три основных типа: процесс, проект и кейс.
Потоки работ в рамках процесса можно полностью описать, начиная с самого первого этапа. Этот тип потока работ можно представить на примере производства автомобилей. Задачи предсказуемы и стандартизированы. Они практически не оставляют пространства для вариаций.
Потоки работ в рамках проекта идентичны потокам работ в рамках процесса, но предполагают большую степень гибкости. Они представляют собой скорее индивидуальные концепции, чем универсальный подход. В качестве примера можно привести художника, который получает вознаграждение за картины. Художник знает, что по окончании каждого проекта будет создана картина, но процесс создания может варьироваться в зависимости от того, что именно он будет рисовать.
Потоки работ в рамках кейса могут существенно различаться в зависимости от особенностей запроса, и правильная последовательность действий вырисовывается по мере сбора информации. Запросы о помощи в ИТ-отдел и страховые иски относятся к потокам работ в рамках кейса, поэтому на начальном этапе участники процесса точно не знают, какие действия им нужно предпринять и какой результат они получат.
Описание потока работ может повысить подотчетность и снизить риски проекта за счет большей прозрачности и контроля. Документирование информации о процессах помогает обеспечить бесперебойное выполнение работы и ее повторяемость. Таким образом компаниям удобнее оценивать свои возможности и потенциал, что делает рабочие потоки невероятно важным инструментом для управления бизнес-процессами.
История развития графического представления потоков работ
Гармонограмма, которую изобрел польский инженер Кароль Адамецкий, считается одним из первых известных графических изображений системы управления потоками работ. На гармонограмме отображаются операции с помощью полосок бумаги, которые обозначают последовательно идущие задачи в процессе. К этим полоскам прикрепляются бумажные ярлыки для измерения времени, необходимого для выполнения данных задач, при этом каждый ярлык обозначает единицу времени.
Чтобы понять, что это такое, представьте себе файл Excel. Каждая строка в Excel — это аналог бумажного ярлыка для гармонограммы, где указано количество времени, а столбцы Excel представляют собой различные задачи в потоке работ. Для процесса с пятью задачами потребуется пять столбцов. Если на выполнение каждой задачи требуется 2 часа, мы отмечаем ячейки 1 и 2 в столбце А, 3 и 4 — в столбце B, 5 и 6 — в столбце С, 7 и 8 — в столбце D, 9 и 10 — в столбце E. Таким образом, мы видим, что выполнение всех пяти задач занимает 10 часов.
Отмечая каждое событие и время, необходимое для его выполнения, Адамецкий предоставлял менеджерам возможность точно оценить общее количество времени выполнения задачи. Обновления по выполнению задач показывали соотношение оставшегося и выполненного объема работ, а также позволяли увидеть, сколько времени было потеряно. Если на выполнение задач требовалось больше времени, чем планировалось, на полоски наносились знаки и буквы, указывающие на причины задержки. По завершении проекта Адамецкий предлагал менеджерам сфотографировать итоговый вариант гармонограммы и учитывать ход выполнения задач при дальнейшем планировании.
Гармонограммы применялись в Польше с 1896 года и обеспечили рост объемов производства со 100 до 400 % на химических предприятиях, металлургических заводах, в сельском хозяйстве и горнодобывающей промышленности. Адамецкий представил результаты анализа кейсов Обществу русских инженеров в Екатеринославе в 1903 году, но его схема так и не была опубликована до 1931 года, и даже тогда она была представлена только на польском языке. Вот почему диаграмма Ганта как шаблон для представления потока работ получила более широкое признание.
Генри Гант разработал свои диаграммы в период между 1910 и 1915 годами. И хотя аналогичные схемы были опубликованы Германом Шюрхом в 1912 году, в то время его работу не сочли заслуживающей внимания. На диаграммах Ганта демонстрируются задачи, которые необходимо выполнить, люди, ответственные за каждую задачу, и время, необходимое для выполнения каждой задачи. Рабочие процессы здесь визуально представлены иначе, чем в гармонограммах: задачи размещены по вертикали, а горизонтальные полосы используются для отображения времени выполнения задачи, ее этапов и взаимозависимостей. Этот принцип используется во многих шаблонах графиков работ и очень распространен сегодня.
С течением времени популярность программного обеспечения для управления потоками работ возрастала, а соответствующие инструменты для конкретных отраслей становились более доступными.
Примеры потоков работ
Адаптация новых сотрудников
Процесс адаптации новых сотрудников часто разбит на несколько этапов и является межфункциональным. Предполагается, что в нем предусмотрено не только управление документами, но и запросы на подписи, имеющие юридическую силу. Одна из составляющих процесса адаптации новых сотрудников может выглядеть так, как описано ниже.
- Первый этап: менеджер по персоналу отправляет приветственное письмо с соответствующими документами для приема на работу всем новым сотрудникам.
- Второй этап: новый сотрудник читает приветственное письмо и открывает прикрепленные документы.
- Третий этап: новый сотрудник подписывает трудовой договор и отправляет его обратно менеджеру по персоналу.
- Четвертый этап: менеджер по персоналу обрабатывает документацию и отправляет ее на хранение.
Каждый этап рабочего процесса может быть потенциальным препятствием и одновременно возможностью для усовершенствования этого процесса. Чтобы менеджеры по персоналу могли обеспечить новых сотрудников всем необходимым, им стоит подумать о создании общей папки вместе с руководителем, осуществляющим процедуру найма. В этой папке могут храниться все необходимые файлы для нового сотрудника, чтобы менеджеру по персоналу не приходилось их запрашивать. Убедитесь, что все процессы, которые нужно выполнить, понятны новому сотруднику, используя видео со снимками экрана с объяснением каждого шага.
Файлы, отправленные новому сотруднику, могут быть получены в виде защищенной паролем ссылки. Также может быть предоставлено разрешение на их просмотр участникам рабочей группы, которые гарантируют безопасность файлов. Юридические документы можно обрабатывать с помощью приложения Dropbox Sign с функцией электронной подписи. Также доступны инструменты, которые дают менеджеру по персоналу возможность автоматизировать рассылку приветственных писем.
Разработка видеокампании
Отношения клиента и агентства могут предполагать наличие потоков работ с нижеследующими этапами.
- Первый этап: бренд-менеджер компании создает краткую инструкцию и предоставляет к ней доступ.
- Второй этап: аккаунт-менеджер агентства получает инструкцию, создает запрашиваемое видео и отправляет бренд-менеджеру на рассмотрение.
- Третий этап: бренд-менеджер предоставляет видео заинтересованным лицам, чтобы получить от них отзывы.
- Четвертый этап: аккаунт-менеджер вносит правки в соответствии с полученными отзывами и отправляет окончательную версию файла.
Рабочие процессы в рамках проекта так или иначе связаны с такими моментами, как отправка длинных видеозаписей и совместная работа над содержимым, которые обычно являются слабыми сторонами. Однако эти процессы можно существенно упростить с помощью Dropbox, где пользователи могут быстро отправлять большие файлы, не сжимая их. Пользователи также могут оставлять комментарии с привязкой ко времени в определенных моментах видео, обеспечивая быструю и четкую обратную связь, которая позволяет получить более качественный конечный продукт.
Управление специальными проектами
При взаимодействии с клиентами работа по проекту может выходить за рамки первоначально оговоренного объема работ, а также могут возникать запросы на выполнение новых задач. Оптимизировать поток работ в случае непредвиденных обстоятельств невозможно, но можно предпринять ряд шагов для надлежащего рассмотрения непредвиденных запросов.
Благодаря установленным процедурам управления документооборотом специальные запросы поступают в отведенное для них место, к которому имеют доступ заинтересованные лица. Если вы используете Dropbox для хранения своей проектной документации, любые изменения в файлах будут автоматически синхронизироваться, и вы всегда получите самую последнюю версию ваших рабочих документов.
Если вы уже ведете протоколы совещаний в Dropbox Paper, то управлять задачами, которые связаны с дополнительными запросами, станет намного проще. Просто упомяните имя менеджера проекта и установите предполагаемый срок выполнения запроса. Кроме того, Paper отправляет автоматические напоминания, помогающие участникам процесса придерживаться установленного графика.
Картирование потоков работ
При создании собственной схемы потока работ важно задокументировать точное представление процесса, не обращая внимания на редкие и исключительные случаи. Если в процесс включены участники рабочей группы, нужно предоставить им возможность внести свой вклад, так как их точка зрения имеет неоценимое значение.
Легче всего картировать потоки работ в рамках процесса, но при этом не следует игнорировать потоки работ в рамках проекта и кейса. В таких случаях стоит рассмотреть возможность создания потоков работ для наиболее часто выполняемых кейсов и проектов, так как именно на этих примерах можно ощутить преимущества оптимизации процессов.
Не стоит стесняться того, что первая версия вашего потока работ будет неидеальной. Цель данного мероприятия — найти возможности для усовершенствования, чтобы каждое новое повторение потока работ было лучше прежнего. Документирование процесса — это только первый, но очень важный этап. В принципе, это бесконечный процесс, так как последние разработки в области программного обеспечения или технологий управления потоками работ предоставляют новые возможности для роста.
Растущее количество интегрированных в Dropbox инструментов означает, что существует еще множество способов усовершенствования ваших рабочих процессов. Даже незначительные улучшения, такие как возможность просмотра файлов, находящихся в общей папке, с помощью различных программ, могут оказывать огромное влияние на то, каким образом вы выполняете свою работу. Если вы работаете над проектом сами или в составе международной команды, подключение Dropbox к рабочему процессу может повысить эффективность вашей деятельности.
