Як ефективно працювати вдома
Оскільки сучасні офіси й робочі процеси все частіше включаються в єдиний інформаційний простір, можливість працювати вдома набирає популярності у всьому світі. Згідно з даними Global Workplace Analytics, лише в США 5 мільйонів людей працюють удома щонайменше 50% часу. Багато з них працюють так за власним вибором, однак раптовий перехід на роботу вдома без підготовки може бути страшним і навіть руйнівним. Якщо ви збираєтеся найближчим часом створити домашній офіс і стати віддаленим працівником, дуже важливо правильно організувати роботу від самого початку.
На перший погляд, робота вдома приносить переваги, про які всі мріють. Більше не потрібно добиратися до роботи, можна працювати в піжамі й обідати коли заманеться. Проте ветерани віддаленої роботи й фрилансери знають, що реальність далеко не така поблажлива й прекрасна. З організацією офісного ритму роботи вдома можуть виникнути великі труднощі. Наприклад, удома може не бути звичайного робочого столу або можна легко відволіктися на домашніх тварин, членів родини та прання. Також, коли ви працюєте вдома, може бути дуже складно відключитися від роботи. Так відбувається тому, що робота вдома може мати психологічний вплив на ваше життя, оскільки ваш дім тепер нерозривно пов’язаний із роботою. Однак завдяки правильним звичкам ви зможете досягти успіху в роботі вдома, відокремивши її від особистого життя.
Організуйте робочі та неробочі зони
Перш за все, вам потрібен правильний робочий простір. Хоча розслаблене сидіння в ліжку з портативним комп’ютером може здаватися привабливою ідеєю, насправді відсутність правильного робочого середовища може вплинути на вашу зосередженість. Визначте конкретний простір у будинку, який буде вашим офісом, де ви зможете по-справжньому зосередитися або заглибитися в роботу. Це може бути просто кут у спальні або навіть місце за кухонним столом, де ви зазвичай не сидите. Де б це не було, це має бути місце, яке ви зазвичай не використовуєте, щоб ви могли психологічно пов’язати цей простір із робочим настроєм, а не з відпочинком удома. Така організація може бути великою підмогою, коли потрібно влитися в робочий процес, а також відкласти роботу в кінці дня.
Переконайтеся, що маєте необхідне обладнання
Часто ми не думаємо про обладнання, доки не опиняємося на дивані з портативним комп’ютером і безліччю відкритих на одному екрані вкладок або документів. Під час роботи вдома вам потрібні технічні засоби, які дозволять працювати так, як ви це зазвичай робите в офісі. Додатковий екран, окрема миша та клавіатура чи навіть просто робочий стіл — наявність правильних інструментів дуже важлива. Якщо ви збираєтеся регулярно працювати вдома, ваш роботодавець теж зацікавлений у тому, щоб у вас було все необхідне.
Ознайомтеся з правилами вашого роботодавця щодо роботи вдома й обладнання та переконайтеся, що ви маєте все, що вам потрібно. Хоча ваші потреби будуть залежати від ваших обов'язків, можливо, варто перевірити, чи не знадобиться вам для повсякденної роботи щось із переліченого нижче й чи є це у вас удома:
- монітори;
- миші;
- клавіатури;
- кабелі або адаптери для дисплеїв;
- екрани, захищені від зчитування;
- навушники;
- підставки для портативних комп’ютерів;
- зарядні пристрої;
- ергономічне крісло.
А ще вам знадобляться необхідні файли й підключення до Інтернету. Якщо з будь-якої причини ви не можете отримати доступ до мережі компанії з дому, вам усе одно потрібно мати можливість працювати. Завдяки файлам, що зберігаються в Dropbox, ви зможете легко працювати віддалено в автономному режимі, оскільки можете вибрати зберігання файлів в автономному режимі та хмарному сховищі. Коли ви перейдете в автономний режим, ваші файли будуть готові для роботи над ними, а потім синхронізуються з онлайн-версіями, щойно з'єднання з Інтернетом буде відновлено. Вам не доведеться турбуватися про відсутність підключення, хоч це могло б стати виправданням для раннього завершення роботи.
Дотримуйтеся робочого розкладу
Щойно ви організуєте свій домашній офіс, можна починати роботу. Починаючи працювати вдома, люди часто роблять поширену помилку, використовуючи час, який раніше витрачали на дорогу до роботи, на додатковий сон. Справа в тому, що починати роботу відразу після пробудження може бути досить дискомфортно. Щоб почати робочий день правильно, переконайтеся, що ви готуєтеся до нього так само, наче збираєтеся в офіс, навіть якщо це звичайний день. Ритуали для входу в робочий режим і виходу з нього психологічно підготують вас до майбутнього дня так само, як поїздка на роботу. Якщо ви все сплануєте правильно, то зможете виділити час на прогулянку з чашкою кави (або собакою), перш ніж почати роботу в домашньому офісі.
Робіть перерви
Потрібно обов’язково робити перерви, навіть якщо ви захоплені робочим процесом. Звичайні дні в офісі передбачають необхідні перерви на каву, бесіди з колегами на робочих місцях та інші незначні відволікання. Ви так само ходитимете на кухню випити кави й перекусити, але під час роботи вдома надто легко поринути в режим безперервної роботи. Попри те, що під час роботи вдома без інших людей поруч підвищується концентрація уваги, вам усе одно потрібен додатковий час на обов’язкові перерви та відпочинок, тому за цим потрібно стежити.
Завершення робочого дня
Працюючи в домашньому офісі, вкрай важливо мати можливість припинити роботу в кінці робочого дня. Хоча може здатися, що робота вдома змінить ваш баланс між роботою й особистим життям на користь останнього, часто це може мати зворотний ефект. Налагодивши ефективну роботу вдома, переконайтеся, що ви можете вийти з робочого режиму. Установіть конкретний час завершення робочого дня, як в офісі. Так само як і у випадку з початком робочого дня вам потрібен ритуал, щоб заспокоїтися та вийти з робочого режиму. Зазвичай для скидання напруги використовують легкі фізичні вправи або читання, але краще знайти ті способи, які підходять саме вам. Це важливо не лише для відпочинку та відновлення перед наступним робочим днем, але й для того, щоб ви могли отримувати задоволення від здорового особистого життя, повністю відокремленого від роботи.
Як залишатися на зв’язку зі своєю командою під час віддаленої роботи
Навіть якщо ви та ваша команда працюєте вдома, важливо залишатися на зв’язку й бути в курсі подій, як і під час роботи в офісі. Багато людей уже звикли працювати з віддаленими працівниками або колегами в різних офісах чи регіонах і знають, наскільки важливий надійний зв’язок для команд, які працюють віддалено. Але є люди, які відчувають себе самотньо, працюючи вдома. Коли ефект новизни через відсутність необхідності ходити в офіс мине, ви можете помітити, що проводите багато часу наодинці або ділите робочий простір із членами родини. Дуже важливо продовжувати шукати інноваційні способи ефективного спілкування зі своєю командою, а також дієві рішення у ваших конкретних обставинах.
Використовуйте спільні інструменти для співпраці
Найкращий спосіб тісно співпрацювати з колегами, якщо ви не перебуваєте поруч, — це використання цифрових інструментів. У спільних універсальних робочих просторах усі учасники вашої команди зможуть працювати разом і бути в курсі всього, що стосується проєктів. Dropbox Paper дозволяє обмінюватися документами зі своєю командою та працювати над ними разом онлайн без необхідності пересилати їх електронною поштою або об’єднувати файли. Якщо потрібно виконати будь-яке завдання, ви можете просто згадати одного з учасників своєї команди у відповідній частині документа, щоб повідомити його про це. Це простіший і ефективніший спосіб залишатися на зв’язку зі своєю командою та співпрацювати краще як в офісі, так і поза ним.Також можна використовувати Dropbox Capture, щоб ділитися роботою за допомогою відеоповідомлень — чудовий спосіб зменшити кількість зустрічей і електронних листів.
Перетворіть зустрічі на відеоконференції
Робота вдома, безумовно, виключить із вашого розкладу безліч непотрібних зустрічей, але може й ускладнити проведення важливих зустрічей. Так склалося, що деякі розмови краще вести особисто, а не телефоном: тут може бути важливою делікатна взаємодія чи нюанси, які упускаються під час роботи вдома. Утім у вирішенні цієї проблеми можуть допомогти відеоконференції. Відео підвищує ефективність нарад і забезпечує звуковий та візуальний зв’язок із вашою командою як під час колективної наради, так і обговорення проєкту з колегою. З інтегрованими в Dropbox додатками, як-от Zoom, легко організовувати відеоконференції або використовувати їх у повсякденній роботі. Якщо потрібно швидко обговорити щось стосовно документа, можна попросити про дзвінок через Zoom або самому здійснити його безпосередньо з Dropbox.
Користуйтеся спільними чат-каналами
Усі ми знаємо, що з технологіями учасники команди або підрозділи організації звикають менше спілкуватися як в офісі, так і поза ним. Одним зі способів заохочення й покращення спілкування є використання офісного програмного забезпечення для обміну миттєвими повідомленнями, як-от Slack. Створюючи відчуття терміновості спілкування між окремими учасниками команди, такі програми також відкривають нові можливості для комунікації та взаємодії з іншими колегами. Використовуючи Slack із Dropbox, ви можете налаштувати окремі канали для учасників команди, усього офісу або колег, з якими ви неформально спілкуєтеся після роботи, залежно від ваших потреб.
Спілкуйтеся більше, а не менше
Коли ви більше не зустрічаєте колег у коридорах або на обіді, раптово зникає багато цінних соціальних контактів. Найкращий спосіб заповнити брак фізичного спілкування в офісі — просто більше спілкуватися за його межами. Намагайтеся планувати зустрічі з учасниками команди, щоб обговорити поточні проєкти, використовуючи інструменти на кшталт Slack і Zoom. І пам’ятайте, що говорити можна не лише про роботу. Не бійтеся просто спілкуватися з колегами онлайн, як ви робили б це в офісі. Більшість офісних програм для обміну миттєвими повідомленнями містять емодзі та клавіатури з функцією GIF-файлів, що дозволяє зробити ваше спілкування більш невимушеним. У Dropbox ви навіть можете використовувати емодзі в документах, щоб додати у свої чати теплоти й індивідуальності.
Радощі роботи вдома
Хоча на перший погляд робота вдома може вселяти страх, багато людей уже сьогодні вибирають її через низку причин. Працюючи в такому режимі, не потрібно добиратися до роботи, можна мати гнучкий графік і насолоджуватися свободою перебування у своєму будинку, присвячуючи більше часу собі та своїм близьким. Яка найбільша перевага? За умови правильного підходу й інструментів ви відразу зрозумієте, чому цей варіант такий привабливий для багатьох віддалених працівників. Якщо організувати зручне робоче місце вдома та надійний зв’язок із колегами онлайн, перехід до роботи з дому може стати простим і приємним — можливо, ви навіть, не захочете повертатися в офіс.
