如何維持居家辦公的效率
隨著現代化辦公室和工作方式變得更數位化，居家辦公這個選項在全球的工作者中日趨流行。根據 Global Workplace Analytics 的資料，光在美國就有 500 萬人，至少有一半的時間居家辦公。儘管許多人可選擇居家辦公，但在沒有準備的情況下，突然間就過渡到在家中工作，可能讓人害怕，甚至可能造成混亂。如果您即將準備設立居家辦公室並成為遠端工作者，正確的第一步非常重要。
理論上，居家辦公的好處聽起來像做夢般美好。您不用通勤、可穿著睡衣工作，隨時都可以吃午餐。然而，有豐富遠端辦公和居家辦公經驗的人都知道，現實和想像中的放鬆或耍廢離得可遠了。您可能需要經過好一番掙扎，才能找到和在辦公室相同的工作節奏。您家裡甚至可能沒有真正的辦公桌，或發現容易被寵物、家庭成員，甚至是洗衣服分散注意力！當您居家辦公時，也很難將自己從工作中抽離出來。這是因為居家辦公時，家裡和工作產生密不可分的關係，對生活會產生心理層面的影響。但透過正確的習慣，就可以確保您成為可同時居家辦公且維持家庭生活獨立性的專家。
打造工作和非工作空間
首先，您需要適當的工作區域。雖然躺在床上使用筆電聽起來很誘人，但缺乏合適的工作環境確實會影響注意力。指定家中一個特定空間作為您專用的辦公空間，讓您可以在這個空間裡，完全專注在工作上或執行深入的工作。這個空間可以很簡單，像是臥室某個角落，甚至是廚房餐桌上您平常不會坐的位子都可以。不管是哪裡，這個空間應該是您在家通常不會使用的地方，如此一來，與其將這個空間視為家中放鬆的一部份，在心理上您反而會將其和工作相互連結。使用特定的辦公空間，對於坐下來進入工作模式，及一天告一段落時將工作擱置旁邊時，大有助益。
確保您的設備齊全
當您卡在沙發上，手上只有筆電，同個螢幕上開了好幾個索引標籤和文件，只有這時候您才會想到設備的重要性。居家辦公時，您需要將科技工具的設定準備好，讓您可以像在辦公室一樣工作。無論是額外的螢幕、獨立的滑鼠和鍵盤、甚至只是合適的辦公桌，具備合適的工具是不可或缺的。如果您要定期居家辦公，對您的公司來說，以齊全設備打造適合居家辦公的環境是最重要的事。
查看公司的居家辦公及設備政策，並確保您擁有所需的一切。雖然您的需求根據職位而有所不同，但您可以花點時間檢查，日常工作中是否需要下列任何一項，以及您家中是否可以取得：
- 螢幕
- 滑鼠
- 鍵盤
- 顯示器傳輸線/變壓器
- 螢幕防窺片
- 耳機
- 筆電支架
- 充電器
- 人體工學椅
請記得還要有正確的檔案和網路連線。如果您出於某些原因導致無法在家裡存取公司的網路，還是需要能夠工作。透過儲存在 Dropbox 中的檔案，您可以輕鬆以離線狀態遠端執行工作，因為您可以選擇將檔案儲存在本機和雲端儲存空間。當您離線時，您的檔案已準備就緒供您使用，且當再次連線時，也會與線上版本同步。您不必擔心沒有網路連接，頂多就是少了晚點完成工作的理由。
維持工作時間表
一旦設立好家中辦公室，就可以開始工作了。當您開始居家辦公時，一個大家常犯的錯誤是可能會選擇將通勤時間換成額外的睡眠時間。事實是，一下床就直接進入工作模式可能會造成很多麻煩。以好的開始展開一整天很重要。即使今天是輕鬆的一天，也請就像要出發去辦公室一樣，做好所有準備。就像在通勤的路程上您可為一天的工作做好準備一樣，當您建立讓自己進入和退出工作模式的習慣時，您便已做好了心理準備。而且如果您安排得當，還可在家裡辦公空間開啟工作模式前，享受屬於自己的美好時光，可以邊喝咖啡散步，或和狗一起散步。
休息一下
一旦進入工作模式，也請務必記得要休息一下。一般在辦公室的日子中，經常需要去休息室喝咖啡、到同事位子上聊天、和其他分散注意力的輕鬆事情。雖然您可能會走去廚房喝咖啡和吃點心，但在家中工作時，卻非常容易陷入連續工作而沒有休息的情況。儘管您獨自居家辦公時，可提升注意力，但您仍然需要額外的時間來休息和放鬆。請務必記得要休息一下。
下班
對於在家庭辦公室工作來說，有辦法做到在一天結束時，將工作擱置一旁非常重要。居家辦公似乎可以讓工作與生活達到平衡，有助於生活品質，然而通常會產生相反效果。在您可以有效率地居家辦公時，也需要確保能夠放下工作。就像在辦公室一樣，把一段期間定義成工作時間。這樣的做法和開始新的一天相同：您需要一個儀式，幫助自己靜下心來並離開工作模式。輕度運動或閱讀是放鬆身心的常用方法，但請找到最適合自己的方法。離開工作模式非常重要，不僅可讓您在隔天工作前放鬆身心和恢復精神，且可讓您享受一個與工作完全分開，屬於自己的健康生活。
與工作團隊保持連繫的方法
即使您和工作團隊都居家辦公，也要像在辦公室一樣保持聯繫和隨時待命，這一點很重要。很多人已經習慣和位於不同辦公室或地點的遠端員工及同事一起工作，且瞭解健全的溝通對於遠端工作團隊非常重要。但對一些人來說，居家辦公讓他們覺得很孤單。當不用去辦公室的新鮮感逐漸消失，通常代表很多時候您都是獨自一人，或與家人共享工作空間。關鍵的是，您需要持續尋找創新的方法與工作團隊有效地溝通，但對於您自己的特定情況也是有效的。
透過共享工具一同編輯檔案
與同事在分隔兩地的情況下，緊密合作的最佳方式是使用數位工具。透過在共享的智慧協作空間工作，工作團隊每個人都可以直接協作，同時掌握專案最新進度。在 Dropbox Paper 中，您可以與工作團隊共享文件並在線上一起討論修改，無須透過電子郵件或合併檔案的方式。如果需要完成某件事情，只需在文件的相關部分提及某位團隊成員，即可通知他們。無論在辦公室內或外，這個更加簡單有效的方法有助於讓工作團隊保持聯繫並使協作更順暢。您也可以使用 Dropbox Capture 透過影片訊息共享工作檔案，這是減少會議和電子郵件的好方法。
以視訊會議取代實體會議
雖然居家辦公肯定從行程表上移除許多不必要的會議，但也可能讓重要的會議變得更具挑戰性。從過去經驗看來，與其透過電話，有些對話更適合以面對面進行，且微妙的互動或細微差別，都有可能因為在家中工作而無法察覺。然而利用視訊會議確實可以幫助消弭此落差。無論是公司全員到齊會議，或與同事討論專案同步更新，視訊都能讓會議更加有效，且讓您在視覺和聽覺上都與工作團隊保持聯繫。透過 Dropbox 整合功能中像是 Zoom 的應用程式，可以輕鬆設定視訊會議或在日常工作中定期使用。如果有人想快速討論文件中的某些內容，您可以直接從 Dropbox 請求並開啟執行 Zoom 通話。
使用社群聊天管道
我們都知道，無論在辦公室內或外，科技讓工作團隊成員或組織單位將很多事情都放在心裡，不讓人知道。鼓勵和改善溝通的一種方法，是使用 Office 即時訊息軟體，例如 Slack。儘管這類軟體可幫助在工作團隊的各成員間建立一種緊迫感，但也為其他同事在溝通和社交上，創造了新的機會。透過將 Slack 與 Dropbox 整合使用，您可以與團隊成員、整個辦公室、或下班後的歡樂時光小組建立獨特的溝通管道，全取決於您的喜好。
溝通不嫌多
以前經常在走廊上或午餐時間遇到團隊同事，現在很多珍貴的社交互動都突然消失了。想要解決辦公時缺乏面對面溝通的問題，最佳方法其實很簡單，就是雖然人不在，溝通卻一直在。使用 Slack 和 Zoom 等工具，直接與團隊成員安排更新報告，討論目前專案細節。提醒您，討論內容不一定要和工作有關，不要害怕在線上找同事聊天，您在辦公室也會做一樣的事。大多數辦公室即時訊息軟體均具備表情符號和 GIF 鍵盤的功能，可讓您的對話更加輕鬆愉快。在 Dropbox 中，您甚至可以在文件中使用表情符號，讓聊天時更顯親切，並表現您的個人特質。
居家辦公的樂趣
雖然一開始令人望之生畏，但現今有這麼多人選擇居家辦公必有其原因。無需通勤、行程安排靈活、您可以享受在自己家中的自由，且有更多時間陪伴您和親愛的人。最棒的是？只要善用正確的方法和工具，不難發現眾多在家上班者對在家上班如此著迷的原因。具備合適的家庭辦公環境、並與線上同事建立緊密的聯繫，從辦公室轉換至居家辦公可以是簡單且愉快的過程，好到讓您可能不想放棄。
