Comment travailler de chez soi efficacement?
Avec la numérisation du travail et des bureaux, travailler de la maison est une solution de plus en plus populaire auprès des employés partout dans le monde. Selon Global Workplace Analytics, cinq millions de personnes travaillent de la maison au moins 50 % du temps aux États-Unis seulement. Si beaucoup le font par choix, passer sans préparation à ce nouveau mode de travail peut être décourageant, voire perturbant. Si vous vous préparez à installer votre bureau chez vous pour télétravailler, il est essentiel de partir du bon pied.
Sur papier, travailler de la maison semble n’avoir que des avantages. Vous vous épargnez le trajet jusqu’au bureau, vous pouvez rester en pyjama et vous déjeunez quand vous le souhaitez. Les habitués du télétravail et du travail à la maison savent cependant que la réalité est loin d’être aussi tranquille. Il peut être très difficile d’adopter le même rythme de travail à la maison qu’au bureau. Vous n’avez peut-être même pas d’espace de travail dédié, ou vous risquez de vous laisser distraire par vos animaux de compagnie, les membres de votre famille ou les tâches ménagères. Il peut également être très difficile de se couper du travail lorsque l’on travaille de la maison. En effet, travailler de chez vous peut avoir un impact psychologique sur votre vie, car votre lieu de vie devient inextricablement lié à votre travail. Cependant, adopter de bonnes habitudes vous aidera à maîtriser le travail de la maison tout en le séparant de votre vie personnelle.
Créer des espaces de travail et des espaces privés
Avant tout, il vous faut un espace de travail adéquat. Se prélasser au lit avec son ordinateur portable peut sembler tentant, mais travailler dans un environnement inadapté peut vraiment nuire à votre concentration. Choisissez un espace dédié dans la maison qui fera office de bureau où vous pourrez vraiment vous concentrer et vous adonner à un travail approfondi. Il peut s’agir d’un coin de chambre ou même d’une place à table où vous ne vous asseyez pas habituellement. Dans tous les cas, il doit s’agir d’un endroit que vous n’utilisez pas en temps habituel, afin que vous puissiez l’associer psychologiquement à une mentalité de travail plutôt qu’à un moment de détente à la maison. Cela peut s’avérer très efficace pour vous mettre dans le bain, mais également pour mettre le travail de côté à la fin de la journée.
Bien s’équiper
On a tendance à négliger l’équipement professionnel, jusqu’au jour où on se retrouve sur son canapé avec son ordinateur portable où s’affiche une multitude d’onglets ou de documents. À domicile, vous devez mettre en place une configuration technique qui vous permet de travailler comme vous le feriez au bureau. Un écran supplémentaire, une souris et un clavier supplémentaires, ou même un vrai bureau : il est essentiel de disposer des bons outils. Si vous devez régulièrement travailler à domicile, il est dans l’intérêt de votre employeur que vous soyez équipé pour le faire.
Vérifiez la politique de votre employeur en matière de travail à domicile et d’équipement, et assurez-vous que vous avez tout ce qu’il vous faut. Bien que vos besoins varient en fonction de votre rôle, il peut être utile de vérifier si l’un des équipements suivants sera nécessaire dans votre travail quotidien, et si vous en avez chez vous :
- Écrans
- Souris
- Claviers
- Câbles et adaptateurs pour écran
- Filtres de confidentialité pour écran
- Casque ou écouteurs
- Supports pour ordinateur portable
- Chargeurs
- Chaise ergonomique
N’oubliez pas que cela implique également de disposer des bons fichiers et d’une connexion Internet fiable. Même si vous ne pouvez pas accéder au réseau de votre entreprise à partir de votre domicile, vous devez quand même pouvoir continuer à travailler. En stockant vos fichiers dans Dropbox, vous pouvez facilement travailler à distance hors ligne, car vous pouvez sélectionner les fichiers à stocker localement et dans le nuage. En mode hors connexion, vous pouvez modifier vos fichiers et les synchroniser lorsque vous serez à nouveau connecté à Internet. Vous n’aurez plus à vous soucier des problèmes de connexion, et donc pas d’excuse pour abandonner le travail.
Respecter vos horaires de travail
Une fois votre bureau installé chez vous, il est temps de vous mettre au travail. L’une des erreurs les plus fréquentes lorsqu’on commence à travailler de chez soi consiste à rester plus longtemps au lit pour compenser le temps de trajet. Mais se mettre au travail en sortant du lit peut s’avérer brutal. Pour bien démarrer la journée, préparez-vous comme si vous vous rendiez au bureau. Établissez des rituels pour entrer et sortir du mode travail, de la même manière qu’un trajet vous prépare mentalement pour la journée à venir. En optant pour une routine bien planifiée, vous pouvez même prendre du temps pour vous et faire une petite balade avant de vous installer dans votre espace de travail à domicile pour affronter la journée.
Prendre des pauses
Une fois lancé, vous devez tout de même penser à prendre des pauses. Au bureau, les journées sont ponctuées d’allers-retours à la salle de pause pour prendre un café, de discussions avec les collègues à leur bureau et d’autres distractions légères. Vous passerez certainement à la cuisine pour prendre un café ou une collation, mais on prend facilement l’habitude de travailler sans interruption à domicile. Même si vous parvenez peut-être à mieux vous concentrer chez vous, sans la présence de distractions, vous avez besoin de prendre des pauses et de vous détendre. Ce repos est indispensable.
Conclure la journée de travail
Pour bien travailler chez soi, il est essentiel de pouvoir se couper réellement de son travail à la fin de la journée. On pourrait penser que le travail de la maison permet de laisser une plus grande place à la vie personnelle, mais il a souvent l’effet inverse. Lorsque vous vous êtes organisé de façon à travailler efficacement chez vous, il est tout aussi essentiel de pouvoir vous déconnecter. Fixez une heure précise de fin de journée, comme ce serait le cas au bureau. Les conseils qui s’appliquent au début de la journée valent aussi pour sa fin : vous avez besoin d’un rituel pour vous aider à vous détendre et à sortir du mode travail. Un peu de sport ou de lecture sont des méthodes de relaxation courantes, il vous suffit de trouver ce qui vous convient le mieux. Vous devez trouver un moyen de vous détendre et de récupérer avant la prochaine journée de travail, mais aussi pour profiter d’une vie personnelle saine totalement séparée de votre vie professionnelle.
Rester en contact avec votre équipe à distance
Même si toute votre équipe travaille à domicile, il est important de rester aussi connectés et à l’écoute que si vous étiez au bureau. Nombre de personnes sont déjà habituées à travailler avec des collègues dispersés dans différents bureaux et pays, et savent à quel point une communication solide est importante dans ce contexte. Pour d’autres, cependant, travailler à la maison peut être source de solitude. Une fois l’excitation de la nouveauté envolée, vous finissez souvent par passer beaucoup de temps seul, ou par partager votre espace de travail avec votre famille. Il est essentiel de continuer à chercher des moyens novateurs de communiquer avec votre équipe de manière efficace, mais en les adaptant à votre situation particulière.
Utiliser des outils communs pour collaborer
La meilleure façon de travailler en étroite collaboration avec vos collègues distants est d’utiliser des outils numériques. Utilisez des espaces de travail intelligents partagés, où tous les membres de votre équipe peuvent collaborer directement tout en restant informés sur les projets. Dropbox Paper vous permet de partager des documents avec votre équipe et de collaborer en ligne sans avoir à envoyer des courriels ni à fusionner des fichiers. S’il y a des tâches à effectuer, vous pouvez simplement mentionner un des membres de l’équipe dans la partie du document qui le concerne. C’est un moyen plus simple et plus efficace de rester en contact et de collaborer avec votre équipe, que ce soit au bureau ou en dehors. Vous pouvez également utiliser Dropbox Capture pour partager votre travail par des messages vidéo. C’est un excellent moyen de réduire le nombre de réunions et de courriels.
Transformer les réunions en visioconférences
Si le travail à domicile vous permet d’éviter de nombreuses réunions inutiles, il peut aussi compliquer l’organisation de celles qui sont importantes. Il vaut mieux avoir certaines conversations en face à face qu’au téléphone, car certaines subtilités ou nuances peuvent échapper aux travailleurs à domicile. L’utilisation de la visioconférence peut toutefois contribuer à combler ce fossé. Qu’il s’agisse d’un événement à l’échelle de l’entreprise ou d’un point sur un projet avec un collègue, la vidéo rend les réunions plus efficaces et vous permet de rester en contact visuel et sonore avec votre équipe. Avec l’intégration d’applications comme Zoom dans Dropbox, il est facile d’organiser des visioconférences dans le cadre de votre travail quotidien. Si un collègue souhaite discuter rapidement d’un document, vous pouvez lui envoyer une demande et lancer un appel Zoom avec lui directement à partir de Dropbox.
Utiliser des canaux de clavardage en équipe
Nous savons tous qu’avec la technologie, certains coéquipiers ont tendance à se mettre en retrait, qu’ils soient au bureau ou non. Pour encourager et améliorer la communication, vous pouvez utiliser un logiciel professionnel de messagerie instantanée, comme Slack. Il permet de rendre la communication plus immédiate, mais donne aussi l’occasion de tisser des liens. En utilisant Slack avec Dropbox, vous pouvez créer des canaux uniques pour votre équipe, pour tout le personnel ou pour la rencontre organisée après le travail, c’est vous qui décidez.
En dire plus, pas moins
Lorsque vous ne croisez pas régulièrement les membres de votre équipe dans les couloirs ou au déjeuner, vous passez à côté d’un bon nombre d’interactions sociales précieuses. Le meilleur moyen de pallier ce manque de communication physique est simplement de communiquer davantage lorsque vous n’êtes pas là. Prenez le temps de planifier des rendez-vous avec les membres de votre équipe pour discuter des projets en cours, avec des outils comme Slack et Zoom. Et n’oubliez pas que toutes les interactions ne doivent pas forcément concerner le travail, n’hésitez pas à échanger avec vos collègues distants de façon informelle comme vous le feriez au bureau. La plupart des logiciels professionnels de messagerie instantanée sont dotés d’émojis et de GIF pour rendre vos conversations un peu plus amusantes. Avec Dropbox, vous pouvez même utiliser des émojis dans les documents pour ajouter un peu de légèreté à vos discussions.
Les joies du travail à domicile
Même si certains se sentent découragés à la perspective de travailler de chez eux, ce n’est pas pour rien qu’autant d’employés ont déjà choisi cette solution. Pas de trajet, des horaires flexibles, et la liberté de profiter de votre maison, avec plus de temps pour vous et vos proches. Ce qu’il y a de mieux? En adoptant l’approche et les outils appropriés, vous pourrez vous aussi profiter des avantages qui attirent tant de télétravailleurs. Avec un environnement de travail à domicile adéquat et des liens solides avec vos collègues en télétravail, la transition vers le travail de chez soi peut être simple et agréable, et il serait dommage d’y renoncer.
