เคล็ดลับการทำงานจากที่บ้าน

วิธีการทำงานที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ

เนื่องจากสำนักงานและการทำงานสมัยใหม่กลายเป็นแบบดิจิทัลมากขึ้น ทางเลือกในการทำงานจากที่บ้านจึงเป็นที่นิยมมากขึ้นในหมู่ผู้ที่ทำงานทั่วโลก จากข้อมูลของ Global Workplace Analytics พบว่าผู้คนจำนวน 5 ล้านรายทำงานจากที่บ้านในสหรัฐฯ เพียงอย่างเดียว ซึ่งเท่ากับอย่างน้อยห้าสิบเปอร์เซ็นต์ของเวลาในขณะนั้น แม้ว่าหลายคนจะเลือกทำงานจากที่บ้าน แต่การเปลี่ยนผ่านสู่การทำงานที่บ้านอย่างกะทันหันโดยไม่ได้เตรียมตัวอาจเป็นเรื่องน่ากังวลหรือถึงกับก่อกวนใจได้ หากคุณกำลังเตรียมการจัดตั้งโฮมออฟฟิศในเร็วๆ นี้ และผันตัวมาเป็นผู้ที่ทำงานระยะไกล คุณจำเป็นต้องเริ่มให้ถูกต้องตั้งแต่ก้าวแรก

ตามทฤษฎีแล้ว ข้อดีของการทำงานจากที่บ้านอาจฟังดูเหมือนฝัน คุณไม่ต้องเดินทาง ทำงานในชุดนอน และรับประทานมื้อกลางวันเมื่อใดก็ได้ตามต้องการ อย่างไรก็ตาม ผู้ที่มีประสบการณ์ในการทำงานระยะไกลและ WFH ทราบดีว่าความเป็นจริงแล้ว ไม่มีที่ไหนใกล้เคียงกับความผ่อนคลายหรือสบายอย่างที่คิด และอาจเป็นอุปสรรคที่แท้จริงในการหาจังหวะที่ลงตัวในการทำงานที่บ้านให้เหมือนกับการทำงานในสำนักงานอีกด้วย คุณอาจไม่มีแม้แต่โต๊ะทำงานจริงๆ ในบ้าน หรือพบว่าตนเองเสียสมาธิได้ง่ายจากสัตว์เลี้ยง สมาชิกในครอบครัว และการซักรีดเสื้อผ้า! นอกจากนี้ การตัดขาดจากการทำงานอาจยังเป็นเรื่องยากเมื่อคุณทำงานจากที่บ้านเช่นกัน ซึ่งเป็นเพราะการทำงานจากที่บ้านอาจมีผลกระทบทางจิตใจต่อชีวิตของคุณ อันเนื่องมาจากบ้านได้เชื่อมโยงเข้ากับการทำงานอย่างแยกไม่ออกเสียแล้ว อย่างไรก็ตาม ลักษณะนิสัยที่ถูกต้องจะช่วยให้สามารถมั่นใจว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านอย่างดีเยี่ยม ในขณะเดียวกันก็แยกชีวิตที่บ้านออกจากกันได้

สร้างพื้นที่ทำงานและพื้นที่ตัดขาดจาการทำงาน

สิ่งที่สำคัญที่สุดประการแรกคือ คุณต้องมีพื้นที่ทำงานที่เหมาะสม ในขณะที่การเอกเขนกบนเตียงพร้อมแล็ปท็อปอาจดูเหมือนน่าสนใจ แต่การไม่มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมอาจมีผลต่อการโฟกัสของคุณได้อย่างมาก กำหนดพื้นที่เฉพาะในบ้านให้เป็นพื้นที่ทำงานซึ่งคุณสามารถโฟกัสหรือทำงานได้อย่างแท้จริง ซึ่งอาจเป็นพื้นที่ง่าย ๆ เช่น มุมห้องนอน หรือแม้แต่ที่นั่งที่โต๊ะในครัวที่ปกติคุณไม่ได้นั่งประจำ ไม่ว่าจะเป็นที่ใด ควรเป็นจุดที่ปกติแล้วคุณไม่ได้ใช้งานขณะอยู่ที่บ้าน เพื่อที่คุณจะได้เชื่อมโยงในทางจิตวิทยากับความรู้สึกนึกคิดถึงพื้นที่ทำงาน ไม่ใช่เป็นการพักผ่อนที่บ้าน การทำเช่นนี้จะช่วยได้อย่างมากเมื่อคุณนั่งลงและทำงานอย่งลื่นไหล รวมถึงขณะที่หยุดทำงานเมื่อสิ้นสุดวันด้วย

ต้องแน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์พร้อม

อุปกรณ์มักเป็นสิ่งที่นึกได้ในภายหลังเมื่อถึงวันที่คุณติดแหง็กอยู่บนโซฟา มีเพียงแล็ปท็อป และเต็มไปด้วยแท็บต่าง ๆ หรือเอกสารจำนวนมากเปิดอยู่บนหน้าจอ เมื่อทำงานที่บ้าน คุณต้องมีสภาพแวดล้อมทางเทคนิคที่ช่วยให้สามารถทำงานได้เหมือนกับที่ปกติทำงานได้ในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นหน้าจอเสริม เมาส์และแป้นพิมพ์แยกต่างหาก หรือแม้แต่โต๊ะทำงานที่เหมาะสม การมีเครื่องมือที่เหมาะสมคือสิ่งจำเป็น ถ้าคุณจะต้องทำงานที่บ้านเป็นประจำ การมีอุปกรณ์พร้อมเป็นการทำให้ผู้ว่าจ้างของคุณได้รับประโยชน์มากที่สุด

ตรวจสอบนโยบายการทำงานที่บ้านและอุปกรณ์ของผู้ว่าจ้าง และต้องแน่ใจว่าคุณมีทุกอย่างที่คุณต้องการ ในขณะที่ความต้องการของคุณแตกต่างออกไปตามบทบาทหน้าที่ อาจเป็นความคิดที่ดีถ้าคุณจะตรวจสอบว่ารายการต่อไปนี้รายการใดที่จำเป็นสำหรับการทำงานในแต่ละวันของคุณ และคุณสามารถใช้งานที่บ้านได้หรือไม่

• หน้าจอ
• เมาส์
• แป้นพิมพ์
• สายเคเบิลสำหรับหน้าจอแสดงผล/อะแดปเตอร์
• หน้าจอป้องกันผู้อื่นมองเห็น
• หูฟัง
• ที่ตั้งแล็ปท็อป
• ที่ชาร์จ
• เก้าอี้ที่เหมาะกับสรีระ

พึงระลึกไว้เสมอว่ายังรวมถึงการมีไฟล์ที่ถูกต้องและการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หากคุณไม่สามารถเข้าถึงเครือข่ายของบริษัทได้จากที่บ้านไม่ว่าด้วยเหตุผลใดๆ คุณก็ยังคงต้องสามารถทำงานได้ ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน Dropbox จะช่วยให้สามารถทำงานจากระยะไกลแบบออฟไลน์ได้อย่างง่ายดาย เพราะคุณสามารถเลือกไฟล์ที่จะจัดเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์และบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ได้ เมื่อทำงานแบบออฟไลน์ ไฟล์จะพร้อมใช้งานสำหรับคุณ และจะมีการซิงค์กับเวอร์ชันออนไลน์เมื่อมีการเชื่อมต่ออีกครั้งด้วย คุณจะไม่ต้องกังวลถึงขาดการเชื่อมต่อ แม้แสดงว่าจะมีข้ออ้างน้อยลงหนึ่งข้อในการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นก็ตาม

ทำตามตารางงาน

เมื่อคุณจัดบ้านให้เป็นที่ทำงานแล้ว ก็ถึงเวลาที่ต้องเริ่มทำงาน ข้อผิดพลาดทั่วไปอย่างหนึ่งเมื่อเริ่มทำงานที่บ้านคือ คุณอาจเลือกที่จะเปลี่ยนเวลาในการเดินทางเป็นการนอนเพิ่มเติม แต่การนอนกลิ้งบนเตียงแล้วลุกมาทำงานเลยอาจไม่เหมาะเท่าไหร่ เพื่อให้มีการเริ่มต้นที่ดี  คุณต้องแน่ใจว่าคุณเตรียมพร้อมเสมือนว่าคุณกำลังมุ่งหน้าไปที่ทำงาน แม้ว่าจะเป็นวันที่สบาย ๆ ก็ตาม เมื่อคุณสร้างขั้นตอนการเข้าและออกจากโหมดทำงานได้เหมือนกับที่การเดินทางไปทำงานเตรียมตัวให้คุณสำหรับวันทำงาน ใจคุณจะพร้อมเริ่มงาน และถ้าคุณวางแผนไว้อย่างถูกต้อง คุณจะมีเวลาคุณภาพสำหรับตัวคุณเองในการเดินจิบกาแฟ (หรือเดินเล่นกับสุนัข) ก่อนที่จะพร้อมจัดการกับวันทำงานในพื้นที่ทำงานในบ้านของคุณ

หยุดพักบ้าง

เมื่อทำงานได้อย่างราบรื่นแล้ว คุณยังต้องแน่ใจว่าได้หยุดพักบ้าง วันทั่วๆ ไปในสำนักงานต้องมีการเดินไปห้องพักผ่อนเพื่อจิบกาแฟ คุยกับเพื่อนร่วมงานที่โต๊ะ และมีเรื่องให้เสียสมาธิบ้างเล็กน้อย ทั้งๆ ที่อาจจะมีการเดินเข้าครัวเพื่อจิบกาแฟหรือหาของขบเคี้ยว แต่ก็ง่ายเกินไปที่จะตกอยู่ในรูปแบบการทำงานอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีเวลาหยุดทำงานเมื่อคุณทำงานจากที่บ้าน ถึงแม้ว่าการทำงานที่บ้านจะทำให้มีสมาธิจดจ่อได้ดีขึ้นโดยไม่มีคนอื่นอยู่ใกล้ๆ แต่ก็ยังคงต้องมีเวลาพิเศษเพื่อหยุดพักผ่อนคลาย และคุณควรใช้เวลาหยุดพักเหล่านั้น

สิ้นสุดวันทำงาน

สิ่งสำคัญสำหรับการทำงานในห้องทำงานที่บ้าน คือ คุณต้องหยุดทำงานเมื่อถึงเวลาเลิกงานได้ ในขณะที่ดูเหมือนว่าการทำงานที่บ้านอาจทำให้ Work-Life Balance (ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน) เอนเอียงไปทางชีวิตส่วนตัวมากกว่า แต่การทำงานที่บ้านก็อาจส่งผลในทางตรงกันข้ามได้ เมื่อคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่บ้าน คุณต้องแน่ใจว่าคุณสามารถตัดขาดจากการทำงานได้ กำหนดเวลาเลิกงานที่ชัดเจนในลักษณะเดียวกับที่คุณทำเมื่ออยู่ที่ทำงาน เช่นเดียวกับการเริ่มต้นวัน คุณจะต้องมีขั้นตอนที่ช่วยให้คุณทำตัวสบายๆ และออกจากโหมดการทำงานได้ การออกกำลังกายเบาๆ หรือการอ่านเป็นวิธีการทั่วไปสำหรับการปล่อยตัวตามสบาย แต่ต้องแน่ใจว่าคุณพบวิธีที่เหมาะกับคุณมากที่สุด การทำเช่นนี้เป็นเรื่องสำคัญ เพราะไม่ได้เป็นเพียงการพักผ่อนและฟื้นตัวสำหรับการทำงานในวันถัดไปเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณได้ใช้ชีวิตส่วนตัวอย่างมีคุณภาพ โดยแยกจากการทำงานอย่างแท้จริงอีกด้วย

วิธีการเชื่อมต่อกับทีมของคุณอยู่เสมอจากระยะไกล

แม้ว่าคุณและทีมของคุณจะทำงานที่บ้านกันทุกคน สิ่งสำคัญคือการเชื่อมต่อกันและตื่นตัวอยู่อยู่เสมอ เสมือนว่าทำงานในที่ทำงาน หลายคนเคยชินกับการทำงานกับพนักงานหรือเพื่อร่วมงานจากระยะไกลในที่ทำงานอื่นหรือสถานที่อื่น และตระหนักถึงความสำคัญของการติดต่อสื่อสารที่ดีสำหรับทีมระยะไกล แต่สำหรับคนอื่น การทำงานที่บ้านอาจทำให้รู้สึกโดดเดี่ยว เมื่อความแปลกใหม่ของการไม่ต้องเดินทางไปที่ทำงานเริ่มลดประสิทธิภาพลง อาจหมายถึงการใช้เวลาส่วนใหญ่กับตัวเองหรือใช้พื้นที่ทำงานร่วมกับครอบครัว สิ่งสำคัญคือการมองหาวิธีที่ทันสมัยในการติดต่อสื่อสารกับทีมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ต้องได้ประสิทธิผลสำหรับสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงของคุณด้วย

ใช้เครื่องมือร่วมกันเพื่อทำงานร่วมกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการทำงานอย่างใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานในขณะที่อยู่ห่างไกลกันคือ การทำงานโดยใช้เครื่องมือดิจิทัล การทำงานในพื้นที่งานที่ชาญฉลาดซึ่งมีการแบ่งปันเอาไว้ จะช่วยให้ทุกคนในทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้โดยตรง ขณะที่ยังคงทราบความเคลื่อนไหวของโครงการอยู่ คุณสามารถแบ่งปันเอกสารกับทีมของคุณและทำงานร่วมกันทางออนไลน์ได้ โดยไม่ต้องส่งอีเมลหรือรวมไฟล์เข้าด้วยกันใน Dropbox Paper หากต้องดำเนินการบางอย่างให้เสร็จ คุณแค่สามารถกล่าวถึงสมาชิกในทีมของคุณคนหนึ่งในส่วนเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อแจ้งให้ทราบได้ วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพมากกว่าในการติดต่อกับทีมของคุณอยู่เสมอ และทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้นทั้งในและนอกสำนักงาน นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ Dropbox Capture เพื่อแบ่งปันงานผ่านข้อความวิดีโอได้อีกด้วย ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดจำนวนการประชุมและอีเมล

เปลี่ยนการประชุมให้เป็นการประชุมทางวิดีโอ

ในขณะที่การทำงานที่บ้านจะตัดการประชุมที่ไม่จำเป็นจำนวนมากออกไปจากตารางเวลา แต่ก็อาจทำให้การประชุมที่สำคัญมีความท้าทายมากขึ้นด้วย การสนทนาบางเรื่องเคยได้ผลดีกว่าเมื่อเป็นการคุยแบบต่อหน้า ไม่ใช่การโทรศัพท์ และอาจมีการโต้ตอบเป็นนัยหรือความแตกต่างเล็กน้อยที่อาจขาดหายไปเมื่อทำงานที่บ้าน อย่างไรก็ตาม การใช้การประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์จะช่วยลดช่องว่างดังกล่าวได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทั้งบริษัทหรือการซิงค์โครงการกับเพื่อนร่วมงาน วิดีโอจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมของคุณทั้งทางภาพและเสียง เมื่อใช้แอป อย่างเช่น Zoom ที่รวมอยู่ใน Dropbox การจัดการประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์หรือใช้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานปกติจึงเป็นเรื่องง่าย ถ้ามีใครต้องการพูดคุยแบบรวดเร็วเกี่ยวกับเอกสาร คุณสามารถขอและเริ่มการโทรด้วย Zoom กับคนดังกล่าวได้โดยตรงจาก Dropbox

ใช้ช่องทางการแชทสาธารณะ

เราต่างทราบดีว่าเทคโนโลยีทำให้การที่สมาชิกในทีมหรือส่วนต่างๆ ขององค์กรใช้เวลาอยู่กับตัวเองกลายเป็นเรื่องธรรมดา ไม่ว่าจะอยู่ในหรือนอกสำนักงาน วิธีหนึ่งในการส่งเสริมหรือปรับปรุงการติดต่อสื่อสารคือการใช้ซอฟต์แวร์การส่งข้อความทันที เช่น Slack ในขณะที่ Slack ช่วยสร้างความรู้สึกเร่งด่วนในการติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมแต่ละคน ยังเป็นการเปิดโอกาสใหม่ๆ ให้มีการติดต่อสื่อสารหรือสังสรรค์กับเพื่อนร่วมงานคนอื่นด้วย เมื่อใช้ Slack กับ Dropbox คุณจะสามารถจัดช่องทางการสื่อสารที่ไม่เหมือนใครร่วมกับสมาชิกในทีม ทุกคนในที่ทำงาน หรือสำหรับทีมที่ใช้เวลาพิเศษหลังชั่วโมงทำงานได้ตามที่คุณต้องการ

พูดให้มากขึ้น

เมื่อคุณไม่ได้เจอเพื่อนร่วมทีมตามทางเดินหรือระหว่างมื้อกลางวันเป็นประจำ ปฏิสัมพันธ์ทางสังคมที่มีค่าหลายอย่างจึงหายไปอย่างฉับพลัน วิธีที่ดีที่สุดในการชดเชยการติดต่อสื่อสารจริงในที่ทำงานที่ขาดหายไปก็คือเพียงแค่ติดต่อสื่อสารกันให้มากขึ้นขณะที่คุณไม่ได้อยู่ในที่ทำงาน  พยายามกำหนดเวลาในการติดตามสมาชิกในทีมของคุณเพื่อพูดคุยกันเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันโดยใช้เครื่องมืออย่าง Slack และ Zoom และอย่าลืมว่าไม่จำเป็นต้องพูดคุยเรื่องงานเสมอไป อย่ากลัวที่จะเริ่มคุยกับเพื่อนร่วมงานทางออนไลน์เหมือนอย่างที่คุณเคยคุยกันในที่ทำงาน ซอฟต์แวร์การส่งข้อความทันทีสำหรับสำนักงานส่วนใหญ่จะมีอิโมจิและแป้นพิมพ์ GIF เพื่อช่วยให้การสนทนาของคุณมีความสนุกสนานยิ่งขึ้น ใน Dropbox คุณยังสามารถใช้ อิโมจิ ในเอกสารได้ เพื่อเป็นการเพิ่มความเป็นกันเองและแสดงบุคลิกส่วนตัวในการพูดคุยกันของคุณ

ความสุขในการทำงานที่บ้าน

ในขณะที่การทำงานที่บ้านอาจดูน่ากลัวสำหรับบางคนในตอนแรก ยังมีเหตุผลที่ในปัจจุบันนี้หลายคนเลือกการทำงานที่บ้าน ซึ่งก็คือการไม่ต้องเดินทาง ตารางเวลาที่ยืดหยุ่น และคุณยังมีความสุขกับอิสระในการอยู่บ้าน พร้อมมีเวลาให้ตัวเองและคนที่คุณรักมากขึ้นอีกด้วย ส่วนที่ดีที่สุดก็คือ การใช้วิธีการและเครื่องมือที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณเชื่อมต่อได้ไม่ยากกับสิ่งที่คนทำงานนอกสถานที่หลายคนให้ความสนใจ การมีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่บ้านที่เหมาะสมและการเชื่อมต่อที่ดีกับเพื่อนร่วมงานทางออนไลน์ ช่วยให้การเปลี่ยนมาทำงานที่บ้านเป็นเรื่องที่เพลิดเพลินซึ่งคุณอาจจะอยากทำแบบนี้ตลอดไป