Så arbetar du hemifrån på ett effektivt sätt
I takt med att moderna kontor och arbete har blivit mer digitaliserade har möjligheten att arbeta hemifrån blivit mer populär bland arbetare över hela världen.
Många väljer att arbeta hemifrån, men att plötsligt tvingas gå över till arbete hemifrån kan kännas skrämmande eller till och med störa arbetet. Om du förbereder dig inför att bygga upp ett hemmakontor och bli distansarbetare inom kort är det viktigt att du kommer igång på rätt sätt.
På pappret kan fördelarna med att arbeta hemifrån låta som en dröm. Du kan slippa pendlingen, jobba i pyjamas och äta lunch när du vill.
Folk med mycket erfarenhet av distansarbete och att jobba hemifrån, vet dock att verkligheten är långt ifrån så avslappnande eller dekadent. Det kan vara riktigt kämpigt att hitta samma arbetsrytm hemma som på kontoret. Du kanske inte ens har något riktigt skrivbord hemma, eller så blir du distraherad av husdjur, familjemedlemmar – och tvätten!
Det kan också vara väldigt svårt att koppla bort jobbet när man arbetar hemifrån. Det beror på att arbetet hemifrån påverkar ditt liv på ett psykologiskt plan när hemmet blir helt integrerat i arbetet.
Med rätt vanor kan du emellertid se till att du presterar maximalt när du arbetar, samtidigt som du håller ditt privatliv separerat.
Skapa arbetsytor och arbetsfria ytor
Först och främst behövs rätt arbetsyta. Det kan låta härligt att ligga i sängen och jobba på en bärbar dator, men fel arbetsmiljö kan verkligen påverka ditt fokus negativt.
Skapa ett specifikt utrymme i huset som blir ditt dedikerade kontorsutrymme, där du verkligen kan fokusera eller arbeta hårt. Detta kan vara något så enkelt som ett hörn av sovrummet eller till och med en plats vid ditt köksbord som du vanligtvis inte sitter vid.
Vad du än väljer bör detta vara en plats som du vanligtvis inte använder när du är hemma, så att du psykologiskt kan koppla ytan till en arbetsmentalitet snarare än bara avkopplande hemmatid. Detta kan vara till stor hjälp när du vill sitta ner och komma in i zonen och också när du ska lägga arbetet åt sidan vid slutet av dagen.
Se till att du är utrustad
Utrustning kan ofta vara en eftertanke tills den dag du sitter fast i soffan med bara din bärbara dator och en massa flikar eller dokument öppna på en skärm.
När du arbetar hemifrån behöver du en teknisk installation som gör att du kan arbeta på samma vis som när du är på kontoret. Vare sig det handlar om en extra skärm, separat mus och tangentbord eller bara ett ordentligt skrivbord är det viktigt att ha rätt verktyg. Om du ska arbeta hemifrån regelbundet är det i din arbetsgivares intresse att du är redo för detta.
Kontrollera din arbetsgivares policy för utrusning vid arbete hemifrån och se till att du har allt du behöver. Behoven varierar beroende på arbetsuppgifterna, men det kan vara värt att kontrollera om något av följande kommer att behövas i ditt dagliga arbete, och om det finns tillgängligt hemma:
- Bildskärm
- Mus
- Tangentbord
- Skärmkablar/adaptrar
- Sekretesskärm
- Hörlurar
- Stativ för bärbar dator
- Laddare
- Ergonomisk stol
Tänk på att en bra internetuppkoppling och tillgång till rätt filer också ingår här. Om du av någon anledning inte kan komma åt ditt företags nätverk hemifrån måste du fortfarande kunna arbeta.
Med filer som lagras i Dropbox kan du enkelt arbeta på distans offline eftersom du kan välja vilka filer som ska lagras lokalt och vilka som ska lagras i molnet. När du är offline kommer dina filer att finnas där, redo för dig att arbeta med, och de kommer också att synkroniseras med onlineversionerna när du är ansluten igen. Du behöver inte oroa dig för att vara utan uppkoppling, även om det innebär att det finns en ursäkt mindre för att sluta tidigt.
Håll dig till ett jobbschema
När du har fått till ett bra hemmakontor är det dags att börja arbeta. Ett vanligt misstag när man börjar arbeta hemifrån är att byta pendlingstiden mot extra sömn. Saken är den att det kan vara ganska jobbigt rulla ur sängen och rakt in i jobbet.
För att få en bra start ska du se till att du gör dig redo precis som om du vore på väg in på kontoret – även om klädseln kanske är mer avslappnad. När du skapar ritualer för att komma i och ur arbetsfokuset gör du dig mentalt redo, på samma sätt vis som pendlingen skulle förberett dig inför den kommande arbetsdagen.
Om planerar din morgon på ett bra sätt hinner du med lite kvalitetstid för dig själv till exempel i form av en promenad med kaffet (eller hunden) innan du slår dig ner för att ta itu med din arbetsdag i din arbetsyta.
Ta paus
När du är inne i ett bra flöde bör du också se till att ta pauser. Vanliga dagar på kontoret är fyllda med välbehövliga promenader till fikarummet, snabbmöten med kollegor vid deras skrivbord och andra avslappnande distraktioner.
Även om du troligtvis kommer att ta turer till köket för kaffe och snacks, är det alltför lätt att falla in i en design där man arbetar kontinuerligt utan stillestånd när man arbetar hemifrån. Även om ditt fokus kan förbättras genom att arbeta hemifrån utan andra i närheten, behöver du fortfarande extra tid för att ta pauser och koppla av – och du bör ta dessa pauser.
Avsluta arbetsdagen
Avgörande för ett fungerande arbete hemifrån är din förmåga att kunna avsluta arbetet vid dagens slut. Även om man kan föreställa sig att arbete hemifrån leder till mer fritid på bekostnad av arbetet, kan det ofta bli tvärtom.
När du väl kommit igång med effektivt arbete hemifrån måste du också se till att du kan avsluta jobbet på ett bra sätt varje dag. Bestäm dig för en tid då arbetsdagen är slut, precis som på kontoret.
Det är samma som när du börjar dagen: du behöver en ritual som hjälper dig att varva ner och komma ur ”arbetsläget”. Lätt träning eller läsning är vanliga metoder som hjälper dig att varva ner men se till att hitta något som fungerar för dig. Detta är jätteviktigt, inte bara för att kunna slappna av och återhämta sig innan nästa arbetsdag, utan också för att du ska kunna njuta av ett hälsosamt, personligt liv som är helt avskilt från jobbet.
Så håller du kontakten med ditt team på distans
Även om du och ditt team arbetar hemifrån är det viktigt att hålla er uppkopplade och uppdaterade precis som om ni vore på kontoret.
Många är redan vana vid att arbeta med distansanställda eller kollegor på olika kontor eller platser och är medvetna om hur viktig god kommunikation är för distansteam. För andra kan det dock kännas ensamt att arbeta hemifrån.
När nyhetens behag över att inte behöva ta sig till kontoret börjat avta kan detta ofta innebära att du tillbringar mycket tid själv – eller delar arbetsyta med familjen. Det är viktigt att du fortsätter söka innovativa sätt att kommunicera med teamet på ett sätt som är effektivt men samtidigt också passar dina specifika omständigheter.
Använd delade verktyg för att arbeta tillsammans
Det bästa sättet att arbeta nära dina kollegor – när ni är ifrån varandra – är att använda digitala verktyg.
Genom att arbeta i delade, smarta arbetsytor kan alla i teamet arbeta tillsammans direkt samtidigt som de håller sig uppdaterade om projekten. I Dropbox Paper kan du dela dokument med ditt team och arbeta med dem tillsammans online, utan att behöva skicka e-post eller slå samman filer.
Om något behöver göras kan du helt enkelt nämna en av dina teammedlemmar i en relevant del av dokumentet för att meddela dem. Det är ett enklare, mer effektivt sätt att hålla kontakten med ditt team och samarbeta bättre – både på eller utanför kontoret. Dessutom är det ett bra sätt att minska antalet möten och e-postmeddelanden.
Förvandla möten till videokonferenser
När du arbetar hemifrån kommer du garanterat slippa många onödiga möten, men distansarbetet kan också göra de viktiga mötena mer utmanande. Vissa samtal har historiskt sett varit bättre att genomföra ansikte mot ansikte än över telefon, och det kan också finnas subtila interaktioner och nyanser som försvinner när du arbetar hemifrån. Videokonferenser kan dock bidra till att hantera dessa utmaningar.
Oavsett om det är ett företagsmöte med alla anställda eller en projektsynkronisering med en kollega, gör videomöten mer effektiva och håller dig visuellt och hörbart uppkopplad mot ditt team. Med appar som Microsoft Teams och Google Meet integrerade i Dropbox är det enkelt att konfigurera videokonferenser eller använda dem som en regelbunden del av ditt vanliga arbete. Om någon snabbt vill diskutera något i ett dokument kan du hoppa in i ett möte direkt från Dropbox med hjälp av de verktyg som ditt team redan använder.
Använd gemensamma chattkanaler
Vi vet alla att tekniken gör det naturligt för medlemmar i ditt team eller delar av din organisation att hålla sig för sig själva – oavsett om de är på kontoret eller inte.
Ett sätt att uppmuntra och förbättra kommunikationen är att använda programvara för snabbmeddelanden på kontoret, som Slack. Även om det bidrar till att skapa en känsla av brådska i kommunikationen mellan enskilda teammedlemmar, öppnar det också upp nya möjligheter att kommunicera och umgås med andra kollegor.
Säg mer, inte mindre
När man inte ständigt stöter på lagkamrater i korridorerna eller vid lunchen är det plötsligt mycket värdefull social interaktion som är borta. Det bästa sättet att hantera bristen på fysisk kommunikation på kontoret är helt enkelt att kommunicera mer när du inte är där.
Ansträng dig för att schemalägga avstämningar med dina teammedlemmar för att diskutera aktuella projekt – med hjälp av verktyg som Slack, som integreras direkt med Dropbox. Och kom ihåg att det inte alltid behöver vara arbete – var inte rädd för att bara kontakta kollegor socialt online, precis som du skulle göra på kontoret. De flesta program för snabbmeddelanden för kontoret har emojis och GIF-tangentbord för att göra dina samtal lite mer lättsamma. I Dropbox kan du till och med använda emojis i dokument för att ge dina chattar värme och personlighet.
Glädjen i att arbeta hemifrån
Även om det till en början kan verka skrämmande, finns det en anledning till varför så många människor väljer att arbeta hemifrån redan i dag. Man slipper pendla, schemat är flexibelt och du kan njuta av friheten att vara i ditt eget hem, med mer tid för dig själv och dina nära och kära. Och bäst av allt? Med rätt strategi och verktyg är det inte svårt att förstå vad som gör arbetet hemifrån så attraktivt för många distansarbetare. Med en bra arbetsmiljö i hemmet och stark onlinekommunikation med kollegorna kan övergången till att arbeta hemifrån vara enkel och trevlig – och leda till en lösning du vill behålla.
