Советы по работе из дома

Узнайте, как эффективно работать из дома, оставаясь на связи с коллегами и не превращая дом в офис.

Человек работает из дома на своем ноутбуке

Как эффективно работать из дома

По мере того как современные офисы и рабочие процессы все больше включаются в цифровое пространство, возможность выполнять обязанности из дома набирает популярность во всем мире. Согласно данным Global Workplace Analytics, только в США 5 миллионов человек работают из дома как минимум 50 % времени. Для многих сотрудников — это личный выбор, однако внезапный переход на подобный формат без подготовки может быть пугающим и дезориентирующим. Если вы собираетесь в ближайшее время организовать домашний офис и стать удаленным работником, очень важно наладить все процессы с самого начала.

На первый взгляд, преимущества занятости из дома могут показаться мечтой. Вам больше не нужно добираться на транспорте, можно сидеть в пижаме и обедать в любое время. Тем не менее ветераны виртуальной коммуникации, которые много лет трудятся удаленно, знают, что реальность далеко не столь вольготна и прекрасна. С соблюдением рабочего ритма дома, в отличие от офиса, могут возникнуть большие сложности. Например, может не оказаться письменного стола, или вы легко отвлекаетесь на домашних животных, членов семьи и стирку. Также, когда вы дома, вам может быть очень трудно оторваться от выполнения заданий. Так происходит по причине того, что такая обстановка может оказывать психологическое воздействие на вашу жизнь, поскольку ваш дом теперь неразрывно связан с работой. Однако благодаря правильным привычкам вы сможете добиться успеха, отделив профессиональные обязанности от личной жизни.

Организуйте рабочие и нерабочие зоны

Прежде всего, вам нужно организовать правильное рабочее пространство. Хотя расслабленно сидеть в кровати с ноутбуком может казаться привлекательной идеей, на самом деле отсутствие правильной рабочей среды может повлиять на вашу сосредоточенность. Определите конкретное пространство в доме, которое будет вашим офисом, где вы сможете по-настоящему сосредоточиться или углубиться в работу. Это может быть просто угол в спальне или даже место за кухонным столом, где вы обычно не сидите. Что бы это ни было, это должно быть место, которое вы обычно не используете, чтобы вы могли психологически связать это пространство с рабочим настроем, а не с отдыхом дома. Такая организация может быть большим подспорьем, когда нужно войти в рабочий поток, а также отложить работу в конце дня.

Убедитесь, что у вас есть нужное оборудование

Часто мы не думаем об оборудовании до тех пор, пока не оказываемся на диване с ноутбуком с кучей открытых вкладок или документов на одном экране. При работе из дома вам нужны технические средства, которые позволят вам работать так, как вы это обычно делаете в офисе. Будь то дополнительный экран, отдельная мышь и клавиатура или даже просто рабочий стол, наличие правильных инструментов очень важно. Если вы собираетесь регулярно работать из дома, ваш работодатель тоже заинтересован в этом.

Ознакомьтесь с правилами вашего работодателя в отношении работы из дома и оборудования и убедитесь, что у вас есть все, что вам нужно. Хотя ваши потребности будут зависеть от выполняемых функций, возможно, все же стоит проверить, потребуется ли что-либо из перечисленного ниже для вашей повседневной работы и есть ли это у вас дома:

  • Мониторы
  • Мыши
  • Клавиатуры
  • Кабели/адаптеры для дисплеев
  • Экраны, защищенные от считывания информации
  • Наушники
  • Подставки для ноутбуков
  • Зарядные устройства
  • Эргономичное кресло

Имейте в виду, что сюда входит также наличие необходимых файлов и подключение к Интернету. Если по какой-либо причине вы не можете получить доступ к сети компании из дома, вам все равно нужно иметь возможность выполнять необходимые задачи. С файлами, размещенными в Dropbox, вы сможете легко работать удаленно, находясь вне сети, так как есть вариант хранения файлов в автономном режиме и облаке. Даже без доступа к Интернету ваши файлы будут готовы для любого вмешательства с вашей стороны, и как только вы снова подключитесь к сети, они синхронизируются с онлайн-версиями. Вам не придется беспокоиться об отсутствии подключения, хотя это могло бы стать оправданием раннего окончания рабочего дня.

Придерживайтесь рабочего графика

Как только вы организуете свой домашний офис, можно приступать к работе. Начиная работать из дома, люди часто совершают распространенную ошибку, используя время, которое раньше тратили на дорогу на работу, для сна. Дело в том, что приступать к работе сразу после пробуждения может быть довольно дискомфортно. Чтобы хорошо начать рабочий день, убедитесь, что вы готовитесь к нему так же, как если бы вы шли в офис, даже если это обычный день. Ритуалы для входа и выхода из рабочего режима психологически подготовят вас к предстоящему дню так же, как поездка на работу. Если вы все спланируете правильно, то сможете уделить время прогулке с чашечкой кофе (или с собакой), прежде чем приступить к работе в домашнем офисе.

Делайте перерывы

Нужно обязательно делать перерывы, даже если вы вовлечены в рабочий поток. Обычные дни в офисе наполнены необходимыми перерывами на кофе, беседами с коллегами за их столами и другими отвлекающими факторами. Находясь дома, вы несомненно будете ходить на кухню,чтобы выпить кофе или перекусить, но в этом случае слишком велик соблазн погрузиться в режим непрерывной работы. Несмотря на то, что у сотрудника, который выполняет обязанности вне офиса и не отвлекается на коллег, как правило, повышается концентрация внимания, вам все равно нужно дополнительное время на обязательные перерывы и отдых, и за этим нужно следить.

Окончание рабочего дня

При работе в домашнем офисе крайне важно иметь возможность прекратить работу в конце рабочего дня. Хотя может показаться, что работа на дому меняет ваш баланс между работой и личной жизнью в пользу последней, часто наблюдается обратный эффект. Наладив эффективную работу из дома, убедитесь, что вы можете выйти из рабочего режима. Установите конкретное время окончания рабочего дня, как в офисе. Алгоритм тот же, что и с началом рабочего дня: вам нужен ритуал, чтобы успокоиться и выйти из рабочего режима. Традиционно для сброса напряжения используют несложные физические упражнения или чтение, но лучше поискать те способы, которые оптимальны именно для вас. Это важно не только для отдыха и восстановления перед следующим рабочим днем, но и для того, чтобы вы могли получать удовольствие от здоровой личной жизни, полностью отделенной от работы.

Как оставаться на связи со своей командой при удаленной работе

Даже если вы и ваша команда работаете из дома, важно оставаться на связи и быть в курсе событий, как и при работе в офисе. Многие люди уже привыкли работать с удаленными сотрудниками или коллегами в разных офисах или регионах и знают, насколько важна надежная связь для рабочих групп, которые работают удаленно. Но есть люди, которые при работе из дома чувствуют себя одиноко. Когда эффект новизны от отсутствия необходимости ходить в офис закончится, вы заметите, что вы проводите много времени наедине с собой или делите рабочее пространство с членами семьи. Крайне важно продолжать искать инновационные способы эффективного общения со своей рабочей группой, а также работающие решения для ваших конкретных обстоятельств.

Используйте общие инструменты для совместной работы

Лучший способ работать в тесном контакте с товарищами по команде, если вы не находитесь рядом, — это использование цифровых инструментов. В общих умных рабочих пространствах все участники смогут эффективно сотрудничать и быть в курсе всей информации по проектам. Dropbox Paper позволяет обмениваться документами с вашей командой и работать над ними вместе онлайн без необходимости пересылать их по электронной почте или объединять файлы. Если нужно выполнить какую-либо задачу, вы можете просто упомянуть одного из участников вашей рабочей группы в соответствующей части документа, и он получит уведомление. Это более простой и результативный способ оставаться на связи с коллегами и повысить эффективность сотрудничества как в офисе, так и за его пределами. Вы также можете использовать Dropbox Capture для обсуждения рабочих моментов с помощью видеосообщений. Это отличный способ сократить количество встреч и электронных писем.

Превратите совещания в видеоконференции

Работа из дома, безусловно, исключит из вашего расписания множество ненужных встреч, но может и усложнить проведение важных встреч. Так сложилось, что некоторые разговоры лучше вести лично, а не по телефону: в этом случае могут играть роль тонкие взаимодействия или нюансы, которые упускаются при работе из дома. В решении этой проблемы могут помочь видеоконференции. Будь то коллективное совещание или обсуждение проекта с коллегой, видео повышает эффективность совещаний и обеспечивает звуковой и визуальный эффект присутствия вашей рабочей группы. Со встроенными в Dropbox приложениями, такими как Zoom, легко организовывать видеоконференции, а также их удобно использовать в повседневной работе. Если нужно обсудить что-то в отношении документа, можно созвониться по Zoom непосредственно из Dropbox.

Пользуйтесь общими чат-каналами

Мы знаем, что технологии помогают участникам вашей рабочей группы или подразделениям организации сокращать общение как в офисе, так и за его пределами. Одним из способов поощрения и улучшения качества общения является использование офисного программного обеспечения для обмена мгновенными сообщениями, такого как Slack. Создавая ощущение срочности в общении отдельных участников рабочей группы, такие программы, тем не менее, открывают новые возможности для коммуникации и взаимодействия с другими коллегами. Используя Slack с Dropbox, вы можете настроить отдельные каналы для участников рабочей группы, для всего офиса или группы неформального общения после работы, в зависимости от того, что вам нужно.

Общайтесь больше, а не меньше

Когда вы прекращаете постоянно сталкиваться с коллегами в коридорах или на обеде, внезапно исчезает много возможностей для ценных социальных контактов. Лучший способ справиться с недостатком физического общения в офисе — просто больше общаться за его пределами. Старайтесь планировать встречи с участниками рабочей группы, чтобы обсудить текущие проекты, используя такие инструменты, как Slack и Zoom. И помните, что это не всегда должно быть связано с работой. Не бойтесь просто общаться с коллегами онлайн, как вы делали бы это в офисе. Большинство офисных программ для обмена мгновенными сообщениями содержат эмодзи и виртуальную клавиатуру GIF Keyboard, что позволяет сделать ваше общение более непринужденным. В Dropbox вы даже можете использовать эмодзи в документах, чтобы добавить теплоты и индивидуальности в ваши чаты.

Радости работы из дома

Хотя на первый взгляд кому-то это может показаться обескураживающим, есть причина, по которой так много людей уже сегодня выбирают работу из дома. При таком варианте не нужно добираться до работы, можно иметь гибкий график и наслаждаться свободой пребывания в своем доме, посвящать больше времени себе и своим близким. А что в этом самое лучшее? При правильном подходе и инструментах вы сразу поймете, почему этот вариант так привлекателен для многих удаленных сотрудников. Если организовать удобное рабочее место дома и надежную связь с коллегами онлайн, переход к работе из дома может стать простым и приятным, и, возможно, вы не захотите отказываться от такого варианта.

Откройте для себя более эффективный способ организации совместной работы.

Начало работы с Dropbox Business