Hvordan jobbe effektivt hjemmefra
Etter hvert som moderne kontorer og arbeid blir mer digitalisert, er muligheten til å jobbe hjemmefra mer populær blant arbeidere over hele verden. I følge Global Workplace Analytics jobber fem millioner mennesker hjemmefra bare i USA, minst femti prosent av tiden. Mens mange jobber hjemmefra etter eget valg, kan det være skremmende eller forstyrrende å gjøre en plutselig overgang til å jobbe hjemme uten forberedelser. Hvis du forbereder deg på å opprette et hjemmekontor snart og blir fjernarbeider, er det viktig at du kommer i gang med det rette utgangspunktet.
På papiret kan fordelene ved å jobbe hjemmefra høres ut som en drøm. Du slipper pendlingen, kan jobbe i pyjamas og spise lunsj når du vil. Fjernarbeid og veteraner innen det å jobbe hjemmefra vet imidlertid at virkeligheten ikke er i nærheten av like avslappende eller dekadent. Det kan være en sann kamp for å finne den samme rytmen i arbeidet hjemme som du vil finne på kontoret. Du har kanskje ikke en gang et riktig skrivebord i huset ditt, eller du blir lett distrahert av kjæledyr, familiemedlemmer - og klesvask! Det kan også være veldig vanskelig å koble fra jobben når du jobber hjemmefra. Det er fordi å jobbe hjemmefra kan ha en psykologisk innvirkning på livet ditt når hjemmet ditt knyttes uløselig til jobb. Med de riktige vanene kan du imidlertid sørge for at du utmerker deg ved å jobbe hjemmefra mens du holder hjemmelivet adskilt.
Skape arbeids- og ikke-arbeidsområder
Først og fremst trenger du det rette arbeidsområdet. Mens du slapper av i sengen når du er på en bærbar datamaskin, kan det høres attraktivt ut, men det å ikke ha riktig arbeidsmiljø kan virkelig påvirke fokuset ditt. Utpek et bestemt sted i huset som den dedikerte kontorplassen din, der du virkelig kan fokusere eller fordype deg i arbeid. Dette kan være så enkelt som et hjørne av et soverom eller til og med et sete ved kjøkkenbordet du vanligvis ikke sitter i. Uansett hva det er, bør det være et sted du vanligvis ikke bruker hjemme, slik at du psykologisk kan koble dette rommet til en jobbmentalitet i stedet for bare å slappe av hjemme. Dette kan være til stor hjelp når det gjelder å sette seg ned og komme inn i flyten, og også med å legge arbeidet til side på slutten av dagen.
Forsikre deg om at du er godt utstyrt
Utstyr kan ofte være til ettertanke helt til den dagen du sitter fast i sofaen med bare den bærbare datamaskinen, og en haug med faner eller dokumenter er åpne på én skjerm. Når du jobber hjemmefra, trenger du et teknisk oppsett som lar deg jobbe slik du vanligvis ville gjort på kontoret. Enten det er en ekstra skjerm, en separat mus og et tastatur eller bare et ordentlig skrivebord, er det viktig å ha de riktige verktøyene. Hvis du skal jobbe hjemmefra regelmessig, er det i din arbeidsgivers interesse at du er rustet til å gjøre det.
Sjekk arbeidsgiverens retningslinjer for utstyr og arbeid hjemmefra, og sørg for at du har alt du trenger. Selv om dine behov vil variere avhengig av hvilken rolle du har, kan det lønne seg å sjekke om noe av det følgende er nødvendig i din daglige funksjon, og om du har tilgang til dem hjemme:
- Skjermer
- Mus
- Tastaturer
- Visningsadaptere/skjermkabler
- Personvernskjermer
- Hodetelefoner
- Stativ for bærbar
- Ladere
- Ergonomisk stol
Husk at dette også inkluderer å ha de riktige filene og Internett-orbindelse. Hvis du ikke har tilgang til bedriftens nettverk hjemmefra av en eller annen grunn, må du fortsatt være i stand til å jobbe. Med filer som er lagret i Dropbox, kan du enkelt jobbe eksternt offline fordi du kan velge filer som skal lagres lokalt og i skylagring. Når du er offline, vil filene dine være der klare for deg å jobbe med, og de vil også synkroniseres med onlineversjonene når du er tilkoblet igjen. Du trenger ikke å bekymre deg for å være uten forbindelse, selv om det betyr at det er en unnskyldning mindre for å avslutte tidlig.
Hold planen for arbeidet ditt
Etter at du har konfigurert hjemmekontoret, er det på tide å komme seg på jobb. En vanlig feil når du begynner å jobbe hjemme, er at du kan velge å bytte inn tiden du pendler mot litt ekstra søvn. Saken er den at å rulle ut av sengen og rett ut i jobb kan være ganske opprivende. For å komme godt i gang, sørg for at du gjør deg klar som om du var på vei inn på kontoret - selv om det er en uformell dag. Når du etablerer ritualer for å komme deg inn og ut av arbeidsmodus - på samme måte som en pendling vil forberede deg på dagen som kommer - blir du mentalt klar. Og hvis du planlegger det riktig, kan du ta litt kvalitetstid for deg selv med en tur med kaffen din (eller hunden din) før du slår deg ned for å takle dagen din på arbeidsområdet ditt hjemme.
Ta pauser
Når du er i flyten, bør du også sørge for å ta pauser. Vanlige dager på kontoret er fylt med sårt tiltrengte turer til pauserommet for kaffe, komme ajour med kolleger ved skrivebordene deres og andre lette distraksjoner. Mens du sannsynligvis tar turer til kjøkkenet for kaffe og snacks, er det for lett å komme inn i et mønster av å jobbe kontinuerlig uten nedetid når du jobber hjemmefra. Selv om fokuset ditt kan forbedres ved å jobbe hjemmefra uten andre i nærheten, trenger du fortsatt ekstra tid til å ta pauser og slappe av – og du bør ta disse pausene.
Avslutte arbeidsdagen
Kritisk for å jobbe på hjemmekontoret er å kunne forlate arbeidet ditt på slutten av dagen. Selv om det kan virke som om balansen din mellom jobb og privatliv forrykkes til fordel for privatlivet ved å jobbe hjemmefra, kan det ofte ha den motsatte effekten. Når du kan jobbe effektivt hjemme, må du sørge for at du kan koble deg fra jobben. Angi et definert tidspunkt for å avslutte arbeidstiden din, akkurat som du ville gjort på kontoret. Det er det samme som når du starter dagen: Du trenger et ritual for å hjelpe deg med å roe deg ned og komme ut av arbeidsmodus. Lett trening eller lesing er vanlige metoder for å trappe ned, men sørg for at du finner det som fungerer best for deg. Dette er avgjørende, ikke bare for å slappe av og komme seg før neste dags arbeid, men for at du skal kunne nyte et sunt, personlig liv som er helt adskilt fra jobb.
Hvordan holde kontakten med teamet ditt eksternt
Selv om du og teamet ditt alle jobber hjemmefra, er det viktig å holde kontakten og være på ballen akkurat som om du var på kontoret. Mange er allerede vant til å jobbe med eksterne ansatte eller kolleger på forskjellige kontorer eller lokaler, og er klar over hvor viktig sterk kommunikasjon er for eksterne team. For andre mennesker kan det imidlertid være ensomt å jobbe hjemmefra. Når nyhetens interesse om ikke å måtte gå på kontoret avtar, kan det ofte bety at du bruker mye tid alene - eller deler arbeidsområdet med familien. Det er viktig at du fortsetter å lete etter innovative metoder for å kommunisere med teamet ditt på en effektiv måte, men også at det er effektivt i din spesielle situasjon.
Bruke delte verktøy for å samarbeide
Den beste måten å jobbe tett med kollegene dine på – mens dere er fra hverandre – er å jobbe med digitale verktøy. Ved å jobbe i delt, Smart Workspace, kan alle i teamet ditt samarbeide direkte mens de holder seg oppdatert på prosjekter. I Dropbox Paper kan du dele dokumenter med teamet ditt og jobbe med dem sammen online, uten å måtte sende filer med e-post eller flette filer. Hvis noe skal gjøres, kan du bare nevne en av teammedlemmene dine i en relevant del av dokumentet for å varsle dem. Det er en enklere, mer effektiv måte å holde kontakten med teamet ditt på og samarbeide bedre – både på eller utenfor kontoret. Du kan også bruke Dropbox Capture til å dele arbeid via videomeldinger – en fin måte å redusere møter og e-poster på.
Gjøre møter til videokonferanser
Mens det å arbeide hjemmefra sikkert vil fjerne mange unødvendige møter i timeplanen din, kan det også gjøre de som betyr noe mer utfordrende. Noen samtaler har historisk sett vært bedre ansikt til ansikt enn en telefonsamtale, og det kan også være subtil samhandling eller nyanser som man savner når man jobber hjemmefra. Bruk av videokonferanser kan imidlertid virkelig bidra til å bygge bro over det gapet. Enten det gjelder alle i foretaket eller er en prosjektsynkronisering med en kollega, gjør video møter mer effektive og holder deg visuelt og hørbart koblet til teamet ditt. Med apper som Zoom integrert i Dropbox er det enkelt å sette opp videokonferanser eller bruke dem som en vanlig del av det vanlige arbeidet ditt. Hvis noen raskt vil diskutere noe i et dokument, kan du be om og starte Zoom-samtaler med dem direkte fra Dropbox.
Bruke felles chattekanaler
Vi vet alle at teknologi gjør det naturlig for medlemmer av teamet ditt eller deler av organisasjonen å holde seg for seg selv - enten de er på kontoret eller ikke. En måte å oppmuntre til og forbedre kommunikasjonen på er å bruke programvare for direktemeldinger for kontor, som Slack. Selv om det hjelper til med å skape en følelse av at det haster med kommunikasjon mellom individuelle teammedlemmer, åpner det også for nye muligheter til å kommunisere og sosialisere med andre kolleger. Ved å bruke Slack med Dropbox kan du sette opp unike kanaler med teammedlemmer, hele kontoret eller for happy hour-teamet etter jobb - det er opp til deg.
Si mer, ikke mindre
Når du ikke stadig møter teamkolleger i gangene eller til lunsj, er det mye verdifull sosial interaksjon som plutselig er borte. Den beste måten å imøtekomme mangelen på fysisk kommunikasjon på kontoret, er ganske enkelt å kommunisere mer mens du ikke er der. Tre ut av din måte å planlegge innsjekking med teammedlemmene dine på for å snakke gjennom aktuelle prosjekter – ved hjelp av verktøy som Slack og Zoom. Og husk at det ikke alltid trenger å være arbeid – ikke vær redd for å bare å nå ut sosialt til medarbeidere på nettet slik du ville gjort på kontoret. Kontorprogramvare for direktemeldinger har som regel funksjonalitet for emojier og GIF-tastatur for å gjøre samtalene dine litt lettere. I Dropbox kan du til og med bruke emoji i dokumenter for å gi varme og personlighet til chattene dine.
Gleden ved å jobbe hjemmefra
Selv om det i begynnelsen kan virke skremmende for noen, er det en grunn til at så mange allerede velger å jobbe hjemmefra i dag. Det er ingen pendling, tidsplanen er fleksibel, og du kan nyte friheten til å være hjemme hos deg selv, med mer tid for deg og dine nærmeste. Den beste delen? Med riktig tilnærming og verktøy er det ikke vanskelig å få tak i hva som gjør det så attraktivt for så mange telependlere. Med et skikkelig hjemmemiljø og sterke forbindelser med kolleger på nettet, kan overgangen til å jobbe hjemmefra være enkel og hyggelig - en du kanskje ikke vil gi opp.
