Sådan arbejder du effektivt hjemmefra
I takt med at moderne kontorer og arbejde bliver mere digitaliseret, er muligheden for at arbejde hjemmefra mere populær blandt medarbejdere i hele verden. Ifølge Global Workplace Analytics arbejder 5 millioner mennesker hjemmefra i USA alene, mindst 50 procent af tiden. Mens mange arbejder hjemmefra efter eget valg, kan det være skræmmende eller endda forstyrrende at foretage en pludselig overgang til at arbejde hjemme uden forberedelse. Hvis du forbereder dig på snart at oprette et hjemmekontor og blive fjernarbejder, er det vigtigt, at du kommer godt i gang.
Fordelene ved at arbejde hjemmefra kan lyde som en drøm. Du undgår pendlerturen, du kan arbejde i din pyjamas og spise frokost, når du vil. Erfarne distancearbejdere og fjernarbejdere ved imidlertid, at virkeligheden ikke er nær så afslappende eller dekadent. Det kan være en kamp for at få den samme rytme i arbejdet derhjemme, som du kan få på kontoret. Du har måske ikke engang et rigtigt skrivebord i dit hus, eller du bliver distraheret af kæledyr, familiemedlemmer – og tøjvask! Det kan også være meget vanskeligt at “slukke” for arbejdet, når du arbejder hjemmefra. Det skyldes, at arbejde hjemmefra kan have en psykologisk indflydelse på dit liv, når dit hjem bliver uløseligt forbundet med arbejde. Med de rigtige vaner kan du dog sikre dig, at du bliver god til at arbejde hjemmefra, mens du holder hjemmelivet adskilt.
Opret arbejds- og ikke-arbejdsområder
Først og fremmest har du brug for det rigtige arbejdsområde. Det lyder måske attraktivt at slappe af i sengen med en bærbar computer, men det at have det rigtige arbejdsmiljø kan virkelig påvirke din fokus. Udpeg et specifikt sted i huset, som er dedikeret til arbejde, hvor du virkelig kan fokusere eller fordybe dig i dit arbejde. Dette kan ganske simpelt være et hjørne af et soveværelse eller endda en stol ved dit køkkenbord, som du normalt ikke sidder i. Uanset hvad det er, skal det være et sted, som du normalt ikke bruger hjemme, så du psykologisk kan forbinde dette sted med en arbejdsmentalitet i stedet for bare at slappe af derhjemme. Dette kan være en stor hjælp, når du skal sætte dig ned og komme i flow-tilstand, og det kan også hjælpe, når du skal lægge arbejdet til side, når arbejdsdagen er slut.
Sørg for, at du har alt udstyret
Udstyr kan ofte være en eftertanke indtil den dag, du sidder i sofaen med bare din bærbare computer, og en masse faner eller dokumenter åbne på en skærm. Når du arbejder hjemmefra, har du brug for en teknisk opsætning, der giver dig mulighed for at arbejde som du normalt ville på kontoret. Uanset om det er en ekstra skærm, en separat mus og et tastatur eller endda bare et ordentligt skrivebord, er det vigtigt at have de rigtige værktøjer. Hvis du skal arbejde hjemmefra regelmæssigt, er det i din arbejdsgivers interesse, at du er rustet til at gøre det.
Undersøg din arbejdsgivers politik og udstyr til at arbejde hjemmefra, og sørg for at have alt, hvad du har brug for. Mens dine behov vil variere afhængigt af din rolle, kan det være umagen værd at undersøge, om noget af følgende er nødvendigt for din daglige funktion, og om du kan få adgang til dem derhjemme:
- Skærme
- Mus
- Tastaturer
- Skærmkabler/adaptere
- Skærmfiltre
- Hovedtelefoner
- Stativer til bærbare computere
- Opladere
- Ergonomisk stol
Husk, at dette også omfatter at have de rigtige filer og en internetforbindelse. Hvis du af en eller anden grund ikke kan få adgang til din virksomheds netværk hjemmefra, skal du stadig kunne arbejde. Med filer, der er gemt i Dropbox, kan du nemt arbejde eksternt offline, fordi du kan vælge filer, der skal gemmes lokalt og i cloudlager. Når du går offline, vil dine filer være der, klar til at arbejde på, og de synkroniseres også med onlineversionerne, når du har forbindelse igen. Du behøver ikke at bekymre dig om at være uden forbindelse, selvom det betyder, at der er én mindre undskyldning for at afslutte arbejdsdagen tidligt.
Overhold din arbejdsplan
Når du har fået styr på dit hjemmekontor, kan du begynde at arbejde. En almindelig fejl, når du begynder at arbejde derhjemme, er at du måske vælger at bytte din pendlertid med lidt ekstra søvn. At rulle ud af sengen og gå direkte i gang med arbejde kan være temmelig hårdt. For at komme godt i gang skal du sørge for at gøre dig klar, som om du var på vej ind på kontoret – selv det er en afslappet dag. Når du etablerer ritualer til at komme ind og ud af arbejdstilstanden – på samme måde som en pendlertur ville forberede dig på den kommende dag – bliver du mentalt klar. Og hvis du planlægger det rigtigt, kan du få lidt kvalitetstid til dig selv med en gåtur med din kaffe (eller din hund), før du slår dig ned for at gå i gang med din dag i dit hjemmearbejdsområde.
Tag pauser
Når du er kommet godt i gang, skal du også sørge for at tage pauser. Almindelige arbejdsdage på kontoret er fyldt med meget nødvendige ture til pauserummet for en kop kaffe, en sludder med kolleger ved deres skriveborde og andre lette distraktioner. Mens du sandsynligvis går i køkkenet derhjemme at hente for kaffe og snacks, er det alt for nemt at få i et mønster med at arbejde uafbrudt uden nedetid, når du arbejder hjemmefra. Selvom dit fokus måske forbedres ved at arbejde hjemmefra uden andre i nærheden, har du stadig brug for den ekstra tid til pauser og afslapning – og du skal tage disse pauser.
Afslutning af arbejdsdagen
At kunne forlade dit arbejde, når arbejdsdagen er slut, er afgørende for at arbejde på hjemmekontoret. Selvom det kan virke som om at arbejde hjemmefra kan skubbe din balance mellem arbejde og fritid mod mere fritid, kan det ofte have den modsatte effekt. Når du først kan arbejde effektivt hjemme, skal du sikre dig, at du også kan "slukke" for arbejdet. Angiv et defineret tidspunkt, hvor du slutter dit arbejde, ligesom du ville have gjort på kontoret. Det er det samme som at starte din dag: du har ögså brug for et ritual for at hjælpe dig med at stoppe og komme ud af arbejdstilstanden. Let træning eller læsning er almindelige metoder til at markere arbejdsdagens afslutning, men find det, der fungerer bedst for dig. Dette er afgørende, ikke kun for at slappe af og komme sig inden næste dags arbejde, men for at du kan have et sundt, personligt liv, der er helt adskilt fra arbejde.
Sådan bevarer du forbindelsen til dit eksterne team
Selvom du og alle i dit team arbejder hjemmefra, er det vigtigt at bevare forbindelsen til hinanden ligesom hvis I er på kontoret. Mange mennesker er allerede vant til at arbejde med eksterne medarbejdere eller kolleger på forskellige kontorer eller steder og er klar over, hvor vigtig god kommunikation er for eksterne team. For andre kan det dog være ensomt at arbejde hjemmefra. Når nyhedsværdien ved ikke at skulle møde ind på kontoret falmer, kan det ofte betyde, at du bruger meget tid alene – eller deler arbejdsområde med familien. Det er vigtigt, at du fortsætter med at søge innovative måder til effektiv kommunikation med dit team, men også at det er effektivt i netop dine omstændigheder.
Brug delte mapper til samarbejde
Den bedste måde at arbejde tæt sammen med dine kolleger – på afstand – er at arbejde med digitale værktøjer. Ved at arbejde i delte smart workspaces kan alle i dit team arbejde sammen direkte, mens de holder trit med projekterne. I Dropbox Paper kan du dele dokumenter med dit team og arbejde sammen online uden at skulle e-maile eller flette filer. Hvis noget skal gøres, kan du blot nævne et af dine teammedlemmer i en relevant del af dokumentet for at underrette dem. Det er en enklere, mere effektiv måde at holde kontakten med dit team på og samarbejde bedre – både på eller uden for kontoret. Du kan også bruge Dropbox Capture til at dele arbejde via videobeskeder – en fantastisk måde at reducere møder og e-mails på.
Gør møder til videokonferencer
At arbejde hjemmefra vil helt sikkert skære mange unødvendige møder ud af din tidsplan, men det kan også gøre dem, der betyder noget, mere udfordrende. Nogle samtaletyper har altid været bedre ansigt til ansigt end via et telefonopkald, og der kan også være subtil interaktion eller nuancer, som du går glip af, når du arbejder hjemmefra. Brug af videokonference kan dog virkelig hjælpe med at bygge bro over dette. Uanset om det er en virksomheds stormøde eller en projektsynkronisering med en kollega, gør video møder mere effektive og holder dig visuelt og hørbart forbundet med dit team. Med apps som Zoom integreret i Dropbox er det nemt at oprette videokonferencer eller bruge dem som en fast del af dit sædvanlige arbejde. Hvis nogen vil diskutere noget hurtigt i et dokument, kan du anmode om og starte Zoom-opkald med dem direkte fra Dropbox.
Brug fælles chatkanaler
Vi ved alle, at teknologi gør det naturligt for medlemmer af dit team eller dele af din organisation at holde sig for sig selv – uanset om de er på kontoret eller ej. En måde at opmuntre og forbedre kommunikationen på er at bruge software til chatbeskeder på kontoret som Slack. Det hjælper med at skabe en følelse af nødvendighed for kommunikation mellem individuelle teammedlemmer, og det åbner også nye muligheder for at kommunikere og omgås med andre kolleger. Med brug af Slack med Dropbox kan du oprette unikke kanaler med teammedlemmer, hele kontoret eller dit fyraftensølteam – du bestemmer.
Sig mere, ikke mindre
Når du ikke konstant render ind i teammedlemmer i korridorerne eller i frokostpausen, er en masse værdifuld social interaktion pludselig væk. Den bedste måde at imødekomme den manglende fysiske kommunikation på kontoret er simpelthen at kommunikere mere, mens du ikke er der. Planlæg indtjekninger med dine teammedlemmer for at snakke aktuelle projekter igennem – med værktøjer som Slack og Zoom. Og husk, at det ikke altid behøver at være arbejde – vær ikke bange for bare at spørge til kolleger online, ligesom du ville på kontoret. Det meste software til chatbeskeder har emojis og GIF-tastaturer for at gøre dine samtaler lidt mere muntre. I Dropbox kan du endda bruge emoji i dokumenter for at tilføje hygge og personlighed til dine chats.
Glæderne ved at arbejde hjemmefra
Selvom det i starten kan virke skræmmende for nogle, er der en grund til, at så mange mennesker vælger at arbejde hjemmefra i dag. Der er ingen pendling, tidsplanen er fleksibel, og du kan nyde friheden ved at være i dit eget hjem med mere tid til dig og dine kære. Det bedste? Med den rigtige tilgang og værktøjer er det ikke svært at udnytte det, der gør det så attraktivt for så mange distancearbejdere. Med et ordentligt hjemmearbejdsmiljø og stærke forbindelser med online-kolleger kan overgangen til at arbejde hjemmefra være enkel og behagelig – noget, du måske ikke vil opgive.
