Wskazówki dotyczące pracy w domu

Jak efektywnie pracować z domu

Ponieważ nowoczesne biura i praca stają się bardziej cyfrowe, możliwość pracy z domu rozpowszechnia się wśród pracowników na całym świecie. Według danych Global Workplace Analytics w samych tylko Stanach Zjednoczonych 5 milionów ludzi pracuje z domu przynajmniej przez połowę czasu. Wielu ludzi pracuje z domu z wyboru, jednak nagłe przestawienie się na pracę z domu bez przygotowania może mieć zniechęcający lub nawet destrukcyjny efekt. Jeżeli zamierzasz zorganizować domowe biuro i wykonywać pracę zdalnie, ważne jest, aby odpowiednio do tego podejść.

W teorii zalety pracy z domu mogą brzmieć jak marzenie. Można w końcu zapomnieć o dojazdach do pracy, pracować w piżamie i jeść obiad, kiedy się chce. Jednak weterani telepracy i pracy z domu wiedzą, że rzeczywistość nie jest nawet w połowie tak odprężająca lub swobodna. Znalezienie takiego samego rytmu pracy w domu, jaki byłby w biurze, może stanowić nie lada problem. W domu możesz nawet nie mieć biurka do pracy lub możliwości skupienia się, bo z łatwością będą Cię rozpraszać zwierzęta domowe, członkowie rodziny lub nawet pranie! Może Ci też być bardzo trudno odciąć się od pracy, kiedy pracujesz z domu. Dzieje się tak dlatego, że praca z domu może mieć psychologiczny wpływ na Twoje życie, ponieważ Twój dom staje się nierozerwalnie powiązany z pracą. Jednak wyrabiając odpowiednie nawyki, możesz zyskać pewność, że osiągniesz znakomite wyniki podczas pracy z domu i jednocześnie Twoje życie domowe pozostanie oddzielone od pracy.

Wyznacz przestrzeń do pracy i przestrzeń do odpoczynku

Po pierwsze potrzebujesz odpowiedniej przestrzeni do pracy. Mimo że wylegiwanie się w łóżku z laptopem może brzmieć zachęcająco, to brak odpowiedniego środowiska do pracy naprawdę może mieć wpływ na Twoją koncentrację. Wyznacz miejsce w domu, które będzie Twoim dedykowanym miejscem do pracy, gdzie możesz się naprawdę skupić i poświęcić pracy. Może to być po prostu miejsce w rogu sypialni lub miejsce przy stole w kuchni, przy którym zazwyczaj nie siadasz. Niezależnie od tego, gdzie to będzie, powinno być to miejsce, z którego zazwyczaj nie korzystasz, żeby psychologicznie połączyć je z pracą, a nie odpoczynkiem. Takie podejście może być bardzo pomocne, kiedy trzeba usiąść i zabrać się do pracy, a także kiedy trzeba przerwać pracę na koniec dnia.

Upewnij się, że masz potrzebny sprzęt

O sprzęcie często myśli się dopiero w dniu, który spędza się na kanapie tylko z laptopem i szeregiem otwartych na monitorze zakładek i dokumentów. Podczas pracy z domu potrzebujesz organizacji technicznej, która pozwoli Ci pracować w taki sam sposób, jak zwykle ma to miejsce w biurze. Niezależnie od tego, czy jest to kwestia dodatkowego monitora, oddzielnej myszki i klawiatury czy nawet dopasowanego biurka, posiadanie odpowiednich narzędzi ma istotne znaczenie. Jeżeli zamierzasz regularnie pracować z domu, w najlepszym interesie Twojego pracodawcy leży zapewnienie Ci odpowiedniego sprzętu do pracy.

Sprawdź politykę swojego pracodawcy dotyczącą pracy z domu i sprzętu i upewnij się, że masz wszystko, czego potrzebujesz. Mimo że Twoje potrzeby mogą różnić się w zależności od pełnionego stanowiska, warto sprawdzić, czy którekolwiek z urządzeń lub przedmiotów wymienionych poniżej będą niezbędne w Twojej codziennej pracy i czy możesz uzyskać do nich dostęp w domu:

• Monitory
• Myszki
• Klawiatury
• Kable wyświetlacza / karty graficzne
• Ekrany chroniące prywatność
• Słuchawki
• Podstawki do laptopa
• Zasilacze
• Ergonomiczny fotel

Pamiętaj, że uwzględnia to także posiadanie właściwych plików i połączenia z Internetem. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu nie możesz połączyć się z siecią firmową z domu, nadal musisz być w stanie pracować. Jeżeli przechowujesz pliki w Dropbox, możesz z łatwością pracować zdalnie w trybie offline, dzięki możliwości wyboru plików do przechowywania lokalnie lub w chmurze. Kiedy faktycznie będziesz pracować w trybie offline, Twoje pliki będą już przygotowane i zostaną również zsynchronizowane z wersjami dostępnymi online, kiedy ponownie się połączysz. Nie trzeba będzie martwić się o brak połączenia, nawet jeżeli oznacza to o jedną wymówkę mniej, żeby skończyć pracę wcześniej.

Utrzymuj plan pracy

Kiedy Twoje domowe biuro jest już gotowe, czas zabrać się do pracy. Powszechnym błędem powielanym przez osoby rozpoczynające pracę z domu jest zamienianie czasu poświęcanego na dojazd do pracy na dłuższy sen. Problem w tym, że siadanie do pracy prosto po wstaniu z łóżka może być dość irytujące. Żeby dobrze zacząć pracę, upewnij się, że przygotowujesz się w taki sam sposób, jak do pracy w biurze – nawet jeżeli jest to zwykły dzień. Kiedy wyrobisz w sobie nawyki, które wprowadzą Cię w tryb pracy, a później w tryb odpoczynku – w taki sam sposób, w jaki dojazd do pracy przygotowałby Cię na nadchodzący dzień – staniesz się psychicznie gotowy(a). A jeżeli dobrze to zaplanujesz, będziesz mieć trochę czasu dla siebie, aby przespacerować się z kawą (lub psem) zanim zasiądziesz do pracy w swoim domowym biurze.

Rób sobie przerwy

Kiedy wpadniesz już w wir pracy, pamiętaj, żeby zadbać także o przerwy. Typowe dni w biurze są pełne bardzo potrzebnych wycieczek do firmowej kuchni po kawę, pogawędek ze współpracownikami przy ich biurkach i innych drobnych „rozpraszaczy”. Mimo że prawdopodobnie będziesz robić sobie wycieczki do kuchni po kawę i coś do zjedzenia, to jednak podczas pracy z domu zbyt łatwo jest wpaść w nawyk ciągłego pracowania bez żadnych przerw. Nawet jeżeli Twoja koncentracja jest lepsza w domu, kiedy nie ma nikogo w pobliżu, nadal potrzebujesz czasu na przerwy i odpoczynek – i należy z takich przerw korzystać.

Kończenie dnia pracy

Kluczowe znaczenie w przypadku pracy z domu ma umiejętność zakończenia pracy na koniec dnia. I choć może się wydawać, że praca w domu może przechylić szalę równowagi między życiem prywatnym a pracą na korzyść życia prywatnego, to często może przynieść zupełnie odwrotny efekt. Kiedy już możesz efektywnie pracować z domu, musisz się upewnić, że jesteś też w stanie oderwać się od pracy. Ustal czas zakończenia godzin pracy, podobnie jak miałoby to miejsce w biurze. Jest dokładnie tak samo, jak w przypadku rozpoczynania dnia: musisz mieć nawyk kończenia pracy i przechodzenia w tryb odpoczynku. Lekkie ćwiczenia lub czytanie to powszechne metody relaksu, ale upewnij się, że znajdziesz sposób, który jest najlepszy dla Ciebie. Istotne znaczenie ma nie tylko odpoczynek i regeneracja przed kolejnym dniem pracy, ale także cieszenie się zdrowym życiem prywatnym, które jest zupełnie oddzielone od pracy.

Jak pozostać w zdalnym kontakcie z zespołem

Nawet jeżeli Ty i cały Twój zespół pracujecie z domu, ważne jest, aby pozostać w kontakcie i trzymać rękę na pulsie tak, jakbyście byli w biurze. Wielu ludzi jest już przyzwyczajonych do współpracy z osobami wykonującymi pracę zdalnie lub współpracownikami w różnych biurach lub lokalizacjach i ma świadomość, jak ważna jest dobra komunikacja zespołów pracujących zdalnie. Jednak inne osoby mogą czuć się osamotnione, kiedy pracują z domu. Kiedy przemija już nowość polegająca na braku konieczności chodzenia do biura, często może to oznaczać spędzanie dużo czasu samotnie – lub dzielenie się przestrzenią do pracy z rodziną. Istotne znaczenie ma ciągłe poszukiwanie innowacyjnych sposobów na skuteczną komunikację ze swoim zespołem, ale także taką komunikację, która będzie skuteczna w danych okolicznościach.

Korzystaj ze współdzielonych narzędzi do współpracy

Najlepszym sposobem na ścisłą pracę ze współpracownikami, kiedy jest się osobno, jest praca z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych. Dzięki pracy we współdzielonych inteligentnych obszarach roboczych wszyscy członkowie Twojego zespołu mogą bezpośrednio pracować razem i być na bieżąco z projektami. W Dropbox Paper możesz udostępniać zespołowi dokumenty i wspólnie pracować nad nimi online, bez konieczności wysyłania plików e-mailem czy ich łączenia. Jeżeli trzeba coś zrobić, możesz po prostu wspomnieć o danym członku zespołu we właściwej części dokumentu, aby zawiadomić tę osobę. Jest to łatwiejszy i bardziej skuteczny sposób na pozostanie w kontakcie z zespołem i na lepszą współpracę – zarówno w biurze, jak i poza nim. Możesz także użyć funkcji Dropbox Capture do udostępniania pracy za pośrednictwem wiadomości wideo – to świetny sposób na ograniczenie liczby spotkań i wiadomości e-mail.

Zamień spotkania na wideokonferencje

Praca z domu z pewnością wyeliminuje wiele niepotrzebnych spotkań z Twojego kalendarza, ale może także sprawić, że organizacja tych naprawdę ważnych stanie się wyzwaniem. W przeszłości niektóre rozmowy zawsze lepiej było przeprowadzać osobiście niż przez telefon. Ponadto pewne subtelne interakcje lub niuanse mogą ginąć w przypadku pracy z domu. Jednak tę lukę można wypełnić za pomocą wideokonferencji. Niezależnie od tego, czy chodzi o komunikację ze wszystkimi pracownikami firmy, czy synchronizację projektu ze współpracownikiem, wideokonferencja sprawia, że spotkanie jest bardziej efektywne i pozwala na utrzymanie wizualnego i głosowego kontaktu z zespołem. Dzięki aplikacjom takim jak Zoom, zintegrowanym z Dropbox, łatwo jest organizować wideokonferencje lub korzystać z nich jako regularnej części codziennej pracy. Jeżeli ktoś chce szybko omówić konkretną kwestię dotyczącą dokumentu, można zaproponować rozmowę z tą osobą poprzez Zoom bezpośrednio z Dropbox.

Korzystaj ze wspólnych kanałów czatu

Wszyscy wiemy, że technologia sprawia, że trzymanie się na uboczu wydaje się naturalne dla członków zespołu lub części organizacji – niezależnie od tego, czy przebywa się w biurze, czy też nie. Jednym ze sposobów na zachęcenie do komunikacji i jej usprawnienie jest korzystanie z biurowych komunikatorów, takich jak np. Slack. Taki komunikator pomaga w kreowaniu potrzeby pilnej komunikacji pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, ale także daje nowe możliwości komunikowania i socjalizowania się ze współpracownikami. Korzystając z narzędzi Slack wspólnie Dropbox, można stworzyć wyjątkowe kanały komunikacji z zespołem bądź całym biurem lub też w celu utrzymywania towarzyskich kontaktów z zespołem po pracy – w zależności od potrzeb.

Mów więcej, a nie mniej

Kiedy nie masz możliwości ciągłego spotykania kolegów i koleżanek z zespołu na korytarzach lub w trakcie lunchu, nagle tracisz wiele cennych interakcji społecznych. Najlepszym sposobem na nadrobienie braku fizycznej komunikacji w biurze jest po prostu częstsze komunikowanie się z zespołem w sposób wirtualny.  Postaraj się zaplanować rozmowy z członkami swojego zespołu, aby omówić bieżące projekty, korzystając z narzędzi takich jak Slack i Zoom. Pamiętaj, że nie musisz zawsze rozmawiać o pracy – nie bój się nawiązywać towarzyskich kontaktów online ze swoimi współpracownikami, tak jak miałoby to miejsce w biurze. W większości biurowych komunikatorów można korzystać z emotikonów i GIF-ów, dzięki czemu prowadzone rozmowy będą trochę mniej formalne. Dropbox umożliwia używanie emotikonów nawet w dokumentach, co pozwala dodać odrobinę ciepła i indywidualności.

Zalety pracy z domu

Mimo że praca z domu może na początku wydawać się zniechęcająca dla niektórych osób, to jednak istnieje powód, dla którego wielu ludzi wybiera obecnie właśnie taką formę pracy. Nie trzeba dojeżdżać do pracy, plan pracy jest elastyczny, można cieszyć się wolnością bycia we własnym domu i korzystać z dodatkowego czasu dla siebie lub najbliższych. Co jest najlepsze? Z odpowiednim podejściem i właściwymi narzędziami nie jest trudno wykorzystać to, co sprawia, że telepraca jest tak atrakcyjna dla wielu ludzi. Odpowiednie środowisko pracy w domu i bliskie relacje online ze współpracownikami sprawią, że przejście na pracę z domu może być łatwe i przyjemne – i możesz nie chcieć z tego zrezygnować.