Як креативний директор Dropbox керує своїм життям у режимі Virtual First

Ліз Ґілмор, креативний директор Brand Studio в Dropbox, покладається на режим роботи Virtual First для вирішення завдань у новій реальності — від зберігання записів про щеплення свого сина до спільної роботи над документами в дорозі.

Бути креативним директором у Dropbox означає співпрацювати з керівниками інших відділів, розвивати бренд і підтримувати свою команду креативників, щоби вони працювали максимально ефективно. В офісі Ліз брала б участь у творчих нарадах або надихала би свою команду, виступаючи перед інтерактивною дошкою. Однак після переходу на віддалену роботу весь процес дизайну був перенесений в онлайн, і Ліз мала переконатися, що цей новий підхід не задушить творчий процес.

Окрім непростої адаптації до нового стилю роботи, Ліз зіткнулася й із новими побутовими складнощами, які також треба було владнати. Коли Ліз не була зайнята виконанням своїх професійних обов’язків у Dropbox, вона щосили намагалася встежити за нескінченним потоком документів і фотографій, із якими доводиться мати справу мамі будь-якої дитини двох із половиною років. З міркувань безпеки Ліз і її сім’я припинили бачитися з батьками під час пандемії, через що було важко ділитися новими фотографіями. А ще Ліз із сім’єю переїхала в інший кінець країни під час пандемії. На додаток до всього, звідти їй довелося подавати заяву на влаштування сина в дитячий садок. 

До переходу на хмарні технології Ліз використовувала підшивку на трьох кільцях, яку вона тепер називає «аналоговим Dropbox». Однак такий спосіб абсолютно не спрощував упорядкування документів і надання до них доступу. Ліз зрозуміла, що їй потрібне нове рішення.

Було дуже нелегко одночасно підбирати співробітників для нової команди, учитися бути мамою й організовувати переїзд сім’ї через усю країну в розпал пандемії.

Передавайте, систематизуйте й діліться

Ліз перенесла всі сімейні документи до хмари, завантаживши їх цифрові копії або скориставшись сканером документів Dropbox для фізичних документів. Потім у хмарі вона з легкістю розклала документи до різних папок, як-от «Заяви для дитсадка», «Медичні картки», «Важливі документи». Отже, замість того, щоб надсилати фізичні документи, для подачі заяви в дитячий садок вона могла просто поділитися відповідною папкою з установою.

Захистіть свої спогади

Ліз використовує файли з камери та синхронізацію для резервного копіювання всіх фотографій і відеозаписів із камери в повній роздільній здатності. Вона навіть відсканувала надруковані копії старих фотографій. У результаті всі файли опинились у хмарному сховищі, де вона надала їм мітки й розклала по папках, створивши цифровий фотоальбом за кожен рік. Усе, що їй потрібно зробити, це поділитися посиланнями через Dropbox зі своїми батьками, яким подобається друкувати фотографії та вішати їх на стіни. Хоча ніщо не замінить спільний перегляд фотографій або особисту присутність у радісні моменти життя, сім’я Ліз знайшла спосіб залишатися на зв’язку за допомогою коментарів до фотографій.

Зберігайте гнучкість

У нинішніх умовах, коли між роботою й особистим життям складно провести чітку грань і багато чого доводиться робити на ходу, дуже важливо мати гнучкі можливості. Доступ до всього необхідного за допомогою телефону дозволяє Ліз підтримувати баланс між насиченим робочим графіком і батьківськими обов’язками. Вона може завантажити фотографії сина, на яких він уперше гойдається на великих дитячих гойдалках, залишити коментарі для дизайнерів, відредагувати документ у Dropbox Paper або оновити графік проєкту через програми Dropbox і Paper для мобільних пристроїв.

Ніщо не замінить особисту присутність на роботі та вдома. Однак завдяки Dropbox Ліз удалося зменшити безлад і відволікаючі фактори, щоби мати змогу зосередитися на важливих справах. На відміну від її підшивки на трьох кільцях, у хмарному сховищі її дані й листування захищені від крадіжки та втрати. Водночас інструменти Dropbox для спільної праці допомагають їй бути більш креативною та ефективніше керувати своєю командою. Крім того, зберігаючи сімейні фотографії в хмарі, Ліз змогла підтримувати зв’язок із батьками, коли не було можливості бачитися особисто.

Для Ліз Dropbox став набагато більшим, ніж просто місцем для зберігання великих файлів. Це помічник, який спрощує виконання невеликих життєвих завдань і допомагає знаходити баланс між сім’єю та кар’єрою. 

Оскільки мені важко розділити роботу й особисте життя, використання Dropbox для обох цих сфер стало природним продовженням того, що я роблю щодня на своєму комп’ютері.

Отримайте інструменти, необхідні для керування життям на відстані

Спробувати Dropbox Pro