Zo beheert een creatief directeur bij Dropbox haar virtual first-leven

Of ze er nu de vaccinatiegegevens van haar zoon bewaart of er onderweg samenwerkt aan documenten, Liz Gilmore, creatief directeur van Brand Studio bij Dropbox, vertrouwt op Dropbox om haar door de nieuwe realiteit van het virtual first-werk te navigeren.

Als creatief directeur bij Dropbox werk je samen met cross-functioneel leiderschap, stimuleer je het merk en ondersteun je een geweldig team creatievelingen om hun beste werkbeentje voor te zetten. In een kantooromgeving zou Liz in vergaderingen over creatieve samenwerking gezeten hebben of zou ze haar team geïnspireerd hebben met een interactief scherm. Maar sinds ze volledig op afstand ging werken, werd het hele ontwerpproces online uitgevoerd en moest Liz ervoor zorgen dat deze nieuwe manier van werken het creatieve proces niet zou belemmeren.

Alsof het aanpassen aan een nieuwe werkstijl nog niet veeleisend genoeg was, moest Liz ook nog een nieuw evenwicht zien te vinden tussen haar privéleven en haar werk. Als ze niet aan het werk was voor Dropbox worstelde Liz met het bijhouden van dat schijnbaar eindeloze papierwerk en de foto's die nu eenmaal bijhoren als (kers)verse moeder van een zoon van tweeënhalf jaar. Tijdens de pandemie heeft Liz haar gezin afgezonderd van haar ouders om iedereen te beschermen, waardoor het moeilijk was om de nieuwste foto's met hen te delen. Toen verhuisde ze tijdens de pandemie met haar gezin naar de andere kant van het land. Daar kwam nog bij dat ze ook op afstand een dagopvang voor haar zoon moest regelen. 

Voordat alles naar de cloud werd verplaatst, had ze een fysieke ringband die ze nu haar 'analoge Dropbox' noemt. Maar het was wel een uitdaging om alles georganiseerd te houden en documenten te delen. Het was duidelijk dat er een oplossing moest komen.

Ik moest echt balanceren tussen mijn werkverantwoordelijkheden om een nieuw team op te bouwen, de nieuwe situatie als moeder en de gigantische taak om mijn gezin midden in een pandemie naar de andere kant van het land te verhuizen.

Uploaden, organiseren en delen

Liz heeft alle documenten van haar gezin naar de cloud verplaatst door een digitale kopie te uploaden of de Dropbox Doc-scanner te gebruiken voor documenten op papier. Als je alles in de cloud hebt staan, kun je alles eenvoudig onderverdelen in verschillende deelbare mappen, zoals 'Aanvragen voor de kinderopvang', 'Medische dossiers', 'Belangrijke documenten'. In plaats van dat ze de originele documenten moest opsturen, kon ze nu simpelweg de juiste map delen met de scholen waar ze een aanvraag indiende voor de kinderopvang.

Bewaar je oude en nieuwe herinneringen op een veilige manier

Liz gebruikt camera-uploads en synchronisatie om een back-up te maken van haar volledige filmrol, waarbij alles in maximale resolutie wordt opgeslagen. Ze heeft zelfs oude foto's ingescand. Als gevolg daarvan kun je alles online ordenen, labelen en sorteren alsof je een digitaal plakboek van elk jaar bijhoudt. Nu hoeft ze alleen nog maar een link naar Dropbox te delen met haar ouders. Zij vinden het geweldig om de foto's af te drukken en aan de muur te hangen. Hoewel niets een persoonlijke ontmoeting, het samen bekijken van foto's of het delen van leuke momenten kan vervangen, heeft haar familie een manier gevonden om met elkaar in contact te blijven door direct opmerkingen te plaatsen bij foto's.

Wees flexibel

Nu het werk- en privéleven van Liz steeds meer in elkaar overloopt, is het van cruciaal belang dat ze overal kan werken. Doordat ze overal op haar telefoon bij kan, heeft ze de benodigde flexibiliteit om haar drukke werkleven te combineren met haar ouderschap. Ze kan de foto van haar zoon uploaden als hij voor het eerst op een grote schommel zit, feedback geven op het werk van haar ontwerpers, een Dropbox Paper-document bewerken of een tijdlijn van een project bijwerken, allemaal via de mobiele Dropbox- en Paper-apps.

Natuurlijk kan niets het echte werk als professional en ouder vervangen, maar Dropbox heeft Liz wel geholpen overzicht te bewaren en de ruis te verminderen, zodat ze zich kan concentreren op wat echt belangrijk is. In tegenstelling tot bij haar ringband kunnen haar documenten en mededelingen nu niet zoekraken of verpest worden doordat er iets op gemorst wordt. Dankzij de samenwerkingstools van Dropbox kan ze creatiever zijn en een betere leider voor haar team. Ook het opslaan en delen van gezinsfoto's in de cloud heeft haar geholpen om met haar ouders in contact te blijven op momenten dat ze niet persoonlijk bij elkaar konden zijn.

Voor Liz is Dropbox veel meer dan alleen een plek om grote bestanden op te slaan. Hier vereenvoudigt ze de kleine taken van het leven en regelt ze al het werk dat bij een carrière en een gezin komt kijken. 

Omdat mijn werk en mijn leven volledig in elkaar overlopen, was het vanzelfsprekend dat ik Dropbox voor beide dingen zou gebruiken, net zoals ik dat elke dag op mijn computer doe.

De tools die je nodig hebt om je leven op afstand te beheren

Dropbox Pro proberen