Цифрова фотографія змінила підхід до обміну й зберігання родинних знімків. У більшості з нас уже немає коробок, заповнених надрукованими фотографіями. Натомість численні фото зберігаються на безіменному й непідписаному жорсткому диску. І хоча може здаватися, що наші спогади в безпеці, зовнішні жорсткі диски не існуватимуть вічно та можуть загубитися чи пошкодитися. Тому слід визнати очевидне: усе, що варто зберегти, слід тримати в хмарному сховищі. Можна легко створювати автоматичні резервні копії файлів, які зберігаються на зовнішніх жорстких дисках, за допомогою резервного копіювання файлів зовнішнього жорсткого диска, щоб забезпечити захист вашому контенту в хмарному сховищі. А за допомогою функції автоматичного передавання з камери ви зможете зберігати всі ваші фото й відео автоматично — лише ввімкніть передавання з камери, після того як завантажите додаток Dropbox для мобільних пристроїв, щоб почати користуватися цією функцією.
2. Усі потрібні вам файли, бланки чи документи завжди під рукою
Коли люди досягають поважного віку, бланки інформованої згоди, картки страхування та юридичні документи набувають усе більшої важливості. Американська асоціація пенсіонерів (AARP) опублікувала юридичний контрольний перелік для сімейних опікунів. У першому пункті цього списку йдеться про необхідність зібрати потрібні документи, а в третьому — впорядкувати їх. Саме так, дві з шести рекомендацій наголошують на важливості документів ваших батьків.
Звичайно, важко передбачити, коли вам знадобиться якийсь із них. Але навіщо чекати екстреної ситуації, щоб зрозуміти, що чогось бракує? Новий лікар батьків зазвичай запитує страховий поліс і повний медичний анамнез. Крім того, щоб набути право на деякі пільги, потрібно надати певні медичні й фінансові дані.
Меріт Уітлі з організації A Place for Mom у своїй статті «Найважливіші документи, які мають бути напохваті у літньої людини» посилається на слова директорки відділу вивчення клієнтів, Тіфані Уайз: «Якщо член родини не може знайти важливі документи на кшталт податкової декларації чи інформації про банківський рахунок, це може стати причиною затримки чи навіть відмови в наданні пенсіонерам певних пільг, як-от безкоштовної медичної допомоги чи допомоги ветеранам війни.»
Найкращий спосіб приготуватися — мати все під рукою. Ви можете зберегти в одній папці Dropbox медичні бланки батьків, довіреність на випадок втрати дієздатності і медичне волевиявлення. Доступ до всіх цих важливих файлів можна отримати миттєво зі смартфона або комп'ютера. Таким чином, вам не доведеться перевертати все догори дном у пошуках одного бланку — всі документи будуть саме там, де ви й очікуєте їх знайти.
3. Набагато легше ділитися важливою інформацією з цілою родиною
У когось із ваших літніх батьків алергія? Які ліки вони приймають? Хто їхній дільничний лікар? Важко тримати в голові всі подробиці, але коли йдеться про здоров'я, важливі навіть найдрібніші деталі. Уітлі зазначає: «Швидкий доступ до анамнезу літньої людини може мати вирішальне значення в екстрених ситуаціях, які становлять небезпеку для життя й вимагають невідкладної допомоги. Наприклад, інформація про те, які ліки приймає людина, може мати критично важливе значення.»
Існує простий спосіб зробити так, щоб не доводилося тримати цей величезний обсяг інформації в голові: створіть шпаргалку. Запишіть у файл назви ліків, які приймають батьки, імена лікарів і назви захворювань. Потім збережіть цей файл у Dropbox і поділіться ним із опікунами й членами родини. Уся актуальна інформація зберігатиметься в одному місці, отже вам не доведеться по кілька разів надсилати її різним людям. А якщо відбудуться якісь зміни, їх буде дуже легко занотувати — документи Google і файли Microsoft Office можна редагувати просто в Dropbox.
4. Електронні підписи заощаджують багато часу й зусиль
Літнім батькам доводиться підписувати величезну кількість різних документів. Зазвичай цей процес відбувається повільно та забирає в них багато сил. Потім потрібно чекати дні чи навіть тижні, поки форма надійде поштою. А коли документ буде підписано, вам усе ще потрібно зробити копію для вашого архіву, проштампувати його та надіслати назад. Кожен крок забирає час, і до того ж завжди існує вірогідність, що документ десь загубиться по дорозі.
Цей процес можна суттєво оптимізувати: використовуйте eSign всюди, де є така можливість. Використання е‑підпису надає змогу завершити весь процес за лічені секунди, а не дні. Цифрові документи й бланки доставляються миттєво. Ваші батьки зможуть підписати їх лише кількома натисканнями. А Dropbox для команд під'єднується до провідних інструментів е‑підпису, що надає змогу зберігати підписані файли автоматично.
Електронні підписи мають обов'язкову силу, але кілька документів, як-от заповіт або довіреність, потребують фізичного підпису. Утім, підписану копію все одно можна зберігати в хмарному сховищі. До того ж Dropbox полегшує сканування фізичних документів. Так, усі документи батьків зберігатимуться в одному безпечному місці. А ще цифровим документом, який завжди містить актуальну інформацію , набагато простіше поділитися, ніж фотокопією.
5. Dropbox доступний на всіх пристроях
Допомогти літнім батькам розібратися з новим смартфоном чи комп'ютером може бути нелегкою справою. А коли вони нарешті все затямлять, ліпше все залишити як є, не обтяжуючи їх новою інформацією. Те саме стосуються нових додатків і сервісів. У статті для журналу Forbes автор Робін Сіто Джефферсон застерігає: «…дослідники з'ясували, що в багатьох випадках «розчарування» в нових технологіях викликало в літніх людей сумніви щодо їхньої здатності користуватися ними, позбавляючи їх мотивації навіть спробувати.» Це не означає, що ваші батьки не можуть користуватися сучаснішими технологіями. Головне в цьому питанні — спочатку ретельно зважити їхні потреби, а вже потім починати вчити їх користуватися новими інструментами.
Dropbox працює однаково на різних платформах. Ваші батьки можуть переглядати спільні файли на ПК, навіть якщо ви працюєте на комп'ютері Mac. Незалежно від того, яку операційну систему ви використовуєте, iOS чи Android, усе зберігається разом. Принцип роботи однаковий для всіх, навіть якщо ви не користуєтеся однаковими технологіями. Завдяки цьому помагати батькам із будь-якими новими процесами набагато простіше.
Протягом життя накопичується неймовірна кількість записів, фотографій і документів. Тому дуже легко потонути в цих паперах, особливо якщо вам доводиться впорядковувати інформацію ще й інших членів родини. На щастя, з появою хмарного сховища роль родинного архіваріуса набула інших форм. Тепер людину, яка відповідає в родині за зберігання й упорядкування документів, можна порівняти з директором із технічних операцій. До її обов'язків входить вибір потрібної технології для виконання завдання. Dropbox забезпечить простий спосіб для обміну обов'язковими файлами та доступу до них.
