Как креативный директор Dropbox управляет своей виртуальной жизнью

Лиз Гилмор, креативный директор Brand Studio в Dropbox, использует режим работы Virtual First, чтобы решать любые задачи в новой реальности, — от хранения записей о прививках своего сына до совместной работы над документами в пути.

Быть креативным директором в Dropbox означает сотрудничать с руководителями других отделов, развивать бренд и поддерживать свою команду, чтобы они работали лучше всех. В офисе Лиз участвовала бы в творческих совещаниях или вдохновляла бы своих подчиненных, выступая перед интерактивной доской. Однако после перехода на удаленную работу все рабочие процессы были перенесены онлайн, и Лиз должна была убедиться, что новый подход не задушит творческий процесс.

Как будто сложностей на работе было недостаточно, у Лиз возникли сложности в семье, которые тоже нужно было уладить. В свободное от выполнения профессиональных обязанностей время Лиз изо всех сил пыталась уследить за бесконечным потоком документов и фотографий, с которыми приходится иметь дело молодой (или не очень) маме любого ребенка двух с половиной лет. В целях безопасности во время пандемии Лиз перестала видеться с родителями, но те по-прежнему хотели смотреть, как растет их первый внук. Затем Лиз с семьей пришлось переехать через всю страну во время пандемии. Помимо всего, ей пришлось подать заявление на устройство сына в детский сад. 

До перехода на облачные технологии Лиз использовала большую папку на трех кольцах, которую она теперь называет «аналоговым Dropbox». Но такой способ абсолютно не упрощал хранение документов и предоставление к ним доступа. Лиз поняла, что нужно новое решение.

Было очень нелегко одновременно подбирать сотрудников для новой команды по работе, учиться быть мамой и организовывать переезд через всю страну в разгар пандемии.

Загружайте, систематизируйте и делитесь

Лиз перенесла все семейные документы в облако, загрузив их цифровые копии либо воспользовавшись сканером документов Dropbox для физических документов. Затем она распределила документы по тематическим папкам, например «Документы для детсада», «Медицина», «Важные документы». Таким образом вместо того, чтобы отправлять физические документы, для подачи заявления в детский сад она могла просто отправить ссылку на нужную папку.

Защитите свои воспоминания

Лиз использует загрузку с камеры и синхронизацию для резервного копирования всех фотографий в полном разрешении. Она даже отсканировала старые фотографии, распечатанные на бумаге, перенесла их в облачное хранилище, присвоила им метки и разложила по папкам. Теперь у Лиз есть виртуальный фотоальбом за каждый год. Все, что ей нужно сделать, это отправить ссылки через Dropbox своим родителям, которые любят распечатывать фотографии и вешать их на стены. Хотя ничто не заменит совместный просмотр фотографий или личное присутствие в веселые моменты, семья Лиз нашла способ оставаться на связи с помощью комментариев к фотографиям .

Сохраняйте гибкость

В нынешних условиях, когда между работой и личной жизнью сложно провести четкую грань и многое приходится делать на ходу, крайне важно иметь гибкие возможности. Доступ ко всему необходимому с помощью телефона позволяет Лиз соблюдать баланс между рабочими и родительскими обязанностями. Она может загрузить фотографии сына, на которых он впервые качается на больших детских качелях, оставить комментарии для дизайнеров, отредактировать документ в Dropbox Paper или обновить график проекта через мобильные приложения Dropbox и Paper.

Ничто не заменит личное присутствие, однако благодаря Dropbox Лиз удалось сократить беспорядок и отвлекающие факторы, чтобы сосредоточиться на главном. В отличие от папки на трех кольцах, в облачном хранилище ее данные и переписка защищены от кражи и утери, а инструменты Dropbox для совместной работы помогают ей эффективнее реализовать идеи и руководить командой. Кроме того, сохранив семейные фотографии в облаке, Лиз смогла поддерживать связь с родителями, пусть даже не видясь с ними лично.

Для Лиз Dropbox — это не просто хранилище для больших файлов. Это помощник, который позволяет справляться с любыми задачами и находить баланс между семьей и карьерой. 

Поскольку мне сложно разделить работу и личную жизнь, использование Dropbox для обеих этих сфер стало естественным продолжением того, что я делаю каждый день на своем компьютере.

Получите в свое распоряжение инструменты для управления личной жизнью и карьерой

Попробуйте аккаунт Dropbox Pro