Dropbox 的創意總監如何管理虛擬優先的人生

目前的現實生活已進入虛擬優先新紀元,Dropbox 品牌工作室的創意總監 Liz Gilmore 使用 Dropbox 來應對這個新紀元的一切,包含儲存兒子的疫苗接種記錄、在行動時協作文件等虛擬優先作業。

在 Dropbox 擔任創意總監必須和跨部門的領導人員協作,推動品牌發展,以及幫助出色的創作人員工作團隊締造最佳工作表現。在辦公室環境中,Liz 會參加創意協作會議或利用互動式滑動板,啟發工作團隊的靈感。然而,變成全面遠端作業之後,整個設計流程都移至線上,Liz 必須確保這種新的工作方式不會扼殺創作流程。

如果您認為適應新的工作模式沒那麼耗費精力,那麼 Liz 其實還要面對兼顧家庭生活的新挑戰。在放下 Dropbox 的忙碌工作時,新手媽媽 Liz 必須辛苦地整理兩歲半兒子的無數文件和相片。疫情期間,Liz 將她的先生和小孩與自己的父母隔離以確保大家的安全,但卻因此難以共享新相片。接著,她在疫情期間協助家人搬家到美國的另一端。最困難的是,她必須從遙遠的一端為她的兒子申請日托中心。

在她將所有資料移至雲端之前,她是用一個實體的三孔活頁夾整理資料,現在她稱之為「Dropbox 實體分身」,但是要讓一切保持井然有序還要共享文件實在是一件深具挑戰性的事,她很顯然需要解決方案的幫助。

疫情期間,我彷彿三頭六臂般,必須承擔建立新工作團隊的工作職責、體驗第一次當媽媽的所有新事物,還要處理幫助家人橫跨全國搬家的龐大任務。

上傳、歸納與共享

Liz 藉由上傳數位副本,或使用 Dropbox 文件掃描器掃描實體文件的方式,將所有家庭文件上傳到雲端。將所有資料儲存到雲端,可以將資料輕鬆細分為不同的種類,並依此建立共享資料夾,例如:[日托中心申請]、[醫療記錄]、[重要文件]。當她申請日托中心時,可以和中心輕鬆共享適用的資料夾,無須傳送實體文件。

保護新舊回憶

Liz 使用 相機上傳同步功能來備份整個相機膠卷,以高畫質儲存所有影像。她甚至還掃描了實體的老舊照片。因此,分門別類、標記和排序所有線上內容,就像每年做一本數位剪貼簿。她的父母喜歡將相片印出,掛在牆上;現在,她只要透過 Dropbox 和父母分享連結就能滿足他們的願望,其他什麼都不用做。雖然這無法取代坐在一起瀏覽照片或親眼目睹有趣時刻,但她家人找到了維繫親情的方式,就是直接在相片上留言

靈活彈性

既然 Liz 的工作和家庭生活已融為一體且須在忙亂的情況下處理,隨處皆能工作的彈性就變得至關重要。用手機即可存取所有檔案的高度彈性,讓她更容易在繁忙工作和育兒行程之間找到平衡。她可以利用 DropboxPaper 行動應用程式上傳兒子第一次盪鞦韆的照片、對其設計師的作品發表意見、編輯 Dropbox Paper 文件或更新專案時程。

身為專業人士與家長,應盡的責任是無法取代的,但 Dropbox 幫助 Liz 減輕雜亂無章的情況,讓她能專注於重要的事。與三孔活頁夾不同,Dropbox 可以讓資訊與通訊內容免於外洩或遺失的風險。Dropbox 的協作工具可以讓她提高創意性,成為更優秀的工作團隊總監。此外,在雲端上儲存和共享家庭相片,能讓她和無法見面的父母維繫感情。

對於 Liz 而言,Dropbox 遠遠不僅是一個儲存大型檔案的地方,而是一項絕佳工具,能讓她簡化生活中的瑣碎事項,以及管理各項工作,以達到事業與家庭之間的平衡。

由於我的工作和生活完全融合在一起,使用 Dropbox 來管理工作與生活事項,只是自然延伸我在電腦上的日常作業。

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