Dropbox のクリエイティブディレクターがバーチャルファーストの生活を管理する方法とは

Dropbox ブランドスタジオのクリエイティブディレクターであるリズ・ギルモアは、息子の予防接種記録の保存から、外出先での書類の共同作成まで、Dropbox を活用してバーチャルファーストの働き方という新しい現実に対応しています。

息子と一緒にリモートワークをして、Zoom ミーティングに参加している Dropbox のブランドスタジオ担当クリエイティブディレクターであるリズ・ギルモア

Dropbox でクリエイティブディレクターに与えられた使命は、部門を超えてリーダー層と協力し、ブランドを前進させ、才能豊かなクリエイティブチームが仕事でベストを尽くせるようサポートすることです。オフィス勤務だった頃のリズは、共同制作会議に参加したり、電子ホワイトボードを使ってチームのアイデアを引き出したりしていました。しかし、完全なリモートワーク体制になってからはデザインプロセス全体がオンラインで進められるようになり、リズはこの新しい働き方が制作プロセスの妨げにならないようにする必要がありました。

新しい働き方への適応だけでなく、リズは家庭生活との両立という新たな課題も抱えていました。いつも仕事で忙しいリズですが、Dropbox のオフィス以外では、2 歳半になる息子の新米ママとして無限とも思える書類や写真の整理に奮闘していました。パンデミックの渦中で、リズは安全のため近親者を両親から隔離することになり、それによって新しい写真を共有することが難しくなりました。その後、リズは自分の家族を遠く離れた場所に移住させました。その上、息子を預ける保育園の申し込みもリモートで行う必要がありました。

すべてをクラウドに移す前に使っていた 3 穴バインダーを、リズは「アナログ版 Dropbox」と呼んでいます。しかしこれでは必要な情報をまとめ、ドキュメントを共有するのが難しく、解決策が必要なのは明らかでした。

新しいチームを立ち上げるという仕事上の責任、初めて母親になったという自覚、そしてパンデミックの渦中で家族を離れた場所に移住させるという途方もない課題の間で、本当にたくさんのことをやりくりしていました。

Dropbox モバイルアプリを使って Dropbox アカウントに写真をアップロード

アップロード、整理、共有

リズが家族の書類をすべてクラウドに移す際に取った方法は、デジタルコピーをアップロードするか、紙の書類については Dropbox のドキュメントスキャナーを使用するというものでした。すべてをクラウドに保存すると、必要な情報を「保育園願書」「診療記録」「重要書類」などの共有可能なフォルダに分けるのも簡単です。保育園の入園申し込みの際も、紙の書類を送る代わりに必要なフォルダを保育園側と簡単に共有できたそうです。

新旧の思い出を守る

リズはカメラアップロードと同期の機能を使ってカメラロール全体をバックアップし、すべてをフル解像度で保存しています。また、古い写真もスキャンしてデータ化しました。その結果、各年度のデジタル版スクラップブックを作るように、オンラインであらゆるデータの整理、ラベリング、分類ができるようになりました。後は Dropbox を使ってリンクを共有すれば、リズの両親も写真をプリントして壁に飾ることができます。一緒に座って写真を眺めたり、楽しい瞬間に立ち会ったりするのは何にも代えがたいものですが、リズの家族は写真に直接コメントを付けることで心のつながりを保つ方法を見つけました。

柔軟性を保つ

仕事と家庭の境界がなくなり、多忙になった今、どこにいても仕事ができる柔軟性はリズにとって非常に重要です。スマートフォンからすべてにアクセスできれば、忙しい仕事と子育ての両立に必要な柔軟性を保てます。大きな子供用ブランコに初めて乗った息子の写真をアップロードしたり、デザイナーの作品にフィードバックを残したり、Dropbox Paper ドキュメントを編集したり、プロジェクトのスケジュールを更新したりするのも、すべて Dropbox と Paper モバイルアプリで対応できます。

プロとして、また親としての実際の仕事に代わるものはありませんが、Dropbox を活用することで、リズは余分な仕事を減らし、大切なことに集中できるようになりました。3 穴バインダーと違って、情報や連絡事項が漏れたり紛失したりする心配がありません。Dropbox のコラボレーションツールのおかげで、リズはよりクリエイティブに、チームの良きディレクターとして仕事に取り組めるようになりました。また、家族の写真をクラウドに保存して共有することで、直接会うことができない両親とも心のつながりを保てるようになったといいます。

今のリズにとって、Dropbox は単に大容量ファイルを送信するだけの場所ではありません。日常のこまごまとしたタスクを簡略化し、キャリアと家庭の両立に関わるすべての作業を管理しています。