So managt eine Kreativdirektorin von Dropbox ihr Virtual First-Leben

Liz Gilmore, Creative Director of Brand Studio bei Dropbox, speichert den Impfpass ihres Sohnes und arbeitet auch unterwegs an Dokumenten, indem sie Dropbox nutzt, um durch die neue Realität der Virtual First-Arbeit zu navigieren.

Die Arbeit als Creative Director bei Dropbox umfasst die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit der Führungsebene, das Vorantreiben der Marke und die Unterstützung eines großartigen Kreativteams, das seine Bestleistung erzielen möchte. In einer Büroumgebung würde Liz an Meetings teilnehmen oder ihr Team mit interaktiven Swipe Boards inspirieren. Mit der vollständigen Umstellung auf Remote-Arbeit wurde der gesamte Designprozess jedoch ins Internet verlagert. Liz musste daher sicherstellen, dass diese neue Arbeitsweise den kreativen Prozess nicht beeinträchtigt.

Und als wäre diese Anpassung an einen neuen Arbeitsstil nicht bereits anstrengend genug, musste Liz auch noch neue Herausforderungen im Privatleben meistern. Wenn sie nicht gerade bei Dropbox arbeitete, hatte Liz damit zu kämpfen, den Überblick über den scheinbar endlosen Papierkram und die vielen Fotos zu behalten, die das Leben als frischgebackene Mutter eines zweieinhalbjährigen Sohnes mit sich bringt. Während der Pandemie isolierte Liz ihre Familie von ihren Eltern, um diese zu schützen. Das machte es schwierig, neue Fotos auszutauschen. Außerdem bewältigte sie während der Pandemie mit ihrer Familie einen Umzug ans andere Ende des Landes. Zu allem Überfluss musste sie für ihren Sohn auch noch aus der Ferne einen Kitaplatz organisieren. 

Vor ihrem Wechsel in die Cloud nutzte sie einen physischen Aktenordner, den sie heute als ihre analoge Dropbox bezeichnet. Die Organisation und das Teilen der Dokumente waren jedoch aufwendig. Es war klar, dass sie eine Lösung brauchte.

Ich musste viel jonglieren, um die beruflichen Verpflichtungen beim Aufbau eines neuen Teams, das neue Leben als Mutter und die gewaltige Aufgabe, mitten in einer Pandemie mit der Familie quer durchs Land umzuziehen, unter einen Hut zu bringen.

Hochladen, organisieren und teilen

Liz hat den gesamten Papierkram ihrer Familie in die Cloud verlagert, indem sie entweder eine digitale Kopie hochgeladen oder für physische Dokumente den Dropbox-Dokumenten-Scanner genutzt hat. Seitdem alles in der Cloud ist, ist es einfach, alles in verschiedene gemeinsam nutzbare Ordner einzuordnen, wie „Kita-Anträge“, „Medizinische Unterlagen“, „Wichtige Dokumente“. Statt physische Dokumente zu schicken, konnte sie den entsprechenden Ordner einfach mit Kitas teilen, bei denen sie sich für einen Platz beworben hatte.

Alte und neue Erinnerungen sicher aufbewahren

Liz nutzt Kamera-Uploads und die Synchronisierung, um ihre gesamten Aufnahmen von der Kamera zu sichern und in voller Auflösung zu speichern. Sie hat sogar alte Fotos eingescannt. Das Organisieren, Beschriften und Sortieren der Daten im Internet verschafft ihr damit für jedes Jahr ein digitales Familienalbum. Jetzt muss sie mit ihren Eltern – die sich die Fotos gerne ausdrucken und an die Wand hängen – nur noch die Links über Dropbox teilen. Auch wenn nichts das Betrachten der Bilder oder das Erleben lustiger Momente in familiärer Runde ersetzen kann, hat ihre Familie einen Weg gefunden, in Verbindung zu bleiben, indem sie die Fotos direkt kommentiert.

Flexibel sein

Jetzt, wo sich das berufliche und private Leben von Liz überlagern, gewinnt die Flexibilität, von überall aus arbeiten zu können, entscheidende Bedeutung. Dass sie auf ihrem Smartphone auf alles zugreifen kann, verschafft ihr die Flexibilität, die sie braucht, um einen mit Arbeit und Familie prall gefüllten Terminplan zu bewältigen. Sie kann das Foto ihres Sohnes hochladen, auf dem er zum ersten mal auf einer richtigen Schaukel sitzt, Feedback zur Arbeit ihrer Designer abgeben, ein Dropbox Paper-Dokument bearbeiten oder einen Projektplan aktualisieren – all dies über die Mobilgeräte-Apps für Dropbox und Paper.

Die eigentliche Arbeit im Beruf und als Elternteil kann nichts ersetzen. Dropbox hat Liz jedoch geholfen, das Durcheinander und den Stress zu verringern und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Anders als in ihrem Aktenordner können Informationen und Mitteilungen keinem Kaffee mehr zum Opfer fallen oder verloren gehen. Dank der Dropbox-Tools für die Zusammenarbeit kann sie kreativer sein und ihr Team besser führen. Das Speichern und Teilen der Familienfotos in der Cloud hat ihr auch geholfen, den Kontakt zu ihren Eltern aufrechtzuerhalten, obwohl sie sich nicht persönlich treffen können.

Für Liz ist Dropbox heute viel mehr als nur ein Ort zum Speichern großer Dateien. Es ist der Ort, an dem sie die kleinen Aufgaben des Lebens vereinfacht und die ganze Arbeit bewältigt, die es mit sich bringt, Beruf und Familie unter einen Hut zu bekommen. 

Seit sich meine Arbeit und mein Leben definitiv überlagern, war es nur eine natürliche Erweiterung dessen, was ich jeden Tag am Computer mache, Dropbox für beides zu verwenden.

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