Jak dyrektor kreatywna w firmie Dropbox radzi sobie w pierwszej wirtualnej pracy

Liz Gilmore, dyrektor kreatywna Brand Studio w firmie Dropbox, porusza się w nowej rzeczywistości pracy wirtualnej, korzystając z Dropbox – przechowując tam dane o szczepieniach syna czy współpracując z innymi nad dokumentami podczas podróży.

Praca na stanowisku dyrektor kreatywnej w Dropbox wiąże się z pozostawaniem w kontakcie z kierownictwem różnych działów, rozwijaniem marki oraz wspieraniem niezwykłego zespołu twórców, aby jak najlepiej wykonywał swoją pracę. W środowisku biurowym Liz brałaby udział w spotkaniach ukierunkowanych na twórczą współpracę lub inspirowała swój zespół przy użyciu tablic interaktywnych. Jednak po wprowadzeniu pracy w pełni zdalnej cały proces projektowania przeniósł się do sieci, a Liz musiała zadbać o to, aby nowy sposób realizacji zadań nie stłumił procesu twórczego.

Już samo przystosowanie się do nowego stylu pracy było dość wymagające, a Liz musiała także nauczyć się, jak pogodzić życie zawodowe i prywatne. Kiedy nie była zajęta pracą w Dropbox, z trudem ogarniała niekończący się potok dokumentów i zdjęć jako mama dwuipółletniego chłopca. Podczas pandemii Liz ze względów bezpieczeństwa odizolowała najbliższą rodzinę od swoich rodziców. Utrudniło to dzielenie się z nimi nowymi zdjęciami. Następnie przeprowadziła się z rodziną do innej części kraju. Oprócz tego musiała złożyć wniosek o przyjęcie syna do żłobka.

Zanim przeniosła wszystko do chmury, miała segregator, który teraz nazywa „analogowym Dropboksem”. Utrzymywanie porządku w dokumentach i ich udostępnianie nastręczało jednak trudności. Liz czuła, że potrzebuje jakiegoś rozwiązania.

Z trudem łączyłam obowiązki zawodowe polegające na budowaniu nowego zespołu, bycie po raz pierwszy mamą oraz z pozoru nadludzkie zadanie przeprowadzenia się z rodziną do innej części kraju w trakcie pandemii.

Przesyłaj zdjęcia na konto Dropbox za pomocą aplikacji mobilnej Dropbox

Przesyłanie, porządkowanie i udostępnianie

Liz przeniosła wszystkie rodzinne dokumenty do chmury, przesyłając ich kopie cyfrowe lub używając skanera dokumentów Dropbox. Mając wszystko w chmurze, łatwo jest rozdzielić pliki między różne foldery, które można udostępniać, na przykład „Wnioski o przyjęcie do żłobka”, „Dokumentacja medyczna” czy „Ważne dokumenty”. Gdy Liz ubiegała się o miejsce w żłobku, zamiast wysyłać fizyczne dokumenty mogła z łatwością udostępnić placówce odpowiedni folder.

Przechowuj kopie zapasowe ważnych dokumentów rodzinnych na koncie Dropbox

Zachowanie starych i nowych wspomnień

Liz wykorzystała funkcje przesyłania z aparatu i synchronizacji, aby wykonać kopię zapasową wszystkich zdjęć i zapisać je w pełnej rozdzielczości. Zeskanowała nawet papierowe kopie starych fotografii. Teraz porządkuje, oznacza i sortuje wszystko online, jakby tworzyła cyfrowe albumy z pamiątkami z poszczególnych lat. Za pośrednictwem Dropbox udostępnia linki rodzicom, którzy uwielbiają drukować zdjęcia i wieszać je na ścianie. Chociaż nic nie zastąpi wspólnego przeglądania zdjęć czy osobistego udziału w ciekawych wydarzeniach, rodzina znalazła sposób na utrzymywanie kontaktu poprzez bezpośrednie dodawanie komentarzy.

Bezpośrednio komentuj zdjęcia zapisane na koncie Dropbox

Elastyczność przede wszystkim

Konieczność łączenia życia zawodowego i prywatnego z mobilnością sprawia, że szczególnego znaczenia nabiera możliwość pracy w dowolnym miejscu. Dostęp do wszystkiego w telefonie zapewnia elastyczność, której Liz potrzebuje, aby pogodzić liczne obowiązki służbowe z obowiązkami rodzica. Liz korzysta z aplikacji mobilnych Dropbox i Paper, aby przesłać zdjęcie syna debiutującego na huśtawce dla dużych dzieci, skomentować pracę projektantów, wprowadzić zmiany w dokumencie Dropbox Paper lub zaktualizować harmonogram realizacji projektu.

Przesyłaj zdjęcia i zostawiaj komentarze bezpośrednio w aplikacji mobilnej Dropbox

Nic nie wyręczy Liz przy wykonywaniu obowiązków zawodowych i rodzicielskich, jednak Dropbox pomógł jej zapanować nad chaosem i skupić się na tym, co naprawdę ważne. Nie ma ryzyka, że informacje i dokumenty zostaną zalane lub zginą, czego nie można było powiedzieć o tych przechowywanych w zwykłym segregatorze. Dzięki narzędziom do współpracy Dropbox Liz osiągnęła wyższy poziom kreatywności i stała się lepszym szefem dla swojego zespołu. Ponadto przechowywanie i udostępnianie zdjęć rodzinnych w chmurze pomogło jej zachować kontakt z rodzicami w czasie, gdy nie mogą się spotykać.

Dla Liz Dropbox stał się czymś znacznie ważniejszym niż tylko miejscem do przesyłania dużych plików. Pozwolił jej uprościć codzienne drobne zadania oraz skutecznie godzić karierę z życiem rodzinnym.

Ponieważ moje życie zawodowe przeplata się z osobistym, rozpoczęcie korzystania z Dropbox zarówno w pracy, jak i poza nią było naturalnym przedłużeniem tego, co robię na co dzień na komputerze.