Så hanterar en Creative Director på Dropbox sitt virtuella liv

Liz Gilmore, Creative Director för Brand Studio på Dropbox, förlitar sig på Dropbox när hon navigerar i den nya verkligheten med digitalbaserat arbete, från att lagra sin sons vaccinationsdokument till att samarbeta i dokument på språng.

Att arbeta som Creative Director på Dropbox innebär att samarbeta med tvärfunktionellt ledarskap, driva varumärket framåt och stötta ett fantastiskt team av kreativa medarbetare så att de kan göra sitt bästa arbete. I en kontorsmiljö skulle Liz ha suttit i kreativa samarbetsmöten eller inspirerat sitt team med interaktiva ritplattor. Men när verksamheten blivit helt distansbaserad flyttade hela designprocessen till nätet, och Liz var tvungen att se till att detta nya arbetssätt inte kvävde den kreativa processen.

Som om det inte var tillräckligt krävande att anpassa sig till nya arbetssätt fick Liz också nya utmaningar i hemmet att hantera. När hon inte var upptagen med jobbet på Dropbox kämpade Liz med att hålla ordning i en till synes oändligt mängd papper och foton som ansamlats eftersom hon är nybliven mamma till en två och ett halvt år gammal son. Under pandemin isolerade Liz för säkerhets skull sin närmaste familj från sina föräldrar, vilket gjorde det svårt att visa nya bilder. Sedan flyttade hon sin familj till andra änden av landet under pandemin. Dessutom fick hon söka förskoleplats till sin son från en del av landet till den andra. 

Innan hon flyttade allt till molnet hade hon en fysisk pärm som hon nu kallar sin ”analoga Dropbox”. Men det var utmanande att hålla ordning på allt och dela dokument. Det var uppenbart att hon behövde en annan lösning.

Jag jonglerade verkligen massor av olika uppgifter när jag byggde ut ett nytt team, blev mamma för första gången och tog mig an den enorma uppgiften att flytta familjen över ett helt land mitt i en pandemi.

Ladda upp, organisera och dela

Liz flyttade alla sina familjepapper till molnet genom att antingen ladda upp en digital kopia eller använda Dropbox-dokumentskannern för fysiska dokument. Med allt i molnet var det enkelt att dela upp innehållet i olika delbara mappar, som ”Förskoleansökningar”, ”Medicinska journaler” och ”Viktiga dokument”. Istället för att skicka fysiska dokument kunde hon enkelt dela lämplig mapp med skolor när hon ansökte om förskola.

Skydda gamla och nya minnen

Liz använder kamerauppladdningar och synkronisering för att säkerhetskopiera hela kamerarullen och sparar allt i full upplösning. Hon har till och med skannat in papperskopior av gamla foton. På så vis blir arbetet att organisera, märka och sortera allt online som att göra en digital klippbok för varje år. Allt hon behöver göra nu är att dela länkar via Dropbox med sina föräldrar, som älskar att skriva ut bilderna och hänga på väggen. Ingenting kommer såklart att ersätta känslan av att sitta tillsammans och titta på bilder eller bevittna roliga stunder personligen, men hon hittade ett sätt att hålla kontakten med familjen genom att kommentera direkt på bilderna.

Var flexibel

Nu när Liz arbete och fritid blandas och mycket sker på uppstuds är flexibiliteten att arbeta var som helst avgörande. Eftersom hon har tillgång till allt på sin telefon har hon den flexibilitet hon behöver för att kunna balansera både ett hektiskt arbete och schemat som förälder. Hon kan ladda upp fotot av sin son när han för första gången gungar på en stor gunga, lämna feedback på designerkollegans arbete, redigera ett Dropbox Paper-dokument eller uppdatera en projekttidslinje genom Dropbox- och Paper-mobilapparna.

Ingenting kommer att ersätta själva arbetet i yrkesrollen och som förälder, men Dropbox har hjälpt Liz att minska röran och bruset så att hon kan fokusera på det viktiga. Till skillnad från hennes fysiska pärm riskerar inte hennes information och kommunikation att få kaffefläckar eller tappas bort. Dropbox-samarbetsverktyg har gjort det möjligt för henne att vara mer kreativ och bli en bättre chef för teamet. Att lagra och dela familjefoton i molnet har också hjälpt henne att hålla kontakten med sina föräldrar när de inte kan träffas personligen.

För Liz har Dropbox blivit mycket mer än bara en plats att lagra stora filer i. Det är här hon förenklar livets små uppgifter och sköter allt arbete som krävs för att balansera karriären och familjen. 

Eftersom mitt arbete och min fritid tveklöst glider in i varandra var det helt logiskt att använda Dropbox för båda delar som en naturligt förlängning av det jag gör varje dag på min dator.

Skaffa verktygen du behöver för att hantera ditt distansbaserade liv

Prova Dropbox Pro