Come una direttrice creativa di Dropbox gestisce la sua vita virtual-first

Dall'archiviazione dei certificati di vaccinazione di suo figlio alla collaborazione sui documenti ovunque si trovi, Liz Gilmore, direttrice creativa dello studio di branding di Dropbox, si affida a Dropbox per organizzare la sua vita nella nuova realtà di lavoro virtual-first.

Essere direttore creativo in Dropbox significa collaborare con una leadership interfunzionale, far evolvere il brand e supportare un fantastico team di creativi affinché svolga il miglior lavoro possibile. In ufficio, Liz avrebbe partecipato a riunioni per collaborare su progetti creativi o motivato il suo team attraverso bacheche interattive. Tuttavia, dopo essere passata a una modalità di lavoro completamente in remoto, l'intero processo di progettazione si è spostato online e Liz ha dovuto assicurarsi che questo nuovo sistema non ostacolasse il processo creativo.

Come se doversi adattare a un nuovo stile di lavoro non fosse già abbastanza impegnativo, Liz ha dovuto anche affrontare nuove sfide per trovare un equilibrio tra lavoro e vita privata. Quando non era impegnata a lavorare in Dropbox, Liz cercava di riordinare le infinite scartoffie e fotografie derivate dall'essere praticamente neo mamma del suo bimbo di due anni e mezzo. Durante la pandemia, Liz e i suoi famigliari sono dovuti rimanere lontani dai suoi genitori per tutelare la salute di tutti, rendendo difficile la condivisione di nuove foto. Dopodiché, si è trasferita con la sua famiglia dall'altra parte del Paese in piena pandemia. E, come se non bastasse, ha dovuto fare domanda per iscrivere suo figlio all'asilo dall'altra parte del Paese.

Prima di trasferire tutti i suoi documenti nel cloud, li conservava in un faldone che ora chiama “il mio Dropbox analogico”. Tuttavia, mantenere tutti i documenti organizzati e condividerli era un compito arduo. Aveva chiaramente bisogno di una soluzione alternativa.

Mi destreggiavo continuamente tra le responsabilità lavorative di formare un nuovo team, la novità di essere neo mamma e il gargantuesco compito di trasferirmi con tutta la famiglia dall'altra parte del Paese in piena pandemia.

Caricare le foto su un account Dropbox utilizzando l'app per dispositivi mobili Dropbox

Carica, organizza e condividi

Liz ha trasferito tutti i documenti della sua famiglia nel cloud caricando una copia digitale o utilizzando lo scanner di documenti Dropbox per i documenti fisici. Archiviare tutto nel cloud consente di suddividere facilmente i contenuti in diverse cartelle condivisibili, come “Richieste iscrizione asilo”, “Documenti medici” e “Documenti importanti”. Anziché inviare documenti fisici, poteva facilmente condividere la cartella appropriata con la scuola quando doveva inviare una richiesta di iscrizione all'asilo.

Conservare copie di backup dei documenti importanti della famiglia nell'account Dropbox.

Proteggi i vecchi e i nuovi ricordi

Liz utilizza i caricamenti da fotocamera e la sincronizzazione per eseguire il backup dell'intero rullino fotografico, salvando tutti i file in piena risoluzione. Inoltre ha scansionato le copie fisiche di vecchie foto. In sostanza, organizzare, etichettare e ordinare tutti i contenuti online è come avere un album digitale di ogni anno. Ora tutto ciò che deve fare è condividere un link Dropbox con i suoi genitori, che amano stampare le foto per appenderle alle pareti. Sebbene nulla possa sostituire il rito di sedersi gli uni accanto gli altri a sfogliare album fotografici o il fatto di assistere ai più bei momenti in prima persona, la sua famiglia ha trovato un modo per rimanere sempre in contatto scrivendo i commenti direttamente sulle foto.

Commentare direttamente le foto archiviate nell'account Dropbox

Sii flessibile

Ora che il lavoro e la vita privata di Liz sono mescolati e si svolgono in luoghi variabili, la libertà di lavorare ovunque si trovi è fondamentale. Poter accedere a tutti i file dal suo telefono le offre la flessibilità di cui ha bisogno per trovare un sano equilibrio tra lavoro e impegni famigliari. Può caricare la foto di suo figlio sulla sua prima altalena da grandi, lasciare un feedback sul lavoro dei designer, modificare un documento di Dropbox Paper o aggiornare la cronologia di un progetto dalle app Dropbox e Paper per dispositivi mobili.

Caricare foto e lasciare commenti direttamente all'interno dell'app per dispositivi mobili Dropbox

Per quanto nulla potrà mai sostituire il duro lavoro che ci vuole per essere professionista e genitore, Dropbox ha aiutato Liz a ridurre la confusione e le distrazioni, in modo che possa concentrarsi sulle cose realmente importanti. A differenza di quando conservava tutto nel suo faldone, ora le informazioni e le comunicazioni non rischiano più di essere divulgate o di andare perdute. Gli strumenti di collaborazione offerti da Dropbox le hanno permesso di essere più creativa e una migliore direttrice per il suo team. Inoltre, archiviare e condividere le foto di famiglia nel cloud le ha permesso di rimanere in contatto con i suoi genitori anche quando non possono vedersi di persona.

Per Liz, Dropbox è diventato molto più di uno spazio per inviare file ingombranti: ora è il posto dove semplifica i piccoli compiti quotidiani e gestisce tutto ciò che serve per garantire un buon equilibrio tra lavoro e vita famigliare.

Dal momento che il mio lavoro e la mia vita privata sono mescolati, utilizzare Dropbox per entrambi è stata un'estensione naturale di ciò che faccio ogni giorno sul mio computer.