เครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับทีมครีเอทีฟของคุณ

ประเภททีม: เอเจนซีภายในองค์กร

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุด: ตารางงานที่อัดแน่น เมื่อคุณทำหน้าที่หัวหน้าทีมครีเอทีฟในเอเจนซี แต่ละวันอาจมีแต่การประชุมเต็มไปหมดเพราะคุณต้องติดต่อประสานงานกับทุกคน ตั้งแต่ผู้จัดการฝ่ายผลิตภัณฑ์ไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง กว่าคุณจะพอมีเวลาสัก 30 นาทีในการเริ่มต้นโครงการหรือชี้แจงข้อคิดเห็นกับทีมครีเอทีฟของคุณก็เป็นเวลา 5 โมงเย็นเข้าไปแล้ว การร่างอีเมลความยาวห้าย่อหน้าก็ฟังดูเป็นเรื่องที่เหนื่อยมาก 

วิธีแก้ปัญหา: ลองใช้ Dropbox Capture ซึ่งเป็นเครื่องมือบันทึกหน้าจอที่ให้คุณบันทึกข้อความวิดีโอพร้อมกับสไลด์งานหรือเนื้อหาใดก็ตามที่อยู่บนหน้าจอของคุณราวกับว่าคุณกำลังนำเสนออยู่ขณะนั้นจริงๆ คุณจะสามารถให้เสียงบรรยายถ่ายทอดความคิดและบันทึกของคุณ ทำเครื่องหมายองค์ประกอบใดๆ ที่คุณต้องการเน้นย้ำ และทำงานใน Dropbox เพื่อบันทึกและแบ่งปันภาพที่บันทึกจากหน้าจอของคุณได้อย่างราบรื่น เพิ่มเวลาว่างในตารางงานที่จัดไว้สำหรับการให้ข้อคิดเห็นได้เป็นชั่วโมงในทันที รวมถึงเวลาห้านาทีที่คุณต้องรอผู้เข้าร่วมการประชุมคนอื่นๆ ด้วย ข้อดีอีกอย่างก็คือ ทีมของคุณจะได้รับชมบันทึกวิดีโอตามเวลาที่ตนสะดวกในระหว่างที่ทำงานและดำเนินการโครงการอื่นๆ

ประเภททีม: เอเจนซีโฆษณา

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุด: มีเอกสารเยอะเกินไป ข้อมูลสรุปสำหรับเริ่มต้นโครงการ เอกสารการวิจัย และข้อคิดเห็นจากการตรวจสอบภายในและการตรวจสอบจากลูกค้าหลายต่อหลายรอบ อาจทำให้คุณรู้สึกเหมือนกำลังจมอยู่ในกองเอกสารได้ (และที่พูดถึงอยู่นี้เป็นของลูกค้าเพียงรายเดียวเท่านั้น)

วิธีแก้ปัญหา: เก็บเอกสารไว้ในที่เดียว การจัดทุกอย่างให้เป็นระเบียบอยู่เสมอถือเป็นกุญแจสำคัญในการจัดระบบความคิดของคุณ แทนที่จะพยายามติดตามไฟล์ที่อาจอยู่ในแชทกลุ่มที่พูดคุยเรื่องกลยุทธ์ หรืออาจอยู่ในอีเมลจากผู้บริหารงานลูกค้า ให้จัดเก็บไฟล์ทั้งหมดของทีมไว้ในสถานที่ปลอดภัยแห่งเดียวอย่าง Dropbox เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีไฟล์เวอร์ชันล่าสุดเสมอ Dropbox ใช้ได้กับไฟล์ทุกขนาดและทุกประเภท คุณจึงสามารถเปิดงานทุกอย่างได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นสไลด์งานเขียนโฆษณาหรือไฟล์ Keynote และไฟล์ Photoshop ขนาดใหญ่ และยังสามารถเพิ่มความคิดเห็นและคำแนะนำลงในไฟล์นั้นได้โดยตรงอีกด้วย

ประเภททีม: ทีมขนาดเล็ก

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุด: ทำงานหลายบทบาทข้ามหลายเขตเวลา การอยู่ในทีมขนาดเล็กหมายความว่าคุณต้องสามารถทำงานได้อย่างคล่องแคล่วและตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว ความสามารถในการทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายกับคนในทีม ผู้รับเหมา ผู้ขาย และลูกค้านั้น สามารถสร้างความแตกต่างในการทำงานให้ทันตามกำหนดการหรือวันที่เปิดตัวได้ 

วิธีแก้ปัญหา: การใช้งานเนื้อหาร่วมกันแบบเรียลไทม์ เมื่อคุณทุกคนไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกันหรือแม้แต่อยู่คนละประเทศ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ช่วยให้สื่อสารกันได้ราวกับว่านั่งอยู่ติดกัน การเพิ่มข้อคิดเห็นและความคิดเห็นของคุณในไฟล์ Dropbox หรือเอกสาร Paper โดยตรงทำให้ผู้ที่คุณร่วมสร้างผลงานสามารถดูสิ่งที่คุณกำลังพูดถึงได้ทันทีและตอบกลับได้อย่างรวดเร็วเพื่อจัดการตามข้อคิดเห็นหรือถามคำถาม เมื่อกระบวนการภายในของคุณมีความชัดเจน คุณก็มีเวลาเพิ่มขึ้นสำหรับใช้สร้างสรรค์ผลงานที่ยอดเยี่ยม และใช้เวลาน้อยลงในการพยายามอธิบายผ่านการโทรว่าจริงๆ แล้วคุณพูดถึงอะไร 

ประเภททีม: ทีมขนาดใหญ่

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุด: มีคนในทีมมากเกินไป ทีมครีเอทีฟขนาดใหญ่ของคุณมีคนจำนวนมากที่ทำงานหลายอย่างเพื่อสร้างไอเดียมากมาย น่าตื่นเต้นมาก แต่เมื่อมีสมาชิกจำนวนมากในงานนำเสนอเดียวก็อาจเกิดความยุ่งเหยิงขึ้นได้อย่างรวดเร็ว 

วิธีแก้ปัญหา: การควบคุมเวอร์ชันคือกุญแจสำคัญที่จะรับประกันว่างานจะไม่หายไปโดยไม่ทันตั้งตัวในคืนก่อนการนำเสนอครั้งใหญ่ นอกจากนี้ยังเป็นตัวช่วยที่ดีในกรณีที่จู่ๆ ผู้บริหารก็ขอดูเวอร์ชันของสัปดาห์ที่แล้วอีกครั้ง เมื่อทำงานใน Dropbox คุณจะสามารถเข้าถึงประวัติเวอร์ชันของเอกสารได้อย่างง่ายดายเพื่อดูว่าใครทำอะไรไปบ้าง หากมีใครลบอะไรโดยไม่ได้ตั้งใจก็ไม่ต้องกังวลไป Dropbox จะบันทึกข้อมูลสำรองโดยอัตโนมัติ คุณจึงมีไฟล์ล่าสุดไว้พร้อมให้ทีมของคุณกลับมาใช้งานอีกครั้ง จากนั้นคุณอาจต้องใช้ประโยชน์จากการตั้งค่าสิทธิ์ เพื่อเตรียมพร้อมป้องกันไม่ให้ผู้ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้ 

ทีมครีเอทีฟทุกทีมมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าที่ตนร่วมงานด้วยหรือวิธีที่ใช้ทำงานร่วมกัน แต่ครีเอทีฟทุกคนมีเป้าหมายเดียวกันคือการสร้างสรรค์ผลงานที่ยอดเยี่ยม ไม่ว่าทีมของคุณจะใช้วิธีใดทำงานให้ทันส่งงานใหญ่ครั้งต่อไป Dropbox ก็มีเครื่องมือที่ช่วยคุณได้ตลอดทุกขั้นตอนการทำงาน