Tipo de equipo: agencia interna
Queja principal: la saturación del calendario. Si eres el responsable creativo de una agencia, puede que tengas el día a rebosar de reuniones, ya que necesitas ponerte al día con todo el mundo, desde los gestores de producto hasta la cúpula directiva de la empresa. Cuando por fin consigues encontrar treinta minutos para explicar la puesta en marcha de un proyecto o aclararle unos comentarios al equipo, ya es la hora de finalizar la jornada. Y resulta agotador tan solo pensar en tener que redactar un correo de cinco párrafos.
Solución: prueba a usar Dropbox Capture, una herramienta de grabación de pantalla que te permite grabar mensajes de vídeo con tu presentación o con lo que sea que tengas en pantalla como si estuvieras haciendo una presentación en directo. Podrás poner voz a tus pensamientos y notas, marcar los elementos que quieras destacar y trabajar sin problemas en Dropbox para guardar y compartir tu contenido de Capture. De esta forma, te ahorrarás esa hora que habías reservado en tu calendario para comentarios, incluidos los cinco minutos que la gente tarda en unirse a la reunión. Otra ventaja es que los miembros de tu equipo podrán ver la grabación cuando les vaya bien, entre tarea y tarea.
Tipo de equipo: agencia publicitaria
Queja principal: el exceso de documentos. Con tanto informe inicial, material de investigación e intercambio de comentarios de revisiones internas y del cliente, puede que acabes con una montaña de documentos (en realidad, una para cada uno de tus proyectos).
Solución: reúne todos los documentos en un mismo sitio. Mantenerlo todo organizado es fundamental para no desesperarse. En lugar de intentar encontrar archivos que podrían estar en un chat grupal sobre estrategias o en un mensaje de correo de tu responsable de cuentas, almacena todos los archivos de tu equipo en un lugar seguro como Dropbox para garantizar que todos tengan siempre la última versión de los archivos. Dropbox es compatible con archivos de todos los tamaños y tipos, por lo que podrás abrirlo todo, desde plantillas hasta archivos grandes de Keynote o Photoshop, estés donde estés, así como añadir comentarios y sugerencias directamente en el contenido.
Tipo de equipo: equipos pequeños
Queja principal: existencia de muchos frentes en diferentes zonas horarias. Formar parte de un equipo pequeño requiere ser capaz de trabajar con agilidad y reaccionar rápidamente ante los imprevistos. Tener la capacidad de colaborar fácilmente con otros miembros del equipo, contratistas, proveedores y clientes puede marcar la diferencia a la hora de cumplir con un plazo o una fecha de lanzamiento.
Solución: colabora en el contenido en tiempo real. Cuando los miembros de un equipo no se encuentran en la misma sala o incluso en el mismo país, se necesitan herramientas que les permitan comunicarse como si estuvieran sentados uno al lado del otro. Al añadir tus comentarios directamente en tus archivos de Dropbox o documentos de Paper, las personas con las que colabores podrán ver al instante a qué te refieres y responderte o hacer preguntas rápidamente. Con un proceso interno tan claro, invertirás más tiempo en trabajar de la mejor manera posible y menos en tratar de explicar en una llamada lo que realmente querías decir.
Tipo de equipo: equipos grandes
Queja principal: la dificultad para coordinar a todos los miembros. Como tu equipo creativo es tan numeroso, tienes a mucha gente trabajando en muchas cosas y con muchas ideas diferentes. Trabajar con tantas personas a la vez es interesante, pero también puede resultar algo caótico.
Solución: cuenta con un control de versiones, que te resultará fundamental si quieres asegurarte de que el contenido no desaparezca de repente la noche anterior a una gran presentación. También será tu salvación si, de forma inesperada, tu responsable te pide ver de nuevo la versión de la semana pasada. Si trabajas en Dropbox, podrás acceder fácilmente al historial de versiones de los documentos para ver quién ha modificado qué. Si algo se elimina accidentalmente, que no cunda el pánico: Dropbox guarda automáticamente una copia de seguridad del contenido, de modo que tendrás el último archivo listo para que tu equipo lo retome. Y puede que quieras aprovechar la configuración de permisos para bloquear el acceso a cualquier persona que no deba estar allí, por si acaso.
Cada equipo creativo es único y tiene proyectos y formas de colaborar diferentes. Pero todos tienen un objetivo en común: lograr el mejor resultado posible de su trabajo. No importa cuál sea la próxima gran entrega de tu equipo: Dropbox tiene las herramientas necesarias para allanar el camino.
