Type team: intern bureau
Grootste klacht: Een overvolle agenda. Als creatief leider bij een bureau kan je dag overladen zijn met vergaderingen terwijl je contact onderhoudt met iedereen, van productmanagers tot de C-suite. Tegen de tijd dat je halfuurtje hebt gevonden om je creatieve team op weg te helpen met een project of duidelijkheid te verschaffen over feedback, is het alweer vijf uur 's middags.
Haal meer uit je dag: Een e-mail van dik vijf alinea's opstellen, klinkt nou niet als iets om naar uit te kijken. Gebruik daarom gewoon Dropbox Capture, een schermopnametool waarmee je een videoboodschap kunt opnemen bij je presentatie of wat er ook op je scherm staat, alsof je live aan het presenteren bent. Je kunt je gedachten en notities inspreken, elementen markeren die je wilt benadrukken en naadloos werken in Dropbox om je opnamen op te slaan en te delen. Opeens heb je dat blok van een uur in je agenda dat was ingeruimd voor feedback vrijgemaakt, inclusief die vijf minuten waarin je alleen maar aan het wachten bent tot iedereen er is. Nog een voordeel: je team kan de opname bekijken wanneer het hun schikt, tussen andere taken en projecten door.
Type team: reclamebureau
Grootste klacht: Te veel documenten. Met plenaire bijeenkomsten, onderzoeksmateriaal en meerdere feedbackrondes van zowel interne als klantbeoordelingen kan het voelen alsof je bedolven raakt onder documenten. (En dan hebben we nog maar over één van je accounts.)
Haal meer uit je dag: Bewaar documenten op één plek. Georganiseerd blijven is de sleutel om je hoofd erbij te houden. In plaats tijdenlang op zoek te gaan naar bestanden die ergens een groepschat voor strategie kunnen staan, of in een e-mail van je accountmanager, bewaar je alle bestanden van jouw team op één veilige plek zoals Dropbox om ervoor te zorgen dat je team altijd over de nieuwste versie beschikt. Dropbox is compatibel met bestanden van alle grootten en typen, zodat je alles kunt openen, van presentaties tot grote Keynote- en Photoshop-bestanden. Vervolgens kun je aan de bestanden rechtstreeks suggesties en opmerkingen toevoegen, waar je ook bent.
Type team: kleine teams
Grootste klacht: Meerdere rollen moeten vervullen in verschillende tijdzones. Als je deel uitmaakt van een klein team, betekent dit dat je snel moet kunnen werken en reageren. De mogelijkheid om gemakkelijk samen te werken met teamleden, aannemers, verkopers en klanten kan het verschil maken bij het halen van een deadline of lanceringsdatum.
Haal meer uit je dag: Je kunt in real time samenwerken aan materiaal. Als je niet allemaal in dezelfde ruimte zit, of zelfs niet in hetzelfde land, heb je hulpmiddelen nodig waarmee je kunt communiceren alsof je naast elkaar zit. Door je feedback en opmerkingen rechtstreeks toe te voegen aan je Dropbox-bestanden of Paper-documenten, kunnen je mede-makers direct zien waar je het over hebt, snel reageren op feedback, of vragen stellen. Als je interne proces zo duidelijk is, besteed je meer tijd aan het maken van goed werk en minder tijd aan het uitleggen tijdens een gesprek wat je eigenlijk bedoelde.
Type team: grote teams
Grootste klacht: Veel kapiteins op één schip. Je grote creatieve team bestaat uit veel mensen die veel ideeën aanbrengen. Dat is natuurlijk mooi, maar het kan ook snel rommelig worden met zoveel mensen in één projectdocument.
Haal meer uit je dag: Versiebeheer is je sleutel om ervoor te zorgen dat iets niet plotseling verdwijnt de avond voor een grote presentatie. Ook komt de functie uitstekend van pas als een leidinggevende plotseling vraagt om de versie van vorige week nog eens in te zien. Door in Dropbox te werken, heb je gemakkelijk toegang tot de versiegeschiedenis van je document om te zien wie wat heeft aangeraakt. Als iets per ongeluk wordt verwijderd, hoef je je niet druk te maken. Dropbox slaat automatisch een back-up op. Zo heb je altijd het meest recente bestand beschikbaar zodat je team meteen weer aan de slag kan gaan. En dan zijn er ook nog de instellingen voor machtigingen waarmee je iedereen kunt uitsluiten die niets met jouw team te maken heeft.
Elk creatief team is uniek, van de accounts waaraan wordt gewerkte tot aan de manier van samenwerken. Maar alle creatieve teams hebben hetzelfde doel: geweldig werk leveren. Hoe jouw team het volgende grote project gaat realiseren, Dropbox heeft de tools om je op weg te helpen.
