การควบคุมเวอร์ชันของเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

แล้วการควบคุมเวอร์ชันคืออะไรกันแน่

ทุกวันนี้ ทีมต่างๆ ในองค์กรได้ทำงานร่วมกันแบบข้ามแผนก ข้ามสำนักงาน ข้ามประเทศ และข้ามเขตเวลา โดยที่ทุกคนทำงานจากเอกสารชุดเดียวกัน แม้ว่ารูปแบบการทำงานดังกล่าวจะเป็นเรื่องปกติ แต่ทีมเดียวกันเหล่านี้มักจะมีปัญหากับการจัดการไฟล์ทำงานหลากหลายเวอร์ชันอยู่บ่อยครั้ง มีเอกสารที่ระบุว่าเป็น “ฉบับสุดท้าย” อีกกี่ฉบับที่ตามมาด้วย “ฉบับสุดท้ายเวอร์ชันที่ 2” แทบจะทันที หากทีมของคุณกำลังเสียเวลาไปกับการหาไฟล์ล่าสุดที่แท้จริงและติดตามการเปลี่ยนแปลงต่างๆ อาจถึงเวลาแล้วที่ต้องสร้างระบบการควบคุมเวอร์ชัน

การควบคุมเวอร์ชันจะจัดการเวอร์ชันต่างๆ ของไฟล์เมื่อเวลาผ่านไป ระบบการควบคุมเวอร์ชันในช่วงเริ่มแรกได้ปรากฏในการพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อใช้จัดการการเปลี่ยนแปลงของโค้ด ในปัจจุบันนี้ ระบบการควบคุมเวอร์ชันก็ไม่ได้มีความซับซ้อนเหมือนกับชื่อที่ใช้เรียกเลย เพราะเป็นเพียงซอฟต์แวร์ที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงและให้คุณได้เข้าถึงไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ทั้งหมดได้ทุกเวลา ระบบการควบคุมเวอร์ชันยังสามารถทำหน้าที่เป็นชุดกฎสำหรับใช้ทำงานกับไฟล์ เช่น โครงสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บเวอร์ชันต่างๆ แยกกันไว้

การใช้งานการควบคุมเวอร์ชันเป็นได้มากกว่าการใช้สร้างโค้ด ยกตัวอย่างเช่น การควบคุมเวอร์ชันเอกสารอาจสามารถช่วยให้ผู้เขียนจัดการกับหนังสือฉบับร่างเวอร์ชันต่างๆ ได้ และการควบคุมเวอร์ชันยังสามารถช่วยนักออกแบบกราฟิกติดตามว่างานออกแบบชิ้นใดเป็นเวอร์ชันสุดท้ายสำหรับลูกค้า

5 เหตุผลที่การควบคุมเวอร์ชันมีความสำคัญต่อทีม

เมื่อพูดถึงการทำงานกับเอกสารงานร่วมกัน การมีการควบคุมเวอร์ชันรูปก็เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการกำหนดแนวทาง หากจะทำการอนุมัติเอกสารที่เรียบร้อยแล้วฉบับหนึ่ง คุณต้องรู้ว่าไฟล์ใดเป็นเวอร์ชันสุดท้าย แต่ก็ยังมีเรื่องที่ต้องพิจารณามากกว่านั้นอีก การใช้ซอฟต์แวร์ที่ถูกต้องและการกำหนดเวอร์ชันที่เหมาะสมช่วยไม่ให้เสียเวลาและช่วยเร่งกระบวนการจัดการในองค์กรทุกขนาด

1. เก็บรักษาไฟล์ทุกเวอร์ชันที่แตกต่างกันไว้

ประโยชน์หลักของการควบคุมเวอร์ชันคือความสามารถในการเก็บรักษาเอกสารหรือไฟล์ทุกเวอร์ชันได้ตลอดทั้งขั้นตอนการทำงานของโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ คุณสามารถตรวจสอบความแตกต่างของแต่ละเวอร์ชันและตรวจสอบให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบการควบคุมเวอร์ชันที่เป็นระเบียบอย่างดีนั้นจะช่วยให้คุณได้มั่นใจว่า เวอร์ชันที่ได้เป็นเวอร์ชันสุดท้ายจะเป็นที่สิ้นสุดจริงๆ ไม่ใช่ว่าถูกเพิ่มมาช่วงหลังเวลางานโดยที่ผู้ร่วมมือคนอื่นๆ ไม่รู้

เมื่อโครงการแล้วเสร็จ ประวัติเวอร์ชันก็ยังเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องตรวจสอบการทำงานของทีม ซึ่งในกรณีนี้ การควบคุมเวอร์ชันเอกสารสามารถทำหน้าที่เป็นเส้นทางการตรวจสอบการทำงานของทีมในระหว่างการทำโครงการ ซึ่งจะระบุประวัติการแก้ไขในแต่ละขั้นตอนไว้อย่างละเอียด เมื่อมีข้อมูลดังกล่าวแล้ว คุณจะสามารถวิเคราะห์ปัญหาในกระบวนการต่างๆ ได้ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องปรับขั้นตอนการทำงานในอนาคตให้มีความคล่องตัวมากขึ้น

2. จัดการและแก้ไขไฟล์อย่างปลอดภัย

ไม่มีสิ่งใดที่ทำให้งานล่าช้าได้มากไปกว่าการที่มีคนมาเขียนทับไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ เมื่อเกิดเหตุการณ์แบบนั้นแล้ว คุณก็ไม่สามารถทำอะไรได้นอกจากค้นหาอีเมลที่มีอยู่มากมายโดยหวังว่าจะหาสำเนาไฟล์ต้นฉบับเจอ ระบบการควบคุมเวอร์ชันจะเก็บรักษาเวอร์ชันของไฟล์ในทุกขั้นตอน ดังนั้นคุณก็ไม่ต้องหวังพึ่งการสำรองข้อมูลตลอดไปอีก เมื่อใช้การกู้คืนไฟล์ของ Dropbox ถ้าสมาชิกในทีมทำการเปลี่ยนแปลงหรือลบไฟล์ เวอร์ชันก่อนหน้าทุกเวอร์ชันจะมีอยู่พร้อมให้คุณใช้เสมอ

3. ติดตามตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงจากสมาชิกในทีม

เมื่อคุณมีทีมขนาดใหญ่ทำงานร่วมกัน ก็เป็นเรื่องสำคัญที่คุณต้องรู้ว่าใครเปลี่ยนแปลงสิ่งใด และเปลี่ยนแปลงเมื่อใด โดยทั่วไป เอกสารที่ใช้งานร่วมกันจะประกอบด้วยรายละเอียดผู้ใช้คนล่าสุดที่ทำการแก้ไขเอกสาร แต่อาจไม่มีสมาชิกในทีมคนอื่นๆ อยู่ในไฟล์ ในกรณีนี้ อีกไม่นานคุณจะได้เสียเวลาไปกับการวุ่นส่งอีเมลเพื่อถามว่าใครเป็นคนตรวจสอบไฟล์และแก้ไขอะไรไปบ้าง

การระบุลักษณะเฉพาะเจาะจงให้กับการเปลี่ยนแปลงไฟล์และเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารให้สมาชิกในทีมได้ทราบนั้น คือกรณีที่คุณต้องการซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชัน หากใช้การควบคุมเวอร์ชันใน Dropbox การเปลี่ยนแปลงในไฟล์ทั้งหมดจะสามารถมองเห็นได้ พร้อมเชื่อมโยงโดยตรงกับอีเมลและบัญชีของสมาชิกในทีม คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งเมื่อมีคนแก้ไขไฟล์ โดยจะแสดงรายละเอียดของสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป หรือรายละเอียดการย้ายไฟล์หรือลบไฟล์ในโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน

ระดับการควบคุมเวอร์ชันจะสร้างกระบวนการในการจัดการไฟล์ที่มีความโปร่งใสมากขึ้น และสร้างภาระรับผิดชอบต่อไฟล์เหล่านั้น คุณจะสามารถดูได้เมื่อสมาชิกในทีมเริ่มทำงานกับไฟล์ หรือถ้ามีบางอย่างเปลี่ยนไปอย่างไม่ถูกต้องหรือโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในไฟล์จากบุคคลที่เกี่ยวข้องได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งอีเมลที่สร้างความอึดอัดไปแจ้งเตือนทั้งทีมใน Slack

4. สร้างแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือในองค์กรของคุณ

เมื่อคุณทำงานกับทีมที่ดำเนินการในสถานที่ต่างกันหรือในพื้นที่ที่มีการควบคุม การวางแนวทางย่อมเป็นสิ่งจำเป็น ถ้าข้อมูลไม่อยู่เป็นศูนย์รวมและไม่สามารถเข้าถึงได้ จะทำให้ทีมขาดการซิงค์และเกิดการทำงานแบบไซโลขึ้นได้ภายในเวลาอีกไม่นาน เมื่อใช้การควบคุมเวอร์ชันร่วมกับโครงสร้างข้อมูลที่เหมาะสม จะเป็นการช่วยให้คุณสร้างและเก็บรักษาแหล่งข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันในทุกด้านขององค์กรของคุณ

แทนที่จะคอยส่งแนวทางที่อัพเดทอยู่เรื่อยๆ การควบคุมเวอร์ชันจะช่วยให้คุณได้เก็บเอกสารส่วนกลางที่ได้รับการสำรองข้อมูลเฉพาะส่วนฉบับเดียวที่ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าไปดูได้ ตัวอย่างเช่น หากใช้ Dropbox คุณจะสามารถจัดเก็บแนวทางของฝ่าย HR ไว้ในโฟลเดอร์ที่แบ่งปันโฟลเดอร์เดียวได้ พร้อมกับมีสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะให้กับสมาชิกในทีมแต่ละคน เมื่อมีการอัพเดทไฟล์เหล่านั้น สมาชิกในทีมจะหาข้อมูลล่าสุดได้จากแหล่งข้อมูลเดียวกัน ผู้แก้ไขทุกคนก็จะมีบันทึกข้อมูลเก่าทั้งหมดอยู่ นี่เป็นวิธีง่ายๆ ที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างจะถูกจัดเก็บ สำรองข้อมูล และทำให้ผู้ที่ต้องการใช้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้อย่างปลอดภัย

5. เร่งความเร็วและทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เป้าหมายสูงสุดของการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการต่างๆ ควรเป็นการทำให้งานง่ายขึ้นและกินเวลาน้อยลงสำหรับทั้งผู้จัดการและสมาชิกในทีม การควบคุมเวอร์ชันเอกสารจะช่วยให้ทีมของคุณมีความคล่องตัวมากขึ้นได้ตั้งแต่เริ่มต้น เพราะจะช่วยให้ทุกคนได้ทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบันและเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับเอกสาร ขณะที่มีการป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดการไฟล์อีกด้วย

ระบบการควบคุมเวอร์ชันยังมีประโยชน์ในเรื่องการควบคุมดูแล ความโปร่งใส และการรักษาความปลอดภัย ระบบการควบคุมเวอร์ชันจึงทำได้มากกว่าการสร้างความมั่นใจว่าคุณมีไฟล์เวอร์ชันล่าสุด เพราะยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการของทีม ช่วยให้คุณได้ปรับปรุงข้อมูลดังกล่าวต่อไป และวางแนวทางที่ดีขึ้นให้กับทั่วทั้งองค์กรของคุณได้ในอนาคต

วิธีการสร้างระบบจัดการเอกสารที่มีการควบคุมเวอร์ชัน

มีวิธีมากมายให้คุณได้ใช้ในการควบคุมเวอร์ชันโดยขึ้นอยู่กับความต้องการของทีมและขนาดองค์กรของคุณ คนส่วนใหญ่จะระบุตัวเลขเวอร์ชันให้กับไฟล์ที่ตัวเองจะส่งหรือทำเครื่องหมายเอกสารไว้ด้วยตัวย่อหรือระบุว่าเป็น "ฉบับปรับปรุง" ทุกคนทำเครื่องหมายให้กับสิ่งต่างๆ แตกต่างกันออกไป วิธีนี้จึงสร้างความสับสนได้ง่าย โดยเฉพาะเมื่อมีผู้ร่วมมือจำนวนมากในองค์กรขนาดใหญ่ เมื่อถึงจุดนี้แล้ว ก็จำเป็นต้องมีการกำหนดวิธีเพื่อจัดการกับไฟล์ต่างๆ ของทีม

1. แบบแผนในการตั้งชื่อ

แบบแผนในการตั้งชื่ออาจจะดูเป็นสิ่งที่ชัดเจน แต่การมีแบบแผนในการตั้งชื่อที่เคร่งครัดไว้ให้ทีมของคุณปฏิบัติตามก็เป็นสิ่งที่จำเป็นต่อการควบคุมเวอร์ชัน สำหรับผู้เริ่มต้น แบบแผนในการตั้งชื่อต้องมีความสม่ำเสมอและชัดเจนต่อทุกคนที่เข้าถึงไฟล์ของคุณ แต่ก็ควรอิงตามวิธีการที่ทีมของคุณจัดการกับไฟล์เหล่านั้นด้วยเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น ถ้าวันที่ของเอกสารเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดต่อการจัดการเอกสารของทีม ชื่อไฟล์ควรเริ่มต้นด้วยวันที่ ส่วนแรกของชื่อไฟล์ควรจะแสดงวิธีที่ทีมของคุณใช้บ่อยที่สุดในการค้นหาเอกสารเหล่านั้น หลังจากนั้น ชื่อไฟล์ควรประกอบด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุดเพื่อให้สามารถระบุเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว หากคุณจะใช้แบบแผนในการตั้งชื่อเป็นระบบการควบคุมเวอร์ชันของคุณแต่เพียงอย่างเดียว ก็ควรจะมีการใช้ระบบการเรียงตัวเลขเวอร์ชันต่างๆ และเวอร์ชันใหม่ด้วย

2. โครงสร้างข้อมูล

เมื่อคุณกำหนดวิธีการทำเครื่องหมายให้กับเอกสารที่ใช้ได้สำหรับทีมของคุณ คุณต้องมีระบบที่เข้าถึงได้สำหรับจัดเก็บเอกสารไว้อย่างปลอดภัย นั่นคือกรณีที่ต้องใช้โครงสร้างข้อมูล ซึ่งก็เป็นแค่เพียงแผนผังโฟลเดอร์และไฟล์ที่คุณใช้จัดเก็บข้อมูลนั่นเอง โดยทั่วไปแล้ว แบบแผนการตั้งชื่อยังมีบทบาทสำคัญ เพราะการมีชื่อไฟล์ที่เป็นระเบียบอย่างเคร่งครัดจะไร้ประโยชน์หากไฟล์ดังกล่าวถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ชื่อว่า "งาน" อย่างไรก็ตาม โครงสร้างข้อมูลยังเป็นเรื่องของผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์เหล่านั้น เพราะไม่ใช่ว่าสมาชิกทุกคนขององค์กรจะต้องเข้าถึงได้ทุกไฟล์

โดยทั่วไปแล้ว วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการเรื่องนี้คือการใช้โซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไฟล์แบบแบ่งปัน โฟลเดอร์ทีมใน Dropbox Business ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างข้อมูลที่ปลอดภัย การมอบหมายงานให้เฉพาะบางทีมภายใน Dropbox จะทำให้คุณสามารถสร้างที่เก็บงานของทีมดังกล่าวพร้อมสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะสำหรับผู้ที่อยู่ในทีมและนอกทีม

3. ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชัน

แบบแผนในการตั้งชื่อและโครงสร้างข้อมูลเป็นเสาหลักของระบบจัดการเอกสารที่ประสบความสำเร็จ แต่อาจต้องใช้เวลานานถ้าใช้ทั้งสองอย่างเป็นวิธีการหลักในการควบคุมเวอร์ชัน ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันทำให้กระบวนการต่างๆ ในการควบคุมเวอร์ชันทำงานโดยอัตโนมัติ และยังมีประโยชน์เพิ่มเติมที่การใช้แบบแผนในการตั้งชื่อเพียงอย่างเดียวไม่สามารถให้คุณได้

Dropbox Sync จะจัดเก็บไฟล์ทุกเวอร์ชันก่อนหน้านี้ และไฟล์ดังกล่าวทั้งหมดของคุณจะสามารถเข้าถึงหรือย้อนกลับไปได้สูงสุด 180 วัน การซิงค์ยังทำหน้าที่เป็นการสำรองข้อมูลให้กับไฟล์เวอร์ชันปัจจุบันอีกด้วย สมาชิกในทีมสามารถทำงานไปพร้อมกันบนไฟล์แยกต่างหากด้วย Dropbox ก่อนจะอัพเดทเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน ทำให้การรวมการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขปัญหาเรื่องความขัดแย้งกันของไฟล์กลายเป็นเรื่องง่าย

โดยสรุป ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการกำหนดเวอร์ชันไฟล์ทั้งกระบวนการ และให้ประโยชน์เพิ่มเติมแก่ทีมที่ทำงานกับไฟล์เหล่านั้น