クリエイティブチームに最適なツール選び

小規模スタジオから大手エージェンシーまで、業界にはさまざまなチームがあり、独自のニーズがあります。これらのチームが大きな構想を元に完成した作品に仕上げるまでの工程には、数多くの障害もありますが、Dropbox にはそのような工程を支援するさまざまなツールがあります。

チームタイプ：社内広告代理店

最大のストレスは過密なスケジュールです。社内の制作業務を一手に引き受ける存在として、プロダクトマネージャーや経営陣など、さまざまな関係者との連絡調整のため、1 日の大半をミーティングに費やすことも。制作チームに作業指示を出したり、フィードバックを整理したりするために 30 分の時間を捻出する頃には、もう午後 5 時を回っています。それから 5 段落のメールの下書きを用意しようと考えただけで、うんざりしてしまいます。

解決策として Dropbox Capture の使用をおすすめします。これは資料や画面に表示されている内容をその場で説明しているかのような動画メッセージを録画できるスクリーンレコーダーツールです。自分の考えや気付いたことを音声で伝え、強調したい部分をマークアップすることができます。また、Dropbox とシームレスに連携して Capture を保存、共有することもできます。その結果、これまでフィードバックに費やしていた時間枠を自由に使えるようになり、ミーティングの参加者が全員揃うまでの無意味な待ち時間もなくなって、スケジュールに余裕が生まれます。チームメンバーにとっても、別の作業やプロジェクトの合間など、都合の良いときに録画を視聴できるメリットがあります。

チームタイプ：広告代理店

最大のストレスはドキュメントが多すぎることです。キックオフの準備書類、リサーチ資料、社内やクライアントのレビューでの複数回にわたるフィードバックなど、大量のドキュメントにうんざりしてしまうことがあります。しかも、それだけの量のドキュメントが担当顧客ごとに存在します。

解決策は、すべてのドキュメントを 1 か所で管理することです。すっきり片付いた状態を保つことは、冷静な判断をするための重要なポイントです。戦略関連のグループチャットで共有したファイルや、アカウント担当者からのメールに添付されていたファイルを苦労して探さなくても、チームのファイルを Dropbox などの安全な場所にまとめて保存すれば、チームの全員が常に最新バージョンを利用できます。Dropbox はあらゆるサイズと種類のファイルに対応しているため、Word の資料から容量の大きい Keynote や Photoshop のファイルまで、必要なドキュメントをどこでも開くことができ、ドキュメント上で直接コメントの追加や提案も可能です。

チームタイプ：少人数のチーム

最大のストレスは複数の役割を兼任すること、タイムゾーンが違うオフィス間でやり取りをすることです。少人数のチームで業務をこなすには、要領の良さとスピーディーな対応が求められます。相互のやり取り、請負業者やベンダー、クライアントとのコラボレーションを円滑に進められるかどうかで、納期や新製品発表のタイミングが左右されます。

解決策はリアルタイムのコンテンツコラボレーションです。同じ部屋にいなくても、さらにはタイムゾーンが違っても、お互いに隣の席にいるかのようなやり取りができるツールが必要です。フィードバックやコメントを Dropbox ファイルや Paper ドキュメントに直接追加すれば、共同制作者はあなたが話している内容を一目で理解し、フィードバックにすばやく対応したり、不明点を質問したりできます。このように社内プロセスを明確にすることで、電話で自分の真意を説明するための時間を減らし、優れた作品の制作に費やす時間を増やすことができます。

チームタイプ：大人数のチーム

最大のストレスは意見がまとまらないことです。大規模な制作チームには多くの人がいて、さまざまな作業に関わり、さまざまなアイデアを出しています。活気があるのは良いのですが、大勢の人が同じ業務に関わると、収拾がつかない状態になりやすいというデメリットもあります。

解決策はバージョン管理です。これは、大事なプレゼンテーションの前夜にデータが突然消えてしまうといった事態を防ぐうえでも重要なことです。経営幹部から突然、「先週のバージョンをもう一度見たい」と言われても、あわてずに対応できます。Dropbox を業務に取り入れることで、ドキュメントのバージョン履歴を簡単に確認し、誰がどのファイルを操作したかを把握できます。うっかり削除してしまってもあわてる必要はありません。Dropbox ではバックアップが自動的に保存されるため、チームはすぐに最新のファイルを使って作業を再開できます。万が一の場合に備え、権限の設定を利用して関係者以外はアクセスできないようにしておくと、さらに安心です。

担当する顧客から協力体制まで、クリエイティブチームにはそれぞれの特色があります。しかし、すべてのクリエイターは「優れた作品をつくる」という共通の目標を持っています。チームが次に目指す成果が何であっても、Dropbox はその道のりを支援するツールを提供します。