เปรียบเทียบระหว่างการสำรองข้อมูลและการเก็บบันทึก คุณควรทำแบบไหน

เหตุการณ์เลวร้ายที่สุดได้เกิดขึ้นแล้ว คุณได้เผลอล้างคอมพิวเตอร์และทำไฟล์สำคัญทั้งหมดสูญหาย ในตอนนี้ คุณคงเบื่อที่จะได้ยินว่า คุณน่าจะเตรียมระบบการสำรองข้อมูลหรือการเก็บบันทึกข้อมูลเอาไว้

คุณอาจสงสัยว่าการสำรองข้อมูลและการเก็บบันทึกนั้นแตกต่างกันอย่างไร ทั้งสองอย่างนั้นเป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลใช่หรือไม่ คำตอบก็คือใช่ แต่ทั้งสองอย่างนี้มีวัตถุประสงค์ไม่เหมือนกัน และมีข้อแตกต่างสำคัญบางประการ กล่าวง่ายๆ คือ

• การสำรองข้อมูลคือ สำเนาข้อมูลที่ใช้เพื่อเรียกคืนหรือกู้คืนข้อมูลนั้น หากข้อมูลดังกล่าวเสียหาย สูญหาย หรือใช้งานไม่ได้
• การเก็บบันทึกคือ พื้นที่รับฝากสำหรับจัดเก็บข้อมูลในระยะยาว ซึ่งมักใช้เพื่อเก็บรักษาข้อมูลตามข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ก่อนที่เราจะเริ่มอธิบายกลยุทธ์ที่ดีที่สุดในการปกป้องและจัดเก็บข้อมูลของคุณ เราจะมาอธิบายถึงความหมายของ "การสำรองข้อมูล" และ "การเก็บบันทึก" แบบลงรายละเอียดกันก่อน

"การสำรองข้อมูล" คืออะไรกันแน่

"การสำรองข้อมูล" คือ กระบวนการสร้างสำเนา (หรือสำเนาหลายฉบับ) ของแหล่งข้อมูล เช่น เอกสาร ไฟล์ โฟลเดอร์ หรือระบบ เพื่อให้สามารถเรียกคืนและกู้คืนข้อมูลนี้ได้เมื่อเกิดกรณีที่ข้อมูลสูญหาย เสียหาย หรือใช้งานไม่ได้

ที่สำคัญคือ การสำรองข้อมูลจะคงอยู่ร่วมกับแหล่งข้อมูลหลัก ไฟล์หรือโฟลเดอร์ต้นฉบับจะไม่ได้ถูกลบหรือแทนที่ด้วยสำเนาการสำรองข้อมูล

ท้ายที่สุด การสำรองข้อมูลมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้คุณกู้คืนไฟล์กลับไปยังสถานะเดิมก่อนหน้าที่จะเกิดเหตุการณ์การสูญเสียข้อมูล

การสำรองข้อมูลสามารถทำได้ด้วยตัวเองโดยใช้วิธีการสำรองข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือใช้โซลูชันที่รวดเร็ว ปลอดภัย และสะดวกกว่าอย่างการสำรองข้อมูลบนคลาวด์อัตโนมัติ

แทนที่จะกำหนดเวลาสำรองข้อมูลตามรอบเวลาเป็นประจำ การบริการคลาวด์อย่าง Dropbox Backup จะสำรองข้อมูลไฟล์โดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในข้อมูลต้นฉบับ

กรณีที่ควรใช้การสำรองข้อมูล

ขอแนะนำให้ใช้การสำรองข้อมูลสำหรับไฟล์ส่วนตัวและไฟล์ในการทำงานในแบบเดียวกัน โดยเฉพาะไฟล์ที่หามาแทนที่ไม่ได้หากสูญหาย การเตรียมกลยุทธ์การสำรองข้อมูลเอาไว้จะเป็นแผนรับมือที่มีประโยชน์ และจะมีบทบาทสำคัญในแผนการฟื้นฟูจากวิกฤติ

ตามหลักแล้ว คุณควรสำรองข้อมูลทั้งคอมพิวเตอร์ แต่ก็มีบางกรณีเฉพาะเจาะจงที่การสำรองข้อมูลจะเป็นประโยชน์มากที่สุด กล่าวคือ

• ไฟล์ที่มีการแก้ไขปรับปรุงอยู่เป็นประจำ หรือโปรเจ็กต์ที่ทำงานร่วมกันซึ่งอาจต้องมีการกู้คืนไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ในภายหลัง เช่น การพัฒนาเว็บและการตัดต่อวิดีโอ
• ไฟล์ที่ใช้ทำงานบนอุปกรณ์หลายเครื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลิงก์กับการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ (ตรงกันข้ามกับการสำรองข้อมูลบนฮาร์ดไดรฟ์)
• เมื่อการรักษาความปลอดภัยของไฟล์มีความสำคัญสูงสุด การสำรองข้อมูลบนคลาวด์จะช่วยป้องกันได้ดีที่สุดในกรณีฮาร์ดแวร์ทำงานล้มเหลว แรนซัมแวร์ และการโจมตีทางไซเบอร์

… แล้ว "การเก็บบันทึก" หมายความว่าอย่างไร

ขณะที่การสำรองข้อมูลเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหวมากกว่าและมีการอัพเดทบ่อยครั้ง การเก็บบันทึกจะใช้เพื่อเก็บรักษาข้อมูลในระยะยาวเท่านั้น

เมื่อเก็บบันทึกไฟล์แล้ว คุณจะสามารถลบไฟล์เวอร์ชันต้นฉบับได้หากต้องการหรือจำเป็น โดยปกติ ข้อมูลที่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงอยู่เป็นประจำเท่านั้นที่จะถูกส่งไปเก็บบันทึก เช่น สัญญาที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน และบันทึกธุรกรรมทางการเงิน

โดยพื้นฐานแล้ว การเก็บบันทึกเป็นพื้นที่นำฝากข้อมูลประวัติ ซึ่งสามารถจัดเก็บเอกสารและไฟล์ที่ไม่ได้จำเป็นต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน

กรณีที่ควรใช้การเก็บบันทึก

การเก็บบันทึกข้อมูลมักนำไปใช้ในการจัดเก็บไฟล์ที่หามาแทนที่ไม่ได้และต้องบันทึกไว้ในระยะยาวเป็นหลัก ซึ่งไฟล์เหล่านั้นไม่จำเป็นต้องมีการแก้ไขปรับปรุงหรือเข้าถึงบ่อยนัก

คุณสามารถใช้การเก็บบันทึกกับข้อมูลที่มีอายุประมาณหนึ่งหรือไม่ได้ใช้งานมาสักพักแล้ว เมื่อคุณทำเครื่องหมายโปรเจ็กต์ว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว ข้อมูลที่สร้างขึ้นตลอดทั้งโปรเจ็กต์จะส่งไปยังการเก็บบันทึก ไม่ใช่ระบบการสำรองข้อมูล 

การดำเนินการนี้จะช่วยให้มีพื้นที่เพิ่มขึ้นในระบบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลหลักของคุณ แต่คุณยังคงสามารถกู้คืนข้อมูลนี้ได้หากต้องใช้ในอนาคต 

โดยสรุปแล้ว การเก็บบันทึกข้อมูลช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้

• ดำเนินการปฏิบัติตามนโยบายและข้อบังคับการเก็บรักษาข้อมูล
• สร้างบันทึกถาวรของการสื่อสารทางธุรกิจที่สำคัญ เช่น เอกสารทางกฎหมายและจดหมายติดต่อ
• เข้าถึงข้อมูลประวัติที่สำคัญ ซึ่งคุณอาจต้องใช้เพื่อแก้ไขข้อพิพาทหรือตอบข้อสอบถามเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจ สัญญา ธุรกรรมทางการเงิน ฯลฯ

การสำรองข้อมูลและการเก็บบันทึกแตกต่างกันอย่างไร

การสำรองข้อมูลและการเก็บบันทึกต่างให้บริการพื้นที่สำหรับจัดเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถกู้คืนได้ในอนาคต และนั่นคือจุดที่เหมือนกัน 

การสำรองข้อมูลและการเก็บบันทึกมีจุดแตกต่างกันอยู่หลายประการ ซึ่งรวมถึงวัตถุประสงค์หลักและวิธีการทำงาน

สิ่งที่คุณควรทำ

ไม่ว่าคุณจะคิดว่ากลยุทธ์การจัดการไฟล์ในปัจจุบันของตัวเองนั้นมีประสิทธิภาพมากเพียงใด วิธีป้องกันไฟล์สำคัญที่ดีที่สุดก็คือ การเตรียมทั้งโซลูชันการสำรองข้อมูลและการเก็บบันทึกไว้

• ใช้โซลูชันการสำรองข้อมูลสำหรับข้อมูลที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันที่จำเป็นต้องป้องกันไม่ให้สูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจหรือด้วยความประสงค์ร้าย แต่ก็ยังต้องเข้าถึงและ/หรือกู้คืนได้อย่างรวดเร็ว
• ใช้การเก็บบันทึกเพื่อเก็บรักษาไฟล์ที่สำคัญสำหรับการดำเนินธุรกิจและการปฏิบัติตามกฎหมายไว้ถาวร ซึ่งไม่จำเป็นต้องดึงข้อมูลมาได้ง่าย และไม่ต้องพร้อมใช้งานอยู่ตลอดเวลา

เมื่อใช้ทั้งสองโซลูชัน คุณก็จะมีการปกป้องที่ทรงประสิทธิภาพที่สุดสำหรับไฟล์ต่างๆ 

Dropbox Backup เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่รับประกันว่าไฟล์ของคุณจะยังคงใช้งานได้ในอนาคต ไฟล์ โฟลเดอร์ และเอกสารจะมีการรักษาความปลอดภัยอยู่ในบัญชี Dropbox ของคุณ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาที่ต้องการ แม้ว่าจะผ่านไปอีกหลายปีในอนาคต

Dropbox Backup: โซลูชันการสำรองข้อมูลและการเก็บบันทึกที่สมบูรณ์แบบ

Dropbox Backup ทำให้การสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณไปยังคลาวด์โดยอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนอย่างรวดเร็วและราบรื่นได้ไม่ว่าอะไรจะเกิดขึ้นในชีวิตของคุณก็ตาม