Pencadangan vs Pengarsipan: Apa yang Harus Anda Lakukan?

Apa cara terbaik untuk menyimpan dan melindungi file Anda: cadangan atau arsip? Pelajari perbandingan metode manajemen data ini.

Seseorang sedang duduk di belakang meja dengan laptop terbuka sambil mencoba untuk memutuskan apakah dia sebaiknya mencadangkan atau mengarsipkan file.

Hal yang buruk telah terjadi. Anda tidak sengaja menghapus komputer dan kehilangan semua file penting. Pada titik ini, Anda mungkin sudah lelah mendengar bahwa Anda seharusnya menyiapkan cadangan data atau sistem arsip.

Anda mungkin ingin mengetahui perbedaan antara cadangan dan arsip. Keduanya merupakan ruang penyimpanan untuk data, bukan? Ya, betul. Namun, keduanya memiliki tujuan yang berbeda dan ada beberapa perbedaan penting yang perlu diperhatikan. Singkatnya:

  • Cadangan adalah salinan data yang digunakan untuk memulihkan data tersebut apabila rusak atau hilang.
  • Arsip adalah tempat untuk penyimpanan data jangka panjang yang biasanya digunakan untuk memenuhi persyaratan dan kepatuhan penyimpanan informasi

Sebelum kami menjelaskan strategi terbaik untuk melindungi dan menyimpan data Anda, kami akan menjelaskan makna “pencadangan” dan “pengarsipan” secara lebih mendetail.

File dicadangkan dengan aman ke awan.

Apa sebenarnya makna dari “pencadangan”?

“Pencadangan” adalah proses membuat salinan (atau beberapa salinan) dari sumber data, seperti dokumen, file, folder, atau sistem, agar data tersebut dapat dipulihkan apabila hilang atau rusak.

Hal yang penting adalah cadangan ada bersama dengan sumber daya utama. File atau folder asli tidak dihapus atau diganti oleh salinan cadangan tersebut.

Tujuan utama pencadangan adalah untuk membantu Anda mengembalikan file ke kondisi sebelum peristiwa kehilangan data.

Pencadangan dapat dilakukan secara manual dengan metode pencadangan lokal, seperti hard drive eksternal. Atau, solusi yang lebih cepat, aman, dan mudah adalah pencadangan awan otomatis.

Daripada menjadwalkan pencadangan pada interval rutin, layanan awan seperti Dropbox Backup akan otomatis mencadangkan file Anda ketika ada perubahan yang dilakukan terhadap data asli.

Waktu yang tepat untuk menggunakan cadangan

Pencadangan disarankan untuk file pribadi dan profesional, khususnya file yang tidak tergantikan jika hilang. Memiliki strategi pencadangan memberikan jaring keamanan yang bernilai dan akan berperan penting dalam rencana pemulihan bencana.

Idealnya, Anda sebaiknya mencadangkan seluruh komputer. Namun, ada beberapa keadaan tertentu yang membuat pencadangan menjadi sangat menguntungkan, yaitu:

  • File yang direvisi secara rutin atau proyek kolaborasi yang mungkin perlu memulihkan file versi sebelumnya pada tanggal mendatang, seperti pengembangan web atau pengeditan video
  • File yang dikerjakan pada beberapa perangkat, khususnya saat tertaut ke cadangan awan (bukan cadangan lokal)
  • Ketika keamanan file sangat penting. Cadangan awan memberikan perlindungan terbaik dari kegagalan perangkat keras, aplikasi penipuan (ransomware), dan serangan siber
Seseorang sedang merencanakan cara untuk melindungi file dari serangan siber.

… lalu, apa yang dimaksud dengan “arsip”?

Cadangan merupakan ruang yang lebih aktif untuk data yang sering diperbarui, sedangkan arsip dikhususkan untuk penyimpanan data jangka panjang.

Setelah file diarsipkan, Anda dapat menghapus versi asli jika perlu atau diinginkan. Biasanya, hanya data yang tidak perlu diakses secara rutin yang dikirim ke arsip, misalnya kontrak yang berisi data sensitif dan catatan transaksi keuangan.

Pada dasarnya, arsip adalah repositori untuk data historis. Dokumen dan file yang tidak penting untuk operasional bisnis sehari-hari dapat disimpan di dalamnya.

Waktu yang tepat untuk menggunakan arsip

Kegunaan utama dari pengarsipan data adalah penyimpanan jangka panjang untuk file yang tidak tergantikan dan harus disimpan, tetapi tidak perlu sering direvisi atau diakses.

Anda dapat menggunakan pengarsipan untuk data yang telah mencapai usia tertentu atau sudah tidak aktif selama beberapa waktu. Saat Anda menandai proyek sebagai selesai, data yang dibuat selama proyek tersebut sebaiknya dikirim ke arsip daripada sistem cadangan. 

Tindakan ini akan mengosongkan ruang di sistem penyimpanan utama, serta memungkinkan Anda untuk memulihkan data ini jika dibutuhkan di waktu mendatang. 

Singkatnya, pengarsipan data memungkinkan Anda untuk:

  • Melaksanakan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan penyimpanan informasi
  • Membuat catatan permanen dari komunikasi bisnis yang penting, seperti dokumen hukum dan korespondensi
  • Mengakses data historis penting yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan perselisihan atau menjawab pertanyaan terkait operasional bisnis, kontrak, transaksi keuangan, dll.

Apa perbedaan antara cadangan dan arsip?

Cadangan dan arsip sama-sama memberikan ruang untuk penyimpanan data agar data dapat dipulihkan di waktu mendatang. Hanya itu persamaannya. 

Ada sejumlah perbedaan antara cadangan dan arsip, termasuk tujuan utama dan cara kerjanya.

Cadangan

Arsip

Cocok untuk penyimpanan jangka pendek dan panjang

Hanya cocok untuk penyimpanan data dalam jangka waktu panjang

Disarankan untuk file dan folder yang aktif, selalu berubah, dan diakses secara rutin

Disarankan untuk file dan folder yang perlu disimpan, tetapi tidak perlu sering diakses

Kecepatan sangat penting dalam menyelesaikan pencadangan dan pemulihan data

Kecepatan tidak begitu penting

Membuat beberapa salinan file untuk memastikan bahwa versi sebelumnya dapat dipulihkan jika perlu

Biasanya, hanya ada satu salinan file yang tidak dapat diubah setelah diarsipkan

Digunakan untuk memulihkan data versi sebelumnya setelah file asli hilang, rusak, atau ditimpa

Digunakan untuk mengambil data yang belum diubah sejak disimpan di arsip pada awalnya

Lalu, apa yang sebaiknya Anda lakukan?

Terlepas dari kuatnya strategi manajemen file Anda saat ini, cara terbaik untuk melindungi file yang penting adalah degan menyiapkan solusi pencadangan dan arsip.

  • Gunakan solusi pencadangan untuk data aktif terkini yang memerlukan perlindungan dari kehilangan secara tidak sengaja atau berbahaya, tetapi yang juga perlu diakses dan/atau dipulihkan dengan cepat
  • Gunakan arsip untuk penyimpanan dalam waktu yang tidak ditentukan bagi file yang penting untuk operasional bisnis dan kepatuhan hukum, serta harus mudah diambil, tetapi tidak harus tersedia setiap saat

Dengan memiliki keduanya, Anda akan memiliki perlindungan yang paling kuat untuk file Anda. 

Dropbox Backup adalah cara termudah untuk mengamankan file Anda. File, folder, dan dokumen akan diamankan dalam akun Dropbox, yaitu tempat Anda dapat mengaksesnya kapan pun dan di mana pun Anda membutuhkannya, bahkan beberapa tahun mendatang.

Tangkapan layar dari seorang pengguna yang sedang mencadangkan beberapa perangkat dengan Dropbox Backup.

Dropbox Backup: solusi pencadangan dan pengarsipan yang ideal

Dropbox Backup memudahkan Anda mencadangkan file ke awan secara otomatis, sehingga Anda dapat dengan cepat dan lancar memulihkan diri dari apa pun yang Anda hadapi.

Lanjutkan tepat di bagian terakhir yang Anda tinggalkan.

Pelajari selengkapnya tentang Dropbox Backup