備份與封存：該怎麼做？

最糟糕的情況發生了，您不小心清除電腦並遺失所有重要檔案。此時，您應該不想再聽到有人說：「你早該準備一套資料備份或封存系統。」

您可能會想知道，備份和封存之間有何不同。這兩者皆為資料的儲存空間，對吧？確實如此。但兩者用途各異，並且具有幾個截然不同的特點。簡單來說：

• 備份是在資料受損、遺失或損毀時，用於還原資料的資料複本
• 封存是長期儲存資料的存放位置，通常用於滿足資訊留存要求與法規遵循

在解釋保護和儲存資料的最佳策略前，請容我們進一步說明「備份」和「封存」到底是什麼。

「備份」究竟是什麼？

「備份」是建立資料來源 (例如文件、檔案、資料夾或系統) 複本 (或多份複本) 的流程，以便在資料遺失、受損或損毀的情況下加以還原。

重要的是，備份資料會與主要資料來源並存，原始檔案或資料夾不會遭備份複本刪除或取代。

總而言之，備份旨在於協助您將檔案還原至資料遺失前的狀態。

您可以使用外接硬碟等本機備份方式手動執行備份。您也可以選擇更快、更安全、更方便的解決方案，也就是自動雲端備份。

Dropbox Backup 等雲端服務不會安排定期備份，而是在您對原始資料做出任何變更時自動備份檔案。

使用備份的時機

建議您對個人和專業檔案都進行備份，尤其是遺失後無法取代的內容。制定備份策略可提供寶貴的安全網，並在任何災難復原計畫中發揮重要作用。

理想情況下，您應該備份整部電腦。然而，在某些特定情況下備份可能效益最高，即：

• 定期修改的檔案，或稍後可能須還原為舊版本檔案的協作專案，例如網頁開發和影片剪輯
• 跨多個裝置處理的檔案，尤其是連結至雲端備份時 (與本機備份相較)
• 當檔案安全性至關重要時，針對硬體故障、勒索軟體和網路攻擊，雲端備份能提供最佳保護

…那「封存」又是什麼呢？

備份這種活用空間適用於經常更新的資料，而封存則僅用於長期資料留存。

檔案封存後，您可以視需要刪除原始版本。通常，只有不需要定期存取的資料才會傳送至封存，試想包含敏感資料的合約及金融交易記錄。

封存基本上是歷史資料的儲存庫，您可以儲存對日常業務營運不重要的文件和檔案。

使用封存的時機

資料封存的主要用途在於長期儲存不可取代且需要儲存的檔案，而這些檔案無須經常修改或存取。

針對年代已久或一段時間未使用的資料，您可以加以封存。當您將專案標記為已完成時，整個專案過程中建立的資料應傳送至封存而非備份系統。

此舉將能釋放主要儲存系統的空間，您也能在將來需要時還原資料。

總而言之，資料封存可讓您：

• 證明已遵守資料留存政策與法規
• 建立重要商務通訊的永久紀錄，例如法律文件和通信往來
• 存取您可能需要的重要歷史資料，或解決與業務營運、合約、金融交易等相關的爭議或疑問

備份和封存有何不同？

備份和封存都可為儲存資料提供空間，以便將來能還原資料，這是兩者的相似之處。

備份和封存之間存在許多差異，包括主要用途和運作原理。

您應該怎麼做？

無論您認為目前的檔案管理策略再怎麼萬無一失，採用備份解決方案和封存都是保護重要檔案的最佳方式。

• 針對需要避免意外或惡意遺失，並快速存取和/或還原的目前資料及使用中資料，請使用備份解決方案
• 針對就業務營運和法規遵循而言至關重要，且必須能輕鬆取得但無須隨時可用的資料，請使用封存無限期留存檔案

同時擁有這兩種工具，即可為檔案提供堅不可摧的保護力。

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